El futuro de las licencias

Actualmente existe un gran interés por Rise with SAP. Como oferta todo en uno, los clientes reciben licencias de software, gestión de aplicaciones y sistemas, infraestructura, sistemas operativos, implementación y consultoría de procesos, todo de SAP. Rise combina así una nube S/4 Hana ya existente con componentes adicionales. Esto incluye paquetes de prueba o de inicio gratuitos, que a primera vista pueden reducir los costes. En un segundo vistazo, sin embargo, estos paquetes a menudo no cubren la necesidad completa. Por ejemplo, si se compara el precio de lista con los costes anuales de una instalación para 1.000 usuarios, son inferiores al cinco por ciento del precio anual de suscripción a S/4.

En este caso, es importante comprobar de antemano si hay costes ocultos al acecho y si los paquetes ofrecen realmente un valor añadido. Si el ROI calculado le convence y quiere relajarse y ceder la responsabilidad de la infraestructura y la optimización de procesos a su fabricante de software, entonces Rise es la opción adecuada para usted.

La medición anual de licencias determina las transacciones de los usuarios, es decir, el uso real. Sin embargo, SAP no proporciona ninguna documentación significativa con tipos de licencia para determinados ámbitos de uso. Desde 2018, la opción de "concesión de licencias mediante autorización" se ha integrado en el nuevo USMM. Inicialmente, esta función tenía un carácter puramente informal. A día de hoy, cada vez más empresas han optado por el nuevo tipo de encuesta; está por ver si tiene sentido monetario o no. Sin embargo, todas ellas se enfrentan al reto de reducir al mínimo las funciones de autorización y la asignación de funciones antes de la siguiente encuesta. De lo contrario, si las autorizaciones son demasiado amplias, los llamados monster roles, se hace necesaria una costosa licencia profesional o incluso de desarrollador. Si las empresas quieren conceder licencias por permisos, deben seguir el principio probado de "lo menos posible, lo más necesario". Los roles y sus asignaciones pueden reducirse rápida y automáticamente. También es aconsejable revisar el concepto de autorización antes de la próxima medición de licencias para contrarrestar los roles monstruosos.

Prepárese bien para la negociación

Hace muchos años, SAP hizo que la interacción de SAP y los sistemas de terceros estuviera sujeta a un coste. Salvo que se acuerde lo contrario por contrato, el acceso de terceros a los sistemas SAP genera costes. A partir de ahora, SAP intentará medir a las empresas por los llamados 9 documentos. Esto significa: las entradas de base de datos de nueva creación que añadan valor a una determinada categoría serán caras. Por 1.000 entradas, el precio es de 500 euros más mantenimiento. A menudo, las entradas creadas se cuentan por millones y plantean a las empresas retos existenciales. 

Se recomienda aprovechar el Programa de adopción de acceso digital (DAAP). SAP ofrece condiciones especiales si los clientes cambian proactivamente -ergo: antes de la encuesta- al modelo de licencias basado en documentos. El DAAP concede un descuento del 90 por ciento y exime de los pagos retroactivos de mantenimiento. En este contexto, es aconsejable que un gestor de licencias realice un análisis y un recuento correctos. El origen y el número de documentos son cruciales y pueden no medirse correctamente con medios a bordo.

Las empresas no deben esperar a que la fecha de medición esté a la vuelta de la esquina o a que la migración ya se haya acordado contractualmente para ocuparse de la gestión de las licencias. Para poder negociar en igualdad de condiciones, es necesario que haya suficiente tiempo de antelación e información bien fundada sobre las licencias que son realmente necesarias y los costes asociados.