La aventura de la subcontratación

Los departamentos especializados también están sujetos a los nuevos tiempos. Se consideran clientes de las TI y esperan respuestas a tendencias como la globalización y el cambio demográfico.

Así, los requisitos de calidad para los departamentos de TI aumentan constantemente. Además de soluciones escalables y una gestión eficaz de los costes, hoy en día también se espera que se preste atención a las cuestiones empresariales y a las innovaciones.

Además, ante la escasez de trabajadores cualificados, las empresas también deben posicionarse como empleadores atractivos y ofrecer a los empleados un entorno estimulante y con perspectivas.

Para hacer frente a estos retos, resulta útil concentrarse en las competencias básicas y reducir la gama vertical de fabricación o, dicho de otro modo, externalizar determinadas tareas informáticas a proveedores de servicios externos.

La externalización de las TI ofrece a las empresas oportunidades para afrontar mejor sus retos diarios. De este modo, las empresas acceden a los conocimientos sobre procesos y proyectos del proveedor de servicios, con la posibilidad de una transferencia de know-how.

También crean libertad para establecer un ajuste óptimo entre los requisitos empresariales y el panorama del sistema. Además, los servicios de TI prestados no sólo son transparentes y flexibles, sino que las estructuras de costes pueden optimizarse mediante el uso de modelos de entrega nearshore y offshore, así como el ajuste flexible de las capacidades en función de la demanda real.

Sin embargo, la empresa también obtiene acceso a la experiencia de las tecnologías orientadas al futuro y puede así participar en las asociaciones estratégicas del proveedor de servicios.

Cuando se trata de subcontratar TI, muchas empresas actúan según una regla simple: todo lo que no forma parte de las competencias básicas o los procesos críticos para el negocio y puede obtenerse de forma más rentable, puede subcontratarse.

Pero, ¿es realmente tan sencillo? La respuesta es un rotundo no. Porque, además del socio adecuado, la organización de TI también debe contar con algunas competencias para garantizar que la externalización de TI se aplica de forma sensata y satisfactoria.

En primer lugar, hay que aclarar la pregunta más importante: ¿Qué quiero conseguir con la externalización de TI? Para responder a esta pregunta, el departamento de TI debe ser capaz de incorporar objetivos empresariales estratégicos.

Debe saber si las TI deben ser un proveedor de servicios reactivo o un impulsor de la innovación. Si los costes bajos y los procesos estables o la flexibilidad y la calidad están en primer plano. Entonces hay que desarrollar una estrategia adecuada que defina qué procesos o servicios se van a externalizar.

El siguiente paso es encontrar al socio adecuado. Para ello, el departamento de TI debe estar en condiciones de preparar y llevar a cabo las licitaciones correspondientes. Una vez encontrado el socio adecuado, primero hay que crear las estructuras necesarias e instalar los procesos para que la cooperación tenga éxito.

El alcance y la estructura de la organización de servicios se corresponden con el carácter y el alcance de la cooperación. Es importante definir claramente las responsabilidades y el contenido de las funciones y garantizar una representación equitativa por parte del cliente y del proveedor.

Otro elemento básico es una estructura de reuniones que sirva de estrado para la toma de decisiones y el debate de temas operativos, tácticos y estratégicos, con participantes claramente definidos, temas centrales y frecuencia de las reuniones.

Una vez aplicados con éxito los primeros pasos, es importante dar vida al contrato. El departamento de TI debe ser capaz de gestionar las transacciones financieras derivadas del contrato, como las tarifas de servicios, los costes de material o de proyectos, y de controlar a los proveedores.

Esto incluye la gestión de los acuerdos de nivel de servicio (SLA), en la que se definen objetivos, se supervisa su cumplimiento y se coordina la cooperación con los proveedores a todos los niveles.

Además, el contrato también debe adaptarse a la evolución de las necesidades y a las lecciones aprendidas. Por último, pero no por ello menos importante, la transferencia de servicios al proveedor de servicios también plantea grandes exigencias a la organización de TI.

Porque además de la planificación y ejecución de la transición, el departamento de TI debe ser capaz de introducir con éxito las nuevas estructuras y reglas del juego y probar y validar los servicios externalizados.

En resumen, la organización de TI tiene que gestionar el cambio de un proveedor de servicios operativos a un socio a la vista de los clientes internos y los gestores de los proveedores externos.

Conclusión

Las exigencias a los departamentos de TI crecen continuamente: la externalización de determinados procesos y áreas ayuda a hacer frente a los crecientes retos.

Sin embargo, para que el traspaso de responsabilidades sea un éxito, no sólo se necesita el mejor socio, sino también competencias dentro de la propia organización. Por eso, antes de lanzarse a ciegas a la aventura de la externalización informática, las empresas deben comprobar si su propio departamento de TI está preparado para ello. El socio adecuado ayudará a identificar y colmar las lagunas.