El modelo se hace realidad

Recomendamos no empezar con todos los dominios de datos maestros -clientes, proveedores, material, socios comerciales, etc.- sino sólo con un dominio para empezar. Hay varias opciones para la selección. Puede abordar primero el dominio con mayores problemas de calidad o el que sea más importante para la empresa o prometa un éxito más rápido. Se trata de una decisión individual. Después de empezar con un dominio, se amplían los demás.

Gobernanza de datos y optimización de procesos

El tema de la excelencia de los datos maestros no es principalmente tecnológico y, por tanto, no es puramente una cuestión de TI. En las empresas, debe ser impulsado conjuntamente por los departamentos especializados y los de TI. Nuestra experiencia ha demostrado que los factores de éxito de los modelos operativos de MDM incluyen el apoyo de la dirección, una gobernanza de datos estructurada y específica y la optimización de los procesos.

Sólo así se garantiza que todos los empleados comprendan la importancia de una alta calidad de los datos maestros para el desarrollo del negocio y de los costes. Las directrices internas de la empresa para el tratamiento de los datos son absolutamente esenciales.

La gobernanza de datos define normas, procesos y responsabilidades estandarizados para la introducción, publicación y mantenimiento de datos, así como indicadores clave de rendimiento (KPI) de la calidad de los datos. No sólo hay que tener en cuenta los procesos centrales de la empresa, como compras, producción o ventas. También deben optimizarse los procesos de datos maestros relacionados con la creación, el mantenimiento o la supresión de datos.

Un modelo operativo MDM invade estructuras, procesos y "territorios" tradicionales. La gestión del cambio es, por tanto, uno de los factores de éxito para convertir a los afectados en participantes y "llevarlos con ellos" al nuevo mundo. Por último, una solución informática profesional sólo puede ofrecer apoyo. El apoyo informático sólo puede prestarse una vez que se han definido claramente los procesos y las autorizaciones para el mantenimiento y la aprobación de los datos.

SPoT de zetVisions 

Multidominio inteligente
Gestión de datos maestros

• Una base de datos central para
  todos los dominios de datos maestros
• Gobernanza clara de los datos
• Mejora de la calidad de los datos
• Reducción de las fuentes de error mediante el mantenimiento automatizado de los datos
• Interfaces de usuario personalizadas 
• Personalización de los modelos de datos
• Transferencia flexible de datos a sistemas SAP y externos

Solución multidominio

Independientemente de nuestra recomendación de empezar con un dominio, las empresas deberían utilizar una solución MDM multidominio. Se trata de una solución de datos maestros que abarca varios dominios de datos maestros y centraliza toda la gestión de datos maestros en una sola plataforma.

Esto abre nuevas perspectivas en el proceso empresarial. Las correlaciones e interacciones en toda la empresa se hacen visibles y, por tanto, a menudo ofrecen un potencial considerable para ahorrar tiempo y costes. De este modo, un MDM multidominio crea "una verdad" para diferentes dominios de datos maestros en todo el proceso empresarial.

Además de la gestión integrada de datos en toda la empresa, los sistemas MDM multidominio con reglas de calidad de datos y procesos de ciclo de vida también pueden apoyar la gobernanza de datos, es decir, condiciones marco, flujos de trabajo y responsabilidades estandarizados y vinculantes para la manipulación, el mantenimiento y la distribución de datos. Cuando se utilizan varios silos de datos unidominio, resulta naturalmente difícil garantizar el cumplimiento de las normas definidas en toda la empresa.

Por el contrario, si sólo hay una fuente de datos maestros, los usuarios tienen mucha menos autonomía para elaborar definiciones y reglas para los datos, ya que la arquitectura de datos entre dominios es vinculante y transparente. El resultado: principios de gobernanza eficaces y colaboración interfuncional entre departamentos. Ambas cosas juntas redundan en una mayor eficacia de los procesos y una mejor asignación de los recursos.

Haga preguntas

Además de tener en cuenta los factores de éxito descritos, es importante plantearse primero las preguntas adecuadas. La experiencia de numerosos proyectos con clientes nos lo ha demostrado. Entre ellas figuran las siguientes preguntas: ¿Qué significan los datos maestros en nuestro contexto? ¿Cómo se definen estos datos maestros? ¿Qué datos maestros deben armonizarse y cuáles deben transferirse inicialmente? ¿Qué son datos maestros globales o locales? ¿Qué solapamientos existen entre estos datos maestros y los conjuntos de datos existentes? ¿Cómo deben ser los procesos de destino? ¿Qué sistemas deben conectarse? 

En consecuencia, la respuesta a estas preguntas mediante la implantación de una solución de gestión de datos maestros permite apoyar la gobernanza de los datos. Como todos los sistemas utilizan la misma versión de los datos maestros, la calidad de los datos mejora "automáticamente" y los datos "correctos" están siempre disponibles a diario. Los procesos ágiles sin entrada de datos manual y redundante en los distintos sistemas -y el esfuerzo de coordinación asociado entre departamentos- reducen la complejidad y recortan los costes.

Procesos de inversión y cambio

Basándose en los procesos y directrices de gobernanza de datos definidos en el modelo operativo MDE, los procesos de creación y modificación necesarios se diseñan como parte del proyecto de implantación de la solución de gestión de datos maestros. Los procesos basados en flujos de trabajo se utilizan, por un lado, para garantizar la gobernanza de los datos y, por otro, para asegurar una colaboración interdepartamental fluida a la hora de crear o modificar un registro maestro en varios departamentos o sistemas. Esto significa que también pueden vincular procesos entre distintos sistemas más allá de los límites de éstos.

En una empresa internacional especializada en la fabricación de vidrio y vitrocerámica que utiliza zetVisions SPoT para el proceso de creación de productos configurables, los datos del cliente y la consulta individual del producto se registran inicialmente en el sistema CRM.

A partir de ahí, los datos básicos se transfieren a zetVisions SPoT, donde se introducen previamente como material configurable de SAP. Una vez completados todos los datos requeridos por el sistema ERP a través de departamentos como producción y gestión de productos, el registro de datos maestros se transfiere al sistema SAP.

Sin embargo, la transferencia de datos a través de interfaces preconfiguradas no se limita al mundo SAP. En otro ejemplo de aplicación, los datos de los concesionarios registrados en el sistema SPoT de un fabricante de motocicletas y coches deportivos (por ejemplo, nombres y direcciones) se transfieren a un sistema de gestión de contenidos para que los clientes puedan buscar concesionarios en el sitio web de la empresa.

Además, los procesos garantizan la transparencia necesaria en cuanto al estado de la consulta hasta que se libera un registro maestro, ya que la consulta se desglosa en pasos de proceso individuales y los mecanismos de flujo de trabajo permiten ver en todo momento en qué fase se encuentra el proceso.

El modelo operativo de un sistema MDM también incluye la integración de servicios externos que permiten comprobar la integridad y coherencia de los datos maestros. Ejemplos de ello son: la comprobación del número de identificación a efectos del IVA, la comprobación de direcciones y la comprobación de la lista de embargos. Estas comprobaciones pueden integrarse a través de un servicio web. 

Un proyecto de implantación suele desarrollarse en varias fases, cada una de las cuales se completa con un hito antes de que comience la siguiente. En la fase de preparación del proyecto se determina su alcance y se elabora un plan detallado. Una reunión inicial, que incluye la formación del equipo, reúne a todos los participantes.

En la siguiente fase de concepción de objetivos, que sienta las bases para el éxito de un proyecto de datos maestros y es, por tanto, la fase más importante, se definen los objetivos individuales en talleres y debates; además, se desarrolla un concepto basado en las necesidades para el mapeo apoyado por TI de los aspectos de gobierno de datos específicos de la empresa, las autorizaciones y los procesos asociados. En esta fase también deben definirse los modelos de datos y las interfaces.

Decidir qué datos maestros deben gestionarse en el sistema central también forma parte de esta fase. Al mismo tiempo, se instala el sistema MDM en el entorno del sistema. En la fase de implementación posterior se ponen en práctica los conceptos especializados individuales creados por zetVisions.

Si es necesario, aquí también se puede preparar una transferencia inicial de datos a la herramienta MDM. También existe la oportunidad de probar ampliamente los ajustes o personalizaciones del nuevo sistema. Durante la preparación de la producción, zetVisions ofrece apoyo en la planificación de la puesta en marcha. Esta fase también incluye la formación del personal. No sólo deben ser capaces de manejar el sistema, sino también de realizar ajustes en el mismo (personalización).

Supervisar y optimizar

La calidad de los datos puede controlarse mediante el Analizador de Calidad de Datos (DQA) de zetVisions SPoT, una herramienta flexible para analizar y controlar la calidad de los datos en SPoT. El DQA puede utilizarse para crear KPI y puntuaciones de calidad para medir la calidad de los datos o la consecución de objetivos individuales de calidad de datos, cada uno de los cuales puede ponderarse de forma diferente. Los objetivos de calidad de los datos se analizan durante periodos de tiempo libremente definibles en forma gráfica y tabular en cuadros de mando de calidad de los datos.