El especialista farmacéutico Engelhard confía en el software para una gestión eficaz de los contratos en toda la empresa

Con más de 450 empleados, Engelhard Arzneimittel es uno de los principales fabricantes de marcas de medicamentos OTC (de venta libre) y es, entre otros, el fabricante de marcas tan populares como Prospan® e isla®. Como empresa moderna, era importante seguir adaptando todos los procesos y procedimientos a la transformación digital. "Queríamos una gestión digital centralizada de los contratos en la empresa con creación y autogestión simultáneas en las divisiones y departamentos", afirma Michael Brauers, IT Business Partner de Engelhard Arzneimittel.

Además, había otros requisitos para una solución adecuada, por lo que primero se elaboró un catálogo detallado de requisitos. Para Engelhard Arzneimittel, lo más importante era la gestión centralizada de los documentos contractuales en archivos digitales para que todos los empleados pudieran acceder a ellos según su autorización, independientemente de la hora, así como el archivado de todos los documentos conforme a la ley y a prueba de auditorías. Una preocupación especial de los empleados era poder controlar más fácilmente los plazos y fechas contractuales, por ejemplo para renegociar los contratos a tiempo y evitar así costes adicionales por el cumplimiento de los plazos de preaviso. Además, se deseaba un diseño de software fácil de usar con una interfaz web que se integrara a la perfección en el entorno SAP existente en la empresa.

Gestión de contratos interdivisionales

En Engelhard Arzneimittel, la gestión de contratos fue desde el principio una cuestión interdepartamental. "Con cuContract, ahora se utiliza un sistema totalmente integrado en el entorno SAP existente y que puede dar soporte a los distintos módulos SAP de los distintos departamentos o interactuar con ellos", afirma Brauers.

El sistema de gestión de contratos trabaja con datos relevantes para los contratos de los respectivos módulos SAP, ya sean datos maestros (por ejemplo, datos de clientes o proveedores), autorizaciones, condiciones u obligaciones de retención. Asimismo, éstos pueden visualizarse desde cuContract y los datos relevantes de los respectivos módulos SAP.

Dado que los datos contractuales suelen ser sensibles, Engelhard Arzneimittel puso especial énfasis en las restricciones de acceso graduadas y en los criterios de acceso ajustables con precisión. Todas las entradas y modificaciones de un proceso se registran a prueba de auditorías.

Fechas y plazos bajo control

Para mejorar el flujo de trabajo y aumentar la seguridad de la planificación, Engelhard exigió una gestión automática de los plazos. Según los responsables del proyecto, este es también uno de los principales valores añadidos que ofrece el sistema.

Dado que los contratos suelen conllevar también obligaciones financieras, es aún más importante vigilar todas las condiciones. Entre ellas se incluyen las prestaciones y contraprestaciones acordadas, así como las fechas y plazos que definen los servicios en términos de tiempo. Por ello, el sistema de gestión de contratos cuContract incluye funciones detalladas para recordar las fechas de vencimiento y las obligaciones de pago. También existe la posibilidad de almacenar la facturación y los calendarios de pago y cotejarlos con las facturas. Lo que tendría que programarse en un sistema de gestión de documentos es estándar en la solución de Circle Unlimited. En la actualidad, los responsables reciben puntualmente notificaciones por correo electrónico cuando vencen los periodos contractuales o de retención o cuando vence un plazo de preaviso.

De la puesta en marcha al uso productivo

Tras el catálogo inicial de requisitos elaborado por Engelhard, expertos de Circle Unlimited y del fabricante farmacéutico se reunieron para determinar las necesidades detalladas de la empresa en materia de contratos. Esto implicó también la creación de un concepto de autorización, el desglose de los distintos tipos de contratos típicos de la empresa y la cuantificación de los contratos en los respectivos departamentos. En total, la implantación de la solución cu hasta su puesta en marcha duró algo menos de medio año, un proceso rápido teniendo en cuenta la envergadura del proyecto. "Recibimos un apoyo competente en todo momento y siempre se respondió rápidamente a las solicitudes. Circle Unlimited se distinguió en general por su alto nivel de competencia en la implantación", recuerda el Dr. Markus Schäfermeyer.

Facilitación en la administración

Como ocurre con cualquier cambio en procesos conocidos, hubo que adaptar algunos procedimientos durante y después de la implantación de cuContract. Una gestión interna del cambio en Engelhard ayudó a implantar los flujos de procesos modificados. "Algunos empleados aún se mostraban justificadamente escépticos debido al trabajo adicional inicial que suponía la introducción de contratos, pero enseguida nos dimos cuenta de lo mucho que facilita el nuevo sistema la administración y el seguimiento de los contratos", afirma Alexander Schumann, empleado del departamento jurídico de Engelhard Arzneimittel responsable de la gestión de contratos. Mientras que antes muchos contratos sólo estaban disponibles en papel y también era difícil controlar los plazos, ahora los usuarios ahorran mucho tiempo. Una estructura de carpetas uniforme garantiza una visión de conjunto óptima, y las fechas y plazos se controlan y respetan fácilmente. Esto también se aplica a los plazos de archivo y a los requisitos de la DSGVO; todo puede definirse para cada contrato en el sistema. El departamento jurídico gestiona actualmente más de 1.000 contratos.

Procesos optimizados en torno a los contratos

Impulsada por el deseo de lograr procesos más eficientes en la organización de la empresa, Engelhard optó por un moderno software. En lugar de archivos en papel y listas de Excel descentralizadas, los más de 450 empleados de la sede alemana gestionan ahora todos los contratos digitalmente.

Los contratos con obligaciones de pago periódicas que ya no son necesarias pueden rescindirse o actualizarse. Las engorrosas búsquedas de contratos en extensos archivos en papel, así como los largos tiempos de búsqueda y espera, son cosa del pasado.

Animada por la buena implantación y la respuesta positiva de los empleados a la nueva gestión de contratos, Engelhard tiene previsto implantar en el futuro un sistema automatizado de generación de documentos. Con él, por ejemplo, los contratos, la correspondencia estándar y los correos electrónicos diseñados podrán generarse de forma independiente y ahorrando tiempo.