En cinco pasos hacia S/4: Limpiar, Identificar, Diseñar, Transformar, Operar

¿Debemos evitarlo, dejarlo atrás y empezar de nuevo en un terreno virgen? ¿O sólo hay que retirar y transportar algunas partes? Y con todas estas alternativas, ¿cómo garantizar que la montaña no se derrumbe durante las obras y siga siendo accesible?

Los clientes actuales de SAP lo saben: La migración a S/4 y los proyectos de digitalización basados en él tienen más éxito si inician la nueva generación de software sólo con los datos y documentos más actualizados necesarios para el día a día de la empresa. Sin embargo, no saben exactamente cómo pueden liberarse de la carga de datos y documentos antiguos.

Ama de llaves

Gestionar la información heredada independientemente del sistema: con JiVS, una plataforma para la gestión de la información, Swiss Data Migration Services tiene la solución a este problema.

JiVS permite gestionar los datos y documentos que ya no son necesarios para fines operativos, incluida su lógica empresarial, a lo largo de todo su ciclo de vida: desde su transferencia desde los sistemas de producción hasta su almacenamiento conforme a la legislación y su eliminación definitiva.

Más de 1.000 implantaciones de JiVS en todo el mundo han demostrado que este concepto funciona. Los costes de explotación de JiVS son, por lo general, un 80% inferiores a los de seguir explotando los sistemas heredados.

Los auditores reconocen que la información se transfiere sin cambios desde los antiguos sistemas y se almacena a prueba de auditorías, de modo que se garantiza la seguridad jurídica frente a las autoridades fiscales.

Además, como plataforma basada en Java, JiVS es independiente de los sistemas en los que se ejecuta. Por tanto, no hay problemas de recambios con el hardware, como suele ocurrir con los sistemas heredados.

Como sistema vivo, JiVS también permite actualizaciones de seguridad periódicas, de modo que el riesgo de ciberataques y espionaje se minimiza a largo plazo. Una vez que la información, incluida la lógica empresarial subyacente, ha sido transferida de los sistemas heredados a JiVS, estos pueden ser completamente desconectados y eliminados.

Esto completa la limpieza, por así decirlo. Sin embargo, el aspecto más importante de este trabajo preparatorio básico para el cambio a S/4 Hana es que la información histórica siga siendo accesible en todo momento.

Esto permite a las empresas migrar a S/4 sólo la parte de los datos que realmente necesitan en su actividad diaria, por ejemplo, los pedidos pendientes.

La experiencia de anteriores proyectos JiVS ha demostrado que no sólo es posible reducir el volumen de datos a migrar entre un 50% y un 80%, sino que además es realista.

A pesar del trabajo adicional que supone analizar la base de datos y seleccionar la información que debe migrarse, el coste de la migración suele reducirse en un 50%, y a veces incluso más.

Pero quien ya ha llegado a la fase de historización y migración ya se encuentra en la mitad del proyecto, es decir, cuando ya está todo planificado, presupuestado, analizado y decidido.

Sin embargo, antes de esta fase de implementación, existen otras dos fases en un proyecto de migración a S/4 Hana: Identificar y Diseñar. Estas también se pueden cubrir con JiVS.

Identifique

Antes de poder reducir el volumen de datos a migrar, los clientes SAP existentes deben determinar en primer lugar si necesitan datos en S/4 y cuáles no. Para ello, JiVS ofrece una herramienta de análisis con una amplia gama de opciones de parametrización.

Por ejemplo, la información almacenada en el sistema heredado puede seleccionarse en función de los pedidos que tienen más de seis meses y que, por tanto, generalmente ya se han completado, o en función de sociedades y plantas que ya no existen. Por supuesto, este análisis puede refinarse iterativamente utilizando criterios de selección cada vez más estrictos.

Incluso si la precisión del análisis de potencial no es del 100% y este valor ni siquiera se persigue en la fase de Identificación, los clientes reciben una muy buena base para decidir si el cambio a S/4 y Hana con la ayuda de JiVS merece la pena y en qué medida.

Gracias al gran número de proyectos SAP realizados con éxito, JiVS está familiarizado con las estructuras de datos de las distintas versiones de SAP, desde la versión R/3 3.0 hasta SAP ERP/ECC 6.0. Por lo tanto, ya no es necesario desarrollar los criterios de selección, sino únicamente configurarlos.

Diseño

Una vez tomada la decisión, sigue la fase de concepción, es decir, la planificación detallada de la selección y la migración de los datos. Esto ya no tiene lugar en el antiguo entorno, sino ya en JiVS. Se trata de transferir el 100% de la información existente a la plataforma.

A continuación, los criterios de selección de la primera fase se afinan y prueban una vez más para que el corte en la base de datos pueda realizarse automáticamente mediante un programa informático.

Sin embargo, la fase de diseño ofrece aún más ventajas: no sólo permite decidir si el número de objetos de negocio de S/4 puede reducirse masivamente mediante cambios en los procesos o una vuelta al estándar de SAP, pasando del máximo posible de 180 a tal vez 40 o 50.

También es la fase del proyecto ideal para optimizar la calidad de los datos. A lo largo de los años, en los sistemas heredados se han acumulado registros de datos incorrectos, redundantes e incompletos. Ahora pueden limpiarse, eliminarse y completarse utilizando fuentes de terceros, como directorios de direcciones externos, antes de transferirlos a S/4.

Esto se debe a que la digitalización requiere datos de alta calidad. Al fin y al cabo, los procesos altamente automatizados basados en registros de datos defectuosos son un contrasentido y conducen a decisiones incorrectas o inadecuadas y a la pérdida de oportunidades de venta.

Transformar

Al final de la segunda fase, JiVS proporciona reglas de filtrado precisas y probadas en forma de lista XML. Esto da a los clientes la opción de utilizar la propia herramienta de JiVS para extraer, transformar y cargar (ETL) los datos seleccionados en S/4 Hana o soluciones de terceros, incluida la herramienta de conversión de SAP.

Alternativamente, JiVS puede transferir el paquete de datos completo en formato XML a herramientas ETL o de transformación de terceros. Si los datos se convierten a las nuevas estructuras de datos de S/4 Hana mediante JiVS ETL, pueden importarse automáticamente de forma directa al nuevo entorno a través de SAP Migration Cockpit.

Independientemente de si los clientes SAP existentes vuelven al estándar SAP durante la migración o no, los tiempos de inactividad ya no deberían superar la duración de un fin de semana, incluso en el caso de entornos SAP muy grandes.

Operar

Una vez finalizada la migración, lanzado con éxito S/4 y desconectados los sistemas heredados, se plantea la cuestión del papel que debe desempeñar JiVS en la fase operativa (Operate).

Esto se debe a que la plataforma despliega todo su potencial cuando no sólo se accede ocasionalmente a la información almacenada en ella. De hecho, JiVS puede utilizarse para evitar desde el principio muchos de los problemas típicos de los entornos SAP existentes en el mundo S/4 Hana.

Esto incluye, por ejemplo, el continuo aumento de las necesidades de recursos. Los datos y documentos que dejan de ser necesarios en el día a día de la empresa a partir de cierto momento pueden historizarse regularmente con JiVS. De este modo, S/4 se mantiene siempre ágil, lo que reduce los costes operativos a lo largo del tiempo.

Además, la información de JiVS sigue siendo muy valiosa no sólo por razones jurídicas, sino también comerciales. Aunque el número de accesos a la información no operativa es inferior al de la información operativa, se trata sólo de una cuestión de frecuencia, no de utilidad, al contrario:

Cuanto mayor es la duración de los pedidos y proyectos en un sector, más regularmente tienen que acceder los usuarios especializados a información de más atrás en el tiempo. Además, sólo pueden obtener una visión global de un cliente o un proceso si conocen la totalidad de la información existente.

Para ello, sin embargo, no quieren ir y venir de un entorno a otro; al fin y al cabo, las interrupciones de medios son tabú en la era de la nube.

Por esta razón, Data Migration Services trabaja cada vez más en las integraciones para que JiVS no asuma únicamente el papel de un archivo desde el punto de vista del usuario de la empresa, al que sólo se accede cuando es absolutamente necesario.

Independientemente de la interfaz, ya sea SAP Fiori, S/4 o C/4, a los usuarios de SAP se les debe mostrar la información relativa a un caso empresarial. También deben poder navegar directamente a este contenido desde la interfaz SAP respectiva y también abrirlo.

Esto no sólo aumenta la productividad, sino también la satisfacción del usuario cuando trabaja con JiVS.

Además de estas integraciones front-end, otras integraciones back-end desempeñan un papel importante para los servicios de migración de datos. Esto se debe a que las estructuras de datos seguirán cambiando con S/4 o C/4.

Para automatizar la transferencia de datos hacia S/4 o C/4 a partir de sistemas no SAP menos estructurados, por ejemplo, es necesario adaptar dinámicamente las reglas de asignación en JiVS.

Para ello, los cambios en las estructuras de datos deben transferirse automáticamente a la plataforma del fabricante suizo a través de una interfaz.

JiVS también encaja a la perfección en las estrategias de nube y big data de los actuales clientes de SAP. La plataforma puede implantarse tanto en los centros de datos de la empresa como en todas las plataformas en la nube habituales, como Amazon Web Services, Google Cloud Platform o Microsoft Azure.

La información almacenada en JiVS también está disponible para escenarios de big data en cualquier momento. Se puede acceder a ella directamente a través de la capa de aplicación de la plataforma, pero también se puede exportar como un conjunto de datos independiente y, a continuación, procesarla en los sistemas de big data.

JiVS ediciones S/4 y C/4

Las herramientas existentes y los nuevos desarrollos previstos para 2019 se agruparán en dos ediciones especiales de JiVS, una en la edición S/4 para migración ERP y otra en la edición C/4 para migración CRM.

Ambas ediciones se optimizarán utilizando algoritmos de IA y deberían estar listas para el mercado en otoño de 2019. Data Migration Services mostrará las primeras versiones de demostración de ambas ediciones en SAP Now los días 3 y 4 de abril en Basilea y después en Sapphire del 7 al 9 de mayo en Orlando (Florida).