El puente S/4

Para construir el puente entre ECC 6.0 y S/4 Hana, primero es necesario considerar las características del sistema y las posibles vías de conversión.

Actualmente existen dos versiones muy diferentes de ECC, ECC con Any DB y ECC on Hana (SoH). La diferencia entre las variantes radica en la base de datos subyacente.

SAP considera ECC on Hana como el primer paso en la conversión a S/4. Desde el punto de vista del archivado y, especialmente, de la gestión de documentos originales, ambas variantes son idénticas. Ambas versiones ponen a disposición sin restricciones las conocidas interfaces ArchiveLink y BC-ILM.

El cambio de ECC con cualquier base de datos a ECC en Hana no es crítico en este ámbito y no requiere realizar ningún ajuste en el proyecto. Desde el punto de vista del proveedor de archivos, este paso es transparente, como también demuestra la experiencia de KGS.

Otro aspecto importante es que las interfaces conocidas, como BAPI, BADI, OLE y, sobre todo, RFC, siguen estando disponibles. Así, los productos complementarios en torno a las funcionalidades de archivo también funcionan sin restricciones.

Especialmente las funciones ampliamente utilizadas, como el procesamiento de códigos de barras y también el archivado anticipado con el flujo de trabajo SAP, funcionan así como de costumbre sin ningún esfuerzo de adaptación.

No obstante, cabe señalar que con el uso de la base de datos Hana, el tema de la "limpieza" mediante el archivo de datos, es decir, la reducción de los datos activos en la base de datos, adquiere mayor importancia.

De ECC en Hana a S/4

S/4 se presenta en dos formas muy diferentes, a saber, on-premise y S/4 en la nube. Estas variantes difieren en los componentes y, por supuesto, también en el lugar de ejecución.

Con S/4 -independientemente de la variante- el modelo de datos cambia en gran parte. Quien quiera aprovechar las ventajas de rendimiento de S/4 no podrá evitar adaptar la codificación de sus propias extensiones, como los módulos de funciones, al nuevo modelo de datos y desvincularse de Abap, al menos a medio plazo.

Además del nuevo modelo de datos, también cambiará radicalmente el uso de las funciones del ERP. Mientras que el CCE actual es una potente aplicación de servidor casi monolítica que puede ampliarse individualmente mediante transacciones, módulos y funciones, S/4 es una arquitectura orientada a servicios.

De este modo, las extensiones del lado del usuario se implementan y se ponen a disposición como servicios o como aplicaciones Fiori independientes. Esto también repercute en el sistema de transporte de SAP, que también está cambiando fundamentalmente con respecto a las nuevas técnicas.

En el futuro, además de la posibilidad de proporcionar aplicaciones a través de la interfaz Hana, habrá un GIT (sistema de control de versiones distribuido); esto formará parte del IDE Web en el futuro.

Para los desarrolladores que han evitado SAP hasta ahora, esto ofrece una plataforma atractiva que nuestros desarrolladores encuentran bien pensada y atractiva. Hay que mencionar, no obstante, que los cambios descritos se refieren únicamente a la parte nativa de S/4.

La pila NetWeaver con Abap se mantendrá al menos hasta 2025 y podrá seguir utilizándose como de costumbre. Sin embargo, esto significa que las ventajas de Hana solo podrán aprovecharse de forma limitada.

Además de las innovaciones en el backend, la interfaz para el usuario también está cambiando. Actualmente se puede seguir utilizando la conocida interfaz gráfica de SAP (al menos mientras esté disponible la pila NetWeaver, es decir, como mínimo hasta 2025), pero el objetivo es cambiar a las nuevas tecnologías basadas en SAP UI5 y Fiori.

Por primera vez, las nuevas interfaces permiten una visión coherente del sistema ERP relacionada con las funciones y los procesos; la visión transaccional se elimina por completo.

Esta transformación requiere un cambio de mentalidad, ya que a cada usuario sólo se le presentan las aplicaciones necesarias para su entorno de trabajo concreto. Las aplicaciones se estructuran temáticamente.

Las aplicaciones personales se lanzan a través de una interfaz en mosaico clara y fácil de usar en el navegador. Las aplicaciones Fiori disponibles hasta ahora, a diferencia de la GUI clásica, no ofrecen una integración sencilla para los documentos originales. Aquí se necesitan nuevas soluciones.

Como siempre ocurre con las nuevas tecnologías, aquí se necesita "trabajo de investigación" para encontrar una buena forma de integrar los documentos originales en las aplicaciones de proceso.

DMS en S/4 con Fiori

Para ello, KGS cuenta con un equipo de desarrolladores que trabajan para crear un sistema de gestión de documentos fácil de usar en S/4 con Fiori. Los resultados se mostrarán en la conferencia anual del DSAG de este año.

La integración en las aplicaciones existentes se realiza proporcionando servicios para su inclusión, que luego se ramifican en su propia aplicación Fiori. La visión relacionada con las funciones de Fiori permite por primera vez disponer en SAP de una verdadera gestión de documentos similar a un ECM (Enterprise Content Management System).

En nuestra opinión, esto lleva a centrarse aún más en el sistema central, ya que todas las tareas pueden realizarse aquí. El almacenamiento redundante de datos, así como un sistema de autorización redundante, ya no son necesarios si se quiere dar soporte a los procesos empresariales típicos de ECM.

El archivado de documentos y datos también se ve afectado por todos los cambios. Primero, las buenas noticias: la interfaz básica SAP-ArchiveLink también existe en el mundo S/4, al menos en combinación con la pila NetWeaver, y según los conocimientos actuales seguirá existiendo.

Lo mismo cabe decir de la solución SAP-BC-ILM basada en una aplicación DAV web especializada: también seguirá ofreciéndose.

Además de las interfaces ya conocidas, también hay novedades: S/4 ofrece un "Servicio de documentos de nombre de servicio" con una completa interfaz CMIS (Servicios de interoperabilidad de gestión de contenidos) para almacenar y recuperar objetos de archivo, un almacén de archivos para cualquier objeto de archivo denominado Repositorio de documentos y un área de almacenamiento especializada para datos móviles denominada "Almacenamiento móvil" con un lector de PDF integrado para visualizar documentos móviles en el navegador.

Especialmente con el soporte del estándar abierto CMIS, SAP se está moviendo claramente en la dirección de un sistema ECM. Esto se debe a que, además del almacenamiento y la recuperación propiamente dichos de los objetos de archivo, ahora pueden transferirse al contexto SAP y gestionarse por primera vez metadatos adicionales de los objetos de archivo.

Por tanto, con S/4 ya no es necesario en muchos casos un sistema ECM externo dedicado y complejo. Sin embargo, sigue siendo indispensable un archivo externo ágil y legalmente seguro.

Aplicación Fiori de KGS

Las nuevas aplicaciones de Fiori no pueden gestionar intrínsecamente documentos originales que lleven algún tiempo almacenados en un archivo electrónico. Los "servicios para el objeto" conocidos de ECC no están disponibles en las aplicaciones Fiori anteriores.

Aquí es necesario actuar y KGS cubre esta laguna. Cómo puede completarse la transición de SAP ECC a S/4 en lo que respecta al archivado de documentos?

Desde el punto de vista de KGS, el tema del archivo de documentos se redefine con S/4, porque S/4 ofrece funciones esenciales para gestionar contenidos no estructurados. Esto es bueno para los clientes que tienen previsto introducir S/4 y no han utilizado SAP anteriormente.

Por otro lado, están los clientes existentes de SAP que ya han llenado los archivos digitales de su historia SAP. Estos clientes existentes necesitan adoptar enfoques diferentes.

Por un lado, es posible conservar la integración de archivo existente y seguir utilizándola en S/4. Esto proporciona tranquilidad en el ámbito del almacenamiento de documentos por el momento, pero no protege frente a una migración posterior a las nuevas interfaces e integraciones. Esto proporciona tranquilidad en el ámbito del almacenamiento de documentos por el momento, pero no protege frente a una migración posterior a las nuevas interfaces e integraciones.

Por otro lado, también se puede optar por el enfoque big bang, en el que todos los archivos se migran ya al nuevo estándar con la transición a S/4. Este enfoque implica muchos riesgos, ya que hoy en día todavía no está claro si todos los escenarios de archivos antiguos pueden convertirse fácilmente desde el principio.

Queda una tercera vía: el enfoque híbrido. Esto significa que durante la transición de ECC en Hana a S/4, el archivo existente se mantiene sin cambios. Todos los nuevos requisitos de archivo se conectan a través de las tecnologías actuales de S/4, si esto ya es posible en ese momento.

Esta vía ofrece la ventaja de que se puede adquirir experiencia con las nuevas interfaces y archivos desde el principio, pero no es necesario adaptar todos los procesos. Poco a poco, los archivos antiguos se disuelven y se transfieren al nuevo mundo. Esto también ofrece la posibilidad de hacer limpieza.

Estrategia de archivo híbrida

En la actualidad, KGS apuesta claramente por la estrategia híbrida, ya que, en nuestra opinión, una conversión ad hoc de archivos no es fácilmente posible y siempre requiere una importante planificación del proyecto. Con herramientas especiales, como un servidor proxy de archivos, la vía híbrida también puede ser técnicamente compatible y segura.

Además, la migración de archivos basados en ArchiveLink a CMIS es posible de forma automatizada con los productos de software correspondientes. La pregunta esencial que siempre debe responderse antes de un proyecto de migración a S/4 es:

¿Se adapta la antigua estructura de archivos a la nueva forma de trabajar? Sólo quien aborde esta cuestión con sensatez podrá satisfacer a los usuarios tras la migración. A diferencia de la migración de archivos en ECC 6.0, en la que sólo se cambia un proveedor por otro, aquí se trata de cuestiones de proceso que deben tenerse en cuenta en el proyecto de implantación de S/4 para poder trabajar con éxito con el archivo más adelante.

El cambio a S/4 también requiere ajustes en el área de "almacenamiento y archivo de documentos originales". Las nuevas interfaces y servicios permiten obtener una visión holística de todos los datos estructurados y no estructurados de una empresa con S/4 mediante la correspondiente app de Fiori.

Si se utiliza el enfoque híbrido seguido por KGS, la transición a S/4 puede hacerse de forma sencilla y elegante, ya que pueden seguir utilizándose los archivos existentes. S/4 pretende ser una plataforma integral de información y control para una empresa. Esto puede lograrse con la integración coherente de contenidos no estructurados en el sistema.