El problema de los datos heredados (incorrectos)

Los datos son el combustible de la economía digital. Tanto si medimos y controlamos nuestra forma física mediante aplicaciones móviles y la nube, como si utilizamos algoritmos para optimizar nuestro consumo de energía en casa o si pronto dejaremos la conducción en manos del ordenador de nuestro coche: ¡todo depende de los datos y de su calidad! Esto es tan cierto para los modernos modelos de negocio de los recién llegados digitales como para las empresas establecidas en industrias y sectores tradicionales.

Deseo y realidad

Sin embargo, la realidad para muchos clientes actuales de SAP es muy distinta: Un cliente (o proveedor, producto, material, etc.), muchos registros de datos. Una situación típica que se ha desarrollado casi inevitablemente. Un cliente llama, comunica una avería y sus datos se registran en un sistema. En otra ocasión presenta una reclamación y se registra por segunda vez. Pero, por desgracia, el empleado de servicio encargado anota mal el nombre del cliente.

Durante el tercer contacto con la empresa, el cliente pide un producto, pero entretanto se ha mudado. Como no se le encuentra en la nueva dirección, el departamento de ventas crea un nuevo registro de datos. Y ya no sólo hay tres registros de datos para una misma persona, sino tres clientes diferentes. Esto hace muy difícil, si no imposible, que las empresas establezcan las relaciones correctas entre los registros de datos, no sólo en las evaluaciones, sino también en el día a día.

Si se tienen en cuenta los diversos archivos y sistemas heredados que no se utilizan o se utilizan muy poco en la vida cotidiana, queda claro que el fenómeno impregna toda la historia empresarial almacenada. Esta es, sin embargo, la mayor baza que las empresas consolidadas de los sectores tradicionales pueden utilizar en la carrera hacia el futuro digital.

Porque en la información histórica se esconde un tesoro inmensamente valioso para la creación de valor en el futuro: la propiedad intelectual y la historia de generaciones enteras de relaciones con los clientes, algo que los recién llegados y los aspirantes aún no pueden tener en esa medida. Pero este tesoro es difícil de desenterrar si está enterrado bajo la basura de datos, por así decirlo.

Digitalización y Big Data hasta IoT: más que nunca, no se trata solo de disponer de existencias de datos correctas, sino también de armonizarlas. Hoy en día, los datos maestros sobre clientes, proveedores, productos, etc. suelen estar disponibles en una variedad de estructuras diferentes que se corresponden con el número de aplicaciones y sistemas en los que se mantienen.

Incluso si los datos maestros de uno de estos sistemas se mantienen limpios, no contienen errores y están completos, las empresas siguen sin obtener una visión completa de sus objetos empresariales, sino sólo una parcial, limitada por la perspectiva específica de la aplicación respectiva. Sólo una estructura de datos armonizada, mantenida y optimizada por encima del nivel de los sistemas individuales, permite la necesaria visión de 360 grados.

La consolidación por sí sola no basta

Sin embargo, superar estos retos no es nada fácil. Al fin y al cabo, los entornos informáticos de los actuales clientes de SAP han crecido y son testigos de la historia de la empresa. La complejidad resultante amenaza con llegar a ser tan grande que, a largo plazo, no sea ni técnica ni humana y financieramente gestionable. Por este motivo, las empresas llevan años invirtiendo en proyectos para consolidar y armonizar el panorama informático. El resultado final es la visión de un sistema central único en todo el mundo, especialmente en el área de ERP.

Sin embargo, los datos y documentos contenidos en los sistemas heredados deben mantenerse sin cambios durante los periodos de conservación legalmente prescritos. Por este motivo, la mayoría de las empresas siguen utilizando sus sistemas heredados incluso en el contexto de proyectos de consolidación. En consecuencia, la complejidad sigue siendo elevada y absorbe demasiados recursos humanos y financieros.

Pero faltan para los verdaderos proyectos de innovación. Al fin y al cabo, se supone que un sistema ERP central para todos los empleados y departamentos del mundo refleja el estado actual de los procesos y estructuras corporativos y constituye la base a partir de la cual se configura el futuro. Sin embargo, cuanto peor sea la calidad de la información transferida desde los sistemas heredados y menos armonizada esté, más frágil resultará. La mala calidad de los datos y la complejidad son, pues, mutuamente dependientes y se refuerzan.

Por tanto, lo que necesitan los clientes actuales de SAP son tecnologías que les ayuden no sólo a optimizar la calidad de los datos, sino también a armonizar su estructura. El resultado final debería ser una especie de gestión de datos maestros virtual, porque independiente del sistema, que mapee todas las diferentes estructuras de tablas y atributos de los sistemas individuales al estándar de oro del nivel virtual, de forma que se cree un registro común para los objetos de negocio (registro común de objetos de negocio).

Preparar el terreno para la armonización de datos

Estas tecnologías se basan en un planteamiento completamente nuevo: para armonizar los datos maestros, hay que buscar en todos los sistemas en cuestión, extraer los datos y almacenarlos en una plataforma neutral. Allí pueden analizarse en busca de duplicados, coherencia y corrección. Los procedimientos automatizados comprueban si hay duplicados, errores de código postal, datos bancarios, etc. y hacen correcciones automáticas basadas en reglas.

Una plataforma de este tipo funciona como punto central de recogida y zona de almacenamiento de información corporativa en el marco de proyectos para optimizar la calidad de los datos. Puede utilizarse no sólo para optimizar la calidad de los datos, sino también para determinar su potencial de reducción antes de transferirlos a nuevos entornos centrales.

Al mismo tiempo, los clientes de SAP legacy pueden utilizarlo para definir las reglas de filtrado para la transferencia de datos y proporcionarlas en un formato neutro para la posterior transformación y migración de la información para su transferencia a sistemas operativos como parte de proyectos de consolidación o a soluciones analíticas como parte de iniciativas de digitalización.

Sin embargo, la mayor ventaja de un área de preparación de datos es crear una estructura de datos maestros armonizada, incluso para los datos heredados, que se corresponda con la que existe en los principales sistemas operativos. Este proceso, denominado "Technical Structure Mapping", significa que, por ejemplo, los datos maestros de un cliente o proveedor que se crearon originalmente en SAP ECC 6.0 o en cualquier sistema de terceros se consultan y visualizan como si se hubieran creado en SAP S/4 Hana de acuerdo con la estructura del business object Partner, que, como sabemos, ya no distingue entre cliente o proveedor.

Si este mapeo revela que faltan registros de datos individuales para obtener una verdadera visión de 360 grados, pueden enriquecerse a partir de sistemas de terceros, como soluciones de ventas y servicios.

Estas vistas de los objetos de negocio también pueden diseñarse de forma selectiva y vincularse a los datos de las transacciones. Unas reglas de filtrado adecuadas pueden garantizar que a los usuarios sólo se les muestren los clientes de los que se han recibido pedidos en los últimos cinco años.

Sin embargo, dado que toda la información heredada se ha transferido a la plataforma, las reglas de filtrado pueden modificarse en cualquier momento y así, por ejemplo, mostrar también aquellos clientes que compraron algo por última vez hace diez años. Como resultado, los clientes de SAP legacy pueden obtener en cualquier momento una visión completa de los objetos de negocio en la estructura de datos actual del sistema líder.

Futuro digital

En este contexto, la próxima transformación a la nueva generación de software de Walldorf es la gran oportunidad para la armonización de datos, que puede lograrse de forma más fácil, barata y eficaz si se lleva a cabo antes del cambio a S/4 Hana. Solo si la armonización de datos se lleva a cabo independientemente de los sistemas individuales puede desempeñar su papel como catalizador de la digitalización.

Con este enfoque y la solución correspondiente, como la plataforma independiente del sistema y certificada por auditores para la gestión de la información JiVS IMP, el camino hacia el futuro digital también está despejado para las empresas consolidadas y los clientes existentes de SAP con entornos de aplicaciones y sistemas heterogéneos y de crecimiento histórico.