Evalue contratos, asegure recursos

Según una encuesta de la Asociación de Cámaras de Industria y Comercio Alemanas (DIHK), el 83% de las empresas alemanas se quejan de problemas de abastecimiento y de subidas de precios de las materias primas y los productos intermedios. Muchas empresas ya han reducido su producción o incluso la han detenido por completo; el esperado repunte económico tras Corona parece haberse detenido.

El problema de las cadenas de suministro tambaleantes, la falta de materiales y el aumento de los precios de compra seguirán preocupando a la economía mundial durante algún tiempo. Por lo tanto, las empresas deben actuar con rapidez y adaptar sus procesos de compra estratégicos y operativos a los requisitos más estrictos. Como medida a corto plazo, se recomienda crear un grupo de trabajo estratégico que incluya a representantes de los departamentos de compras, TI, logística, cadena de suministro y jurídico. Los esfuerzos deben centrarse en la creación de un sistema integrado compuesto por SAP Ariba, Ariba Network y herramientas innovadoras de terceros. Estas herramientas ofrecen a las empresas varios enfoques eficaces para contrarrestar la amenaza de los riesgos de suministro y seguir siendo así rentables y competitivas.

La transparencia lo es todo. Esto es especialmente cierto para las empresas que compran una amplia gama de materiales o servicios a diferentes proveedores. Si se ponen de manifiesto ciertos cuellos de botella en el suministro o subidas de precios, resulta útil identificar rápida y específicamente a los proveedores y acuerdos de suministro pertinentes. 

Con la gestión de proveedores y contratos de Ariba, la información que necesita está disponible en el momento oportuno. Y como Ariba está perfectamente integrado con las aplicaciones SAP ECC y de planificación de la cadena de suministro de toda la empresa, el impacto de los problemas de reposición previstos en la cadena de suministro puede analizarse con sólo pulsar un botón. Esto permite a una empresa de compras iniciar rápidamente contramedidas eficaces.

Cantidades y precios de cobertura

Una de ellas consiste en dirigirse proactivamente a los proveedores afectados con el fin de garantizar las cantidades de entrega y los precios de entrega acordados. Los datos sobre proveedores y contratos almacenados en Ariba proporcionan la base para negociaciones específicas con el fin de adaptar los acuerdos existentes o buscar conjuntamente nuevas soluciones. A través de la conexión digital de los proveedores, ambas partes pueden comunicarse entre sí sin discontinuidad de medios. 

Para el resto de problemas de suministro, se recomienda que las empresas asignen las materias primas y los productos intermedios disponibles a sus propias unidades de producción seleccionadas. Quién obtenga el contrato en cada caso debe basarse en criterios puramente empresariales, por ejemplo, los contratos existentes con los clientes o los márgenes a conseguir.

Para contrarrestar la creciente volatilidad del mercado de compras en general, el establecimiento de fuentes alternativas de suministro es una buena idea. Los usuarios de Ariba también están bien posicionados para ello. Como parte de la nueva SAP Business Network, Ariba proporciona a las empresas un portal B2B unificado. Pueden utilizarlo para encontrar nuevos socios entre millones de proveedores de todo el mundo, trabajar en red con ellos sin problemas y procesar pedidos de forma rápida y sencilla.  

Quienes deseen buscar específicamente proveedores adecuados deberán ampliar su plataforma de aprovisionamiento SAP con herramientas especiales de terceros. Por ejemplo, en el mercado se ofrecen soluciones de software basadas en IA que buscan entre millones de perfiles de proveedores y miles de millones de registros de datos disponibles en la web. Esto no sólo facilita la búsqueda de proveedores adecuados, sino que también comprueba su fiabilidad. Las empresas reciben información de mercado bien fundamentada para poder comprar de forma más estratégica. 

Las organizaciones de compras pueden encontrar otros complementos útiles de SAP en el programa de innovación SAP.iO. Con este fondo, SAP apoya a start-ups internas y externas de todo el mundo en el desarrollo de productos y servicios que amplíen y diversifiquen el ecosistema SAP. Un ejemplo es la herramienta de licitación Archlet, que puede utilizarse para obtener y validar ofertas de proveedores y negociar precios. 

Integración de TI

El uso de una plataforma de aprovisionamiento basada en SAP proporciona a las organizaciones de compras la agilidad que necesitan para hacer frente a la crisis de suministro, pero conlleva una serie de retos. Por ejemplo, los departamentos de TI se enfrentan a la gigantesca tarea de integrar las nuevas herramientas en los entornos de sistemas informáticos existentes y en los procesos y soluciones de compras de SAP. Además, las innovaciones deben establecerse y apoyarse de forma sostenible en la empresa con un enfoque de gestión del cambio.

Los compradores, por su parte, tienen mucho donde elegir cuando se trata de identificar exactamente las soluciones innovadoras y los complementos del entorno Ariba que son adecuados para su empresa. Para que las empresas dominen estas tareas extremadamente complejas, deben contratar a un socio consultor experimentado en SAP y Ariba. Porque sólo los especialistas son capaces de filtrar exactamente aquellas herramientas de entre la abundancia de nuevas ideas que apoyan los requisitos de compra individuales de una empresa.

El socio consultor también puede garantizar una integración perfecta de las nuevas soluciones en la plataforma Ariba y facilitar así notablemente la aplicación y el funcionamiento. Los usuarios disponen de una solución de compras basada en SAP "de una sola fuente" en lugar de tener que cambiar entre los distintos programas en un proceso que requiere mucho tiempo. Además, tienen acceso a un soporte técnico de alto rendimiento para las operaciones diarias de TI, que les ayuda con preguntas, problemas y averías.

Además de un grupo de trabajo a corto plazo, el vínculo entre las compras y la TI debe garantizarse en la organización a largo plazo, en forma de un equipo de excelencia en compras. Esta idea no es nueva, pero en la crisis de abastecimiento es más actual que nunca para derivar las medidas adecuadas y hacer que los procesos de compra sean más sólidos a largo plazo.

El Equipo de Excelencia en Adquisiciones debe agrupar las competencias de compras y TI. Su tarea central es revisar constantemente el panorama del sistema integrado de Ariba y las soluciones especiales seleccionadas en busca de oportunidades de optimización para los procesos de adquisición estratégicos y operativos. Por lo tanto, los miembros del equipo deben ser curiosos por naturaleza y tener una mentalidad abierta hacia las innovaciones técnicas. Porque sólo a través de un desarrollo constante puede la plataforma Ariba desplegar todo su potencial, que reside en la congruencia del mundo empresarial real y los procesos de compra internos.

La digitalización como tarea permanente

Dado que las compras desempeñan un papel clave en el éxito empresarial, su digitalización debe entenderse como una tarea continua. En concreto, esto significa que aunque los actuales problemas de abastecimiento puedan provocar un cambio de prioridades, las organizaciones de compras no deberían seguir posponiendo esta cuestión. Así pues, los responsables hacen bien en aprender las lecciones correctas de las actuales "pruebas de estrés" e impulsar la transformación digital de los procesos de compra en iniciativas adecuadas.