Riesgo ERP frente a innovación S/4

Para tener una visión clara del tema y prepararse de forma óptima para el cambio, los responsables participaron en un taller de estrategia S/4 Hana impartido por cbs. En el taller se trataron todos los elementos de la organización. Se trataron los procesos, la globalización, la uniformidad en toda la empresa, los datos, la arquitectura del sistema, la gobernanza, los recursos y los costes. Todas las áreas fueron consideradas y evaluadas en sus interdependencias. Se elaboró un plan de acción con recomendaciones concretas de actuación.

Resultado: Bauer cambiará a la plataforma S/4 de forma selectiva antes de la primavera de 2023. En los próximos años se optimizarán y armonizarán los procesos, se implantarán innovaciones, se crearán estándares globales, se racionalizarán los sistemas y se depurarán los datos. Bauer también está utilizando un S/4 Playground para probar los procesos en condiciones reales. 

Bauer cuenta con un entorno de procesos y sistemas evolucionado. SAP se introdujo hace 20 años. Ahora, la alta dirección del grupo encargó al departamento de TI la tarea de examinar: ¿Qué ofrece el nuevo producto S/4? La dirección también se fijó el objetivo de desarrollar plantillas preparadas para el futuro para cada una de las empresas.

En la primera conversación, Bauer accedió a iniciar un taller sobre S/4. El objetivo era hacerse una idea de S/4 Hana. Entre los participantes en el taller se encontraban miembros de la junta ejecutiva, así como los responsables de los módulos SAP, tradicionalmente muy orientados al negocio en Bauer. 

"Tener un resultado exacto en sólo dos días de cómo podría ser en la práctica un posible proyecto S/4 -y enfocarlo desde la perspectiva -del negocio además de la parte informática- era exactamente lo que queríamos."explica Claus Baller, jefe del equipo SAP de Bauer. "Al fin y al cabo, ya sabíamos de antemano que había un enorme potencial de mejora en nuestro mundo ERP". Tras el taller, se dispuso de un plan de programa inicial (de alto nivel) y quedó claro el tiempo previsto para el cambio a S/4. Además, los responsables recibieron respuestas válidas a la pregunta: ¿Qué hay que hacer a continuación? Además, los responsables recibieron respuestas válidas a la pregunta: ¿Qué hay que hacer a continuación, cuáles son los próximos pasos? Por supuesto, también se debatió concretamente un concepto de transición adecuado: ¿Big Bang o roll-out en oleadas?

El enfoque selectivo permite la transformación en 2023

Bauer recurrió de nuevo a los expertos en S/4 de cbs para desarrollar un concepto de transformación. Los responsables querían averiguar ¿Qué puntos aportan más valor añadido a la empresa? "Éramos conscientes de cierto riesgo. Estamos implantando un nuevo sistema que incluye Digital Core con toda una serie de funcionalidades: hay que tener cuidado para no perderse."explica Claus Baller. "Si abrimos demasiadas obras, en algún momento ya no será posible aplicar todas las innovaciones y llevarlas a la organización".

En el taller sobre S/4 se elaboró un plan de acción con recomendaciones de actuación concretas. El resultado: Bauer cambiará a la nueva plataforma del futuro basada en S/4 Hana de forma selectiva antes de 2023. En el proceso se optimizarán los procesos, se aplicarán innovaciones, se crearán estándares globales, se racionalizarán los sistemas y se depurarán los datos. Las cuatro fases del proyecto: fase de preparación, fase de diseño del prototipo, diseño, construcción y prueba y, por último, el big bang go-live. 

Como parte de la fase de preparación, Bauer también decidió utilizar el "S/4 Play-ground" con todos los procesos de mejores prácticas y sus propios datos maestros. Para probar el potencial de S/4 sin riesgos con datos reales y recopilar información importante para la planificación posterior, cbs creó un entorno de prueba realista para la empresa. Esto permitió a las unidades de negocio explorar procesos integrales con sus propios datos maestros y de transacciones y descubrir nuevas funcionalidades en escenarios realistas. Las ventajas: Pudieron ver cómo funcionaban sus propios procesos en el entorno S/4. Esta prueba proporcionó importantes perspectivas sobre cómo podrían ser las mejores prácticas en el futuro. Además, se consiguió que los usuarios clave se incorporaran en una fase temprana.

"El hecho de que nuestro equipo pueda conocer S/4 con más detalle de antemano y pueda ver qué procesos existirán incluso en el futuro y cómo serán en el futuro ya nos hace dar un importante paso adelante"El jefe de proyecto Baller está encantado.

Las ventajas son evidentes. Bauer se encuentra ahora en una posición mucho mejor para evaluar los potenciales y los gastos del cambio a S/4 Hana. El taller de estrategia y la fase de prueba en el Playground han proporcionado valiosos conocimientos para la planificación de la implementación de S/4. Bauer obtuvo respuestas a las preguntas: ¿Cómo puedo llegar a S/4 en toda la empresa lo antes posible y de forma que aporte valor? ¿Qué aspecto tendrá mi proyecto en la realidad? 

Ya existe una hoja de ruta para trasladar a S/4 el mundo de procesos y sistemas existente: Existen estos "must-do's" y más adelante se añadirán algunos "should-do's". Y este es el aspecto general del plan. El jefe de proyecto Baller menciona otro aspecto importante para él: "Con cbs, tenemos un socio experimentado a nuestro lado, ya que la empresa ya ha implementado con éxito una transformación S/4 tan compleja en otras empresas industriales de renombre que operan a nivel internacional."