Resolver el cubo de Rubik de la digitalización de forma sostenible

¿Recuerda el lema de las Jornadas Tecnológicas del DSAG de esta primavera? "La digitalización tiene muchas caras. Todo es cuestión del giro adecuado", postuló la comunidad alemana de usuarios de SAP, recurriendo a la imagen del cubo de Rubik como comparación. Sin embargo, si echamos la vista atrás a los últimos meses, queda claro que a muchas empresas aún les queda mucho camino por recorrer antes de cogerle el truco a la digitalización.

En algunos lugares, la falta de soluciones digitales o su inadecuación han paralizado repentinamente la actividad empresarial: los empleados han estado sentados en sus despachos sin acceso a documentos y datos SAP, y los procesos empresariales se han paralizado. Esto repercute en el éxito de la empresa, que ya gime bajo la precaria situación económica general.

La factura llega a finales de año como muy tarde: según una reciente encuesta realizada entre los miembros de la Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) e. V. (Asociación Alemana de la Industria Digital), el 98% de los expertos digitales encuestados prevén unas pérdidas de ingresos relacionadas con la corona del 32% de media para el año en curso. Pérdidas de ventas ante las que hay que hacer algo activamente.

Lo que conduce aquí a la meta es lo mismo que con el cubo de Rubik: las empresas necesitan estrategias y soluciones inteligentes para la digitalización de su información y sus procesos. Hay que impulsar la digitalización, optimizar los flujos de trabajo y adaptar los servicios. Y deben hacerlo de tal forma que no solo logren un rápido éxito ahora, sino que también puedan soportar la presión del cambio y crear nuevas soluciones en el futuro.

La comunidad SAP lo ha reconocido con acierto y se centrará en octubre en DSAGLIVE en el tema "¡Futuro con visión! Ganar de forma sostenible". Si seguimos con el cubo de Rubik de la digitalización, esto significa que no existe una única solución con caras monótonas que, una vez girada correctamente, se queda así para siempre. Al igual que con el cubo de Rubik, que puede combinarse en numerosos patrones nuevos, las empresas deben crear ahora soluciones nuevas y flexibles con las que puedan superar la crisis de forma sostenible, y hacerlo de la forma más inteligente posible.

Dónde SAP es inteligente y dónde no

SAP ya está ayudando a las empresas a alcanzar este objetivo con su visión de la Empresa Inteligente. Se supone que el nuevo ERP no debe andar dando tumbos estúpidamente, sino facilitar el trabajo a los usuarios mediante procesos inteligentes. En cuanto a la experiencia del cliente, se promete la "experiencia" perfecta. Para lograrlo, SAP utiliza datos operativos de las operaciones comerciales y los llamados datos de experiencia, que se supone que mejoran aún más la "experiencia" de la empresa y garantizan clientes satisfechos, leales y, sobre todo, dispuestos a comprar. Es una buena idea en vista del actual descenso de las ventas.

Pero la experiencia del cliente nunca funcionará si falta la base inteligente en el back office. No se trata solo de conversaciones agradables con chatbots de IA y sugerencias personalizadas de productos. Al final, el cliente quiere su contrato acabado y espera reacciones rápidas a los pedidos o las órdenes de compra. Esto requiere plazos de tramitación cortos, pero también una planificación inteligente de la entrada de mercancías y de la producción. Requiere reacciones flexibles y rápidas ante condiciones de entrega inciertas, que actualmente están más que nunca sujetas a las fluctuaciones del mercado.

Para lograr todo esto, las empresas actuales deben crear una colaboración en red desde diferentes ubicaciones a pesar de las distancias creadas artificialmente, agilizar sus procesos y lograr una mejor calidad con la misma cantidad de personal. Para ello se necesita urgentemente la automatización y el apoyo de la IA. SAP también quiere conseguirlo con su ERP inteligente. Sin embargo, el enfoque aquí sigue limitándose a los procesos basados en datos. Pero los procesos empresariales no solo se componen de datos. Están dominados por documentos, algo sobre lo que cualquier oficinista puede decirle una o dos cosas. Sin embargo, los documentos no son la especialidad de SAP.

Por lo tanto, sus usuarios sólo disponen de una solución a medias y poco inteligente: no pueden encaminar automáticamente documentos y tareas al procesador adecuado, y no reciben ayuda para seleccionar los procesos adecuados, como el principio de verificación para la liberación de un contrato. En SAP, también les resulta difícil encontrar los documentos adecuados para un proceso, por no hablar de los documentos que no son de SAP. Tienen que ocuparse ellos mismos de los plazos, las normas de retención y los mecanismos de escalado.

No es ninguna novedad que SAP tiene aquí un problema. Sin embargo, en tiempos de Corona, la brecha resalta aún más. Quien quiera convertir su cubo mágico de digitalización correctamente sólo con SAP se enfrenta a un problema fundamental: aún no dispone de todos los bloques de construcción. En el Grupo SER somos conscientes de ello desde hace tiempo y proporcionamos las piezas que faltan para los procesos basados en documentos en forma de gestión inteligente de la información. Para ello desarrollamos nuestra plataforma de gestión de contenidos empresariales (ECM) Doxis4:

Con ella, las empresas proporcionan la información adecuada en el momento y el proceso adecuados, facilitan la toma de decisiones a los empleados y automatizan actividades manuales que consumen mucho tiempo. Sin embargo, incluso empresas como Deutsche Bahn, que ya se han decidido conscientemente por una combinación de ECM inteligente y SAP por esta misma razón, tienen que luchar contra otro dragón además de las difíciles condiciones actuales del mercado: la estrategia de producto de SAP.

¿Brave new cloud world o cloud cuckoo land?

En los últimos años, SAP ha ampliado su cartera mediante adquisiciones. Esto amplía la gama de soluciones de la empresa, pero al mismo tiempo también debe garantizar la armonización de los datos. Sólo así son posibles procesos automatizados sin interrupciones del sistema, en los que los usuarios tengan acceso ilimitado a las distintas soluciones SAP. Y sólo sobre una base "sin barreras" puede SAP analizar todos los datos existentes con inteligencia artificial y ofrecer la prometida mejora de la experiencia.

Se supone que la SAP Cloud Platform, que integra soluciones SAP y aplicaciones de terceros, pone remedio al heterogéneo panorama SAP. El problema: aquí también, SAP ha hecho las cuentas sin los documentos. Incluso se ha suprimido la anterior interfaz ArchiveLink. ¿Cómo llevan ahora los usuarios de SAP sus documentos a la nube? ¿Cómo obtienen una visión holística de sus procesos?

El caso es similar con la conversión a S/4 Hana. Ya sea como versión en la nube u on-premises: no se ha tenido en cuenta cómo se van a mover los documentos con la migración a la última generación de productos SAP. No es de extrañar que los clientes de SAP sean reacios al cambio. Pero quejarse no llevará a nadie a ninguna parte.

Se necesita una solución pragmática. Y la hay: igual que antes era fácil transferir documentos entre SAP y ECM mediante ArchiveLink, ahora es posible en la nube con el conector Doxis4 SmartBridge para SAP. No solo sincroniza documentos y datos, sino que también reacciona ante eventos en SAP y activa procesos basados en documentos, como la creación de nuevos archivos, que agrupan los datos de SAP y los documentos asociados en el contexto adecuado.

Es una cosa menos de la que preocuparse: los documentos permanecen seguros. Esto no solo funciona cuando se pasa a la plataforma en la nube de SAP. Con Doxis4, los usuarios pueden trabajar tanto en el antiguo como en el nuevo mundo SAP: Al cambiar de SAP ERP a SAP S/4 Hana o SAP S/4 Hana Cloud, el ECM simplemente continúa funcionando y proporciona documentos allí sin restricciones. Incluso al cambiar el diseño, el ECM con SAP Fiori funciona de la misma forma que con la SAP Classic UI. ¡Si eso no es sostenible!

Además de la falta de soporte documental en todas las generaciones de SAP, hay otro punto que hace fruncir el ceño a los usuarios: los procesos. Según la última encuesta del DSAG, más de la mitad de los que ya se han atrevido con el cambio consideran que los procesos tras la introducción de S/4 son más complejos de lo esperado. Y, sin embargo, ¡hay que racionalizarlos ya! Los clientes de SAP primero tienen que añadir de forma inteligente los bloques que faltan en el cubo mágico de la digitalización. Esto no sólo se aplica a los procesos que utilizan los usuarios de SAP.

ECM completa el cubo de Rubik

Con la mano en el corazón: ¿Qué cliente de SAP tiene una penetración de SAP del 100 por cien en la empresa? El hecho es que SAP se utiliza en áreas individuales: HCM o ahora SuccessFactors en recursos humanos, FI en contabilidad, gestión de siniestros en el departamento de siniestros, etcétera. Pero al cliente no le interesa saber por qué el centro de llamadas no puede acceder a los pedidos en SAP y no puede dar información concreta sobre el estado de la entrega. Los departamentos sin acceso a SAP también necesitan tener una visión global de los procesos empresariales y de toda la información relacionada, del mismo modo que los usuarios de SAP necesitan acceder a los documentos fuera de SAP.

En el mundo ideal de SAP, no hay separación entre los usuarios de SAP y los que no lo son. Pero la realidad es distinta. El puente entre ambos lo tiende un ECM que reúne todos los sistemas bajo un mismo denominador: el ERP, los sistemas CRM adicionales, las aplicaciones de los departamentos especializados, así como los programas de correo electrónico, las bases de datos y, por supuesto, todas las aplicaciones en las que se crean y almacenan documentos. De este modo, toda la información de estas fuentes puede encontrarse a través de una única fuente de verdad, independientemente de las instalaciones del sistema y de los dispositivos finales utilizados.

Las empresas que introdujeron ECM en una fase muy temprana sólo estaban interesadas inicialmente en esta función de archivo: Los documentos y datos debían estar disponibles de forma centralizada y almacenados a prueba de auditorías. Sin embargo, los días del ECM como archivo mudo en segundo plano han quedado atrás. Por supuesto, todavía existen soluciones de archivo "magras" que no hacen otra cosa. Pero con ellas no se puede abordar el cubo de Rubik de la digitalización; simplemente carecen de la inteligencia y la automatización de procesos necesarias para ello.

Además de los servicios ECM, los sistemas ECM como Doxis4 también ofrecen servicios de procesos y servicios cognitivos, que permiten una gestión inteligente y automatizada de la información y, por tanto, complementan perfectamente a SAP no solo en lo que respecta a la gestión de documentos, sino también a la gestión de procesos, y en muchísimos ámbitos. He aquí algunos ejemplos relevantes.

El Piloto: Factura

La mayoría de las empresas que ya archivan sus documentos SAP a prueba de auditorías con ECM empiezan con la recepción automatizada de facturas. SAP es excelente en la contabilización, pero no cubre la comprobación y liberación de facturas. El Grupo SER ha desarrollado para ello la automatización inteligente de facturas de Doxis4, en la que el ECM se encarga de estos pasos de forma totalmente automática, hasta la contabilización oscura inclusive. Esto ahorra a los usuarios de SAP trabajo manual, es mucho más rápido y, gracias a los procesos basados en IA, detecta discrepancias entre pedidos y facturas o partidas de factura que faltan con mucha más precisión que un humano.

El factor decisivo aquí es que, a diferencia de la tan cacareada Automatización Robótica de Procesos (RPA), no sólo se transfieren datos automáticamente, sino que se mapean y controlan procesos con documentos y tareas. Ninguna solución SAP o RPA puede hacer eso. En este caso, las empresas no deben dejarse engañar por una tendencia, sino examinar detenidamente su caso de uso.

¿El proceso se ejecuta de forma rígida y contiene datos? Entonces RPA es adecuado. ¿Los procesos se basan en documentos y deben adaptarse o configurarse rápidamente? En ese caso, necesita una plataforma ECM con servicios de contenidos y procesos. Pueden utilizarse no sólo para automatizar los mismos procesos una y otra vez, sino también para muchos otros casos de uso.

Ampliado de forma inteligente: P2P

¿Qué puede haber más obvio que automatizar los procesos relacionados además del procesamiento de facturas? Comprobar las confirmaciones de pedidos y los recordatorios enviados por los proveedores, pero también gestionar los avisos de pago y cualquier reclamación de los clientes: Todo esto se puede mapear con un ECM a través de flujos de trabajo automatizados y asistidos por IA. Un buen ejemplo de ello es August Storck KG, que informará en su presentación en DSAGLIVE sobre cómo automatiza su proceso de compra a pago y de pedido a cobro con Doxis4 Intelligent Automation y SAP.

Esto no sólo mejora la cooperación con proveedores y minoristas, sino que también evita pérdidas financieras y facilita la planificación de la liquidez. Como fabricante de confitería, Storck también está sujeto a numerosas normativas y debe, por ejemplo, documentar la sostenibilidad de las materias primas o la inocuidad de los insumos: Estos requisitos también pueden tenerse en cuenta adecuadamente con ECM y SAP. Toda la cadena de procesos P2P y O2C se apoya en todas las áreas implicadas, puede controlarse de forma inteligente y adaptarse con flexibilidad.

Responda más rápido: Gestión de contratos en toda la empresa

Los contratos se encuentran en todas partes de la empresa: con clientes, proveedores de servicios, suministradores, empleados, para arrendar y alquilar edificios de oficinas. Un reto al que se enfrentan ahora las empresas es cómo adaptar rápidamente estos contratos. Las nuevas condiciones de entrega o los cambios en los horarios de trabajo deben incorporarse rápidamente. Un ECM como Doxis4 automatiza estas conciliaciones contractuales y también facilita los cambios de contrato y el cumplimiento asociado de los plazos de preaviso: todos ellos requisitos previos para que las empresas puedan reaccionar con rapidez a los requisitos cambiantes del mercado y no permanezcan encadenadas a antiguas obligaciones.

La inteligencia entra en juego cuando, por ejemplo, los datos sobre los socios contractuales se transfieren de forma rápida y precisa de SAP a los contratos, la creación de expedientes contractuales y el archivo de los contratos en ellos se produce automáticamente en cuanto se crea un nuevo socio contractual en SAP, y los procesos de seguimiento correctos, como los pedidos, se ponen en marcha una vez concluido el contrato.

Ganar y retener clientes: Automatización en el servicio

Hace sólo unos años, muchas empresas habrían citado la reducción de costes y la eficiencia de los procesos como principales razones para la automatización. Hoy en día, cada vez se dan más cuenta de que los procesos automatizados pueden, sobre todo, ayudarles a utilizar mejor a los empleados, apoyarles en decisiones como la evaluación del riesgo de nuevos clientes y mejorar así su tiempo de respuesta en el servicio al cliente. Compañías de seguros como DEVK son un ejemplo clásico de ello. Por un lado, utiliza SAP Claims Management para las liquidaciones y archiva los documentos resultantes con Doxis4.

Dondequiera que los documentos sean el centro de atención, ECM es el sistema líder. DEVK lo utiliza para digitalizar y controlar todos los documentos entrantes desde el momento en que llegan al correo, para distribuir tareas por toda Alemania y para procesar nuevas solicitudes y contratos, por ejemplo. El resultado hace felices a asegurados y empleados: El esfuerzo de distribución del correo se ha reducido en un 75%, las dudas de los clientes se tramitan el mismo día. Semejante velocidad es inimaginable sólo con SAP.

Trabajadores cualificados inmediatamente en el puesto de trabajo: procesos de RRHH automatizados

Hay que contratar trabajadores cualificados incluso en tiempos de Corona. Aunque sólo sea para sustituir a los empleados que se jubilan, por ejemplo. Y, por supuesto, deben poder trabajar de forma productiva lo antes posible. El Grupo Krone muestra cómo puede lograrse esto mediante una incorporación controlada por flujos de trabajo:

En cuanto se crea un nuevo empleado en SAP, Doxis4 crea automáticamente el expediente de personal correspondiente e inicia el flujo de trabajo de incorporación. Configurar el puesto de trabajo y el PC, preparar la tarjeta de acceso, preparar el acceso a las aplicaciones especializadas, organizar el coche de empresa, reservar la formación: RR.HH., compras, TI y gestión de instalaciones reciben automáticamente notificaciones de lo que hay que hacer y cuándo hay que hacerlo. La automatización inteligente los conecta en red en todas las áreas. Esto significa que ningún empleado tiene que quedarse de brazos cruzados el primer día de trabajo esperando el material de trabajo.

Ganancias sostenibles

El clásico cubo de Rubik ofrece 43 billones de posibilidades de rotación. Afortunadamente, las empresas no tienen que hacer tantos movimientos en su digitalización. Pero los ejemplos anteriores muestran de cuántas formas diferentes pueden utilizarse conjuntamente SAP y un ECM inteligente. Como ya he dicho, esto no funciona con todos los ECM. Para las soluciones inteligentes, la inteligencia debe anclarse en el núcleo de tal forma que pueda utilizarse para toda la información y los procesos que se gestionan con el ECM.

En Doxis4, la IA y la automatización son componentes fijos de la plataforma ECM, de modo que incluso los procesos complejos se pueden mapear y controlar de forma inteligente. Y para todos aquellos que quieran resolver el cubo mágico de la digitalización completamente en la nube, podemos decirles que un ECM preparado para el futuro también funciona allí.

Las ofertas SaaS y los servicios gestionados hacen que la implantación, la administración y el mantenimiento de las soluciones ECM sean calculables, garantizan su rápida implantación, son escalables y se interrelacionan con las soluciones SAP desde el principio. De este modo se crea una base interconectada y al mismo tiempo flexible sobre la que las empresas pueden combinar una y otra vez procesos nuevos, inteligentes y automatizados, y resolver de forma sostenible el cubo de Rubik de la digitalización en el marco de los requisitos actuales y futuros.