El camino hacia una empresa basada en datos

Transformación con un solo clic, conversión a S/4 Hana y evolución de los clientes SAP

Los datos son más que conocimiento e información. En los sistemas ERP modernos, los datos maestros controlan los procesos empresariales. A más tardar cuando se pone de manifiesto el gran esfuerzo que supone por sí solo la migración y transformación de los datos heredados en el nuevo sistema, se requieren soluciones completamente nuevas. Ya no una multitud de herramientas diferentes, sino una plataforma que proporcione estas herramientas diferentes como una función; ya no todos los datos, sino sólo los datos correctos; ya no simplemente datos, sino sólo datos de la mejor calidad. Sólo entonces podrán las empresas volver al estándar SAP, permitir a sus directores financieros y departamentos especializados acceder a los datos heredados y, aun así, transformar sólo una pequeña parte de ellos y migrarlos al nuevo sistema, así como limpiar los registros de datos erróneos y redundantes para empezar sólo con datos de alta calidad en S/4.

Con la plataforma adecuada, las empresas pueden extraer sus datos heredados de los sistemas heredados con solo pulsar un botón y de forma muy automatizada, almacenarlos de forma legalmente conforme, limpiarlos y optimizarlos, transformar los datos maestros optimizados y solo los datos operativos que realmente se necesitan, y migrarlos a un nuevo sistema S/4 Hana a través de un nivel de aplicación utilizando las herramientas estándar de SAP, como Conversion Tool y Migration Cockpit.

Tejido de datos

Pero eso no es todo, ni mucho menos. Una plataforma de transformación de este tipo con sólo pulsar un botón es la entrada ideal en el tejido de datos, como denomina la firma de análisis Gartner al concepto de separación continua de los datos corporativos de la capa de aplicación. Este tejido de datos constituye la base de la empresa impulsada por los datos. Al hacer que los datos estén disponibles junto con su contexto empresarial con una calidad óptima, pueden analizarse en tiempo real para obtener información valiosa para la toma de decisiones empresariales. Esto es tanto más exitoso cuanto que la información de la empresa en la plataforma puede enriquecerse y refinarse con más datos procedentes de los sistemas circundantes del núcleo SAP, incluidas las aplicaciones en la nube. Por otra parte, este enfoque pionero de transformación con un solo clic de DMI y la plataforma asociada para la gestión de la información, JiVS IMP, contribuyen a evitar la dependencia del proveedor. En efecto, los datos permanecen siempre accesibles para las empresas, incluso si cambian o desconectan sus aplicaciones, ya sean on-prem o en la nube.

Sistema central SAP

Como en el pasado, el corazón de la informática empresarial seguirá latiendo en el sistema SAP. Aquí es donde se mapean todos los flujos de valor de una empresa de forma altamente integrada. Nada puede sustituirlo. Incluso las soluciones de terceros más populares, especialmente las de la nube, son y seguirán siendo sistemas periféricos del núcleo SAP. El retorno al estándar SAP en la transformación a S/4 junto con adaptaciones individuales rápidamente implementadas y proporcionadas mediante low-code/no-code, por ejemplo a través de SAP Business Technology Platform, es el caso empresarial lógico.

S/4 y JiVS

SAP S/4 Hana y JiVS IMP como tejido de datos de toda la empresa permiten escenarios empresariales ágiles, como fusiones y adquisiciones, escisiones, consolidación de ubicaciones de TI y centros de datos, big data y análisis, así como la adquisición de derechos de sistemas con solo pulsar un botón, ya que todos los datos que ya no se necesitan desde el punto de vista operativo, junto con su contexto empresarial, están disponibles en la plataforma DMI de forma legalmente segura y permanente para una amplia gama de fines de aplicación y escenarios empresariales.

Con la ayuda de herramientas de transformación, se puede determinar en el menor tiempo posible qué datos se transferirán al comprador potencial en un carve-out y en qué cantidad. Si la extracción y la transferencia de datos van a tener lugar realmente, los criterios de filtrado se transfieren a JiVS IMP y se aplican allí. El trabajo preparatorio que una empresa ha realizado para este escenario puede reutilizarse. Por ejemplo, para la disolución de una localización de centro de datos o para la transformación hacia S/4. Con el servicio de DMI, las empresas consiguen efectos de sinergia en sus proyectos de transformación y pueden simplificarlos y acelerarlos aún más.

Servicio de un solo clic

Aunque el fin del soporte de ERP/ECC se acerca rápidamente en 2027 y 2030 a más tardar, según el Informe de Inversión 2022 del DSAG, el 75 por ciento de los usuarios de SAP en los países de habla alemana siguen utilizando las soluciones ERP/ECC 6.0 y SAP Business Suite 7. Y algo menos de la mitad de los que utilizan S/4 on-prem siguen utilizando sus antiguos sistemas SAP en paralelo. Los clientes actuales de SAP siguen buscando argumentos comerciales para el cambio en las condiciones actuales. Lo más probable es que resulte rentable para las empresas de nueva creación y las que están dando un giro completo a su modelo de negocio.

Entonces, los datos heredados pueden quedarse donde están. Para ello, las empresas empiezan de nuevo con un sistema S/4 vacío. Todas las demás, sin embargo, se enfrentan a una mala alternativa: la transferencia total o parcial de objetos empresariales, ajustes individuales, así como datos y sus estructuras como en el sistema heredado. Esto es técnicamente factible, pero obliga a las empresas a renunciar a la innovación. Como dice el refrán: nada más que gastos.

El informe de KPMG "S/4 Hana con perspectiva" afirma que las mayores necesidades se encuentran en las áreas de transformación de procesos e integración de datos. Aquí queda claro que el uso de recursos cualitativos frente a los cuantitativos es el verdadero reto. Según KPMG, este resultado subraya una vez más la idea formulada de lo importante que es la metodología adecuada.

Recursos cualitativos

Paradójicamente, muchos clientes existentes de SAP aplazan el cambio necesario a la nueva generación de software de Walldorf por falta de metodologías. La respuesta de DMI con One-Click-Transformation en la plataforma JiVS y la respuesta de SAP con el programa Customer Evolution corresponden precisamente a este enfoque metodológico que faltaba hasta ahora para la conversión S/4.

En el nuevo mundo S/4, los clientes actuales de SAP sólo necesitan alrededor del diez por ciento del conjunto de datos para su procesamiento, sólo alrededor de la mitad de los objetos de negocio y alrededor del veinte por ciento de los tipos de documentos anteriores. Sin embargo, esta gran limpieza sólo tendrá éxito si se resuelve el problema básico de tratar los datos heredados. La solución consiste en separar el nivel de datos de las aplicaciones y externalizar los datos de los sistemas heredados sin cambios en una plataforma independiente.

La diferencia decisiva con un archivo es que el contexto empresarial también se externaliza y permanece intacto. Además, la idea de plataforma es esencial. Porque no se trata sólo de un almacenamiento a largo plazo a prueba de auditorías para cumplir la normativa legal. Para que las empresas puedan gestionar su información independientemente de las aplicaciones y sistemas heredados, una plataforma debe contener muchas funciones diferentes para los escenarios más diversos.

Con One-Click-Transformation y SAP's Customer Evolution, los responsables de la toma de decisiones pueden dar soporte a una amplia gama de casos empresariales: una transformación y migración rápidas y ajustadas a S/4 y una vuelta al estándar SAP; adquisiciones y ventas de empresas y partes de empresas; el desmantelamiento completo de sistemas heredados, no solo su desmantelamiento; la consolidación de centros de datos y entornos de TI; sistemas S/4 permanentemente ajustados; migración a la nube y vuelta atrás; y por último, pero no por ello menos importante, analítica y gobernanza de datos.

Estructuras de datos cuantitativos

DMI puede demostrar, gracias a su experiencia en más de 2.000 proyectos en todo el mundo, que el desmantelamiento de los sistemas heredados reduce los costes en un 80% o más en comparación con la continuación de su explotación. El esfuerzo de transformación y migración de datos se reduce a la mitad. Y el proveedor suizo parte de la base de que los costes totales de explotación se reducirán en una cuarta parte si las empresas mantienen S/4 permanentemente aligerado con la ayuda de su plataforma JiVS IMP. Esto significa que por fin se ha encontrado el argumento empresarial largamente buscado para el cambio a S/4 Hana.

CEOs, CFOs, DIOs, miembros del consejo, directores generales, jefes de departamento y división, y usuarios empresariales ajenos a TI a menudo no piensan de dónde proceden los datos. Pero al igual que la electricidad no sale del enchufe, los datos corporativos no son accesibles a todo el mundo en todo momento. Por supuesto que los datos existen. Los datos están disponibles en una gran variedad de formatos, en una gran variedad de soportes de almacenamiento y en una gran variedad de calidades. Y gracias a los servicios en la nube y al Internet de las cosas, se añaden constantemente nuevos formatos y fuentes de datos. Los departamentos de TI ya han intentado en el pasado proporcionar y analizar datos para sus jefes para el control de procesos y de la empresa.

Desde entonces, saben que esta tarea es difícilmente manejable. Porque para cuando los expertos en datos habían construido las interfaces con las distintas fuentes de datos y definido las reglas de transformación, la empresa ya había vuelto a introducir cambios. Por tanto, los datos que habían recopilado minuciosamente para la gestión empresarial ya estaban obsoletos de nuevo cuando tuvieron que evaluarlos.

Sin embargo, el desfase temporal es sólo uno de los problemas que las empresas deben eliminar en el camino hacia la gobernanza de datos. Igualmente obstructivo es el hecho de que necesariamente siempre se pierde información importante al armonizar los datos y sus estructuras. Pero esto es esencial para el análisis y el control. Para entender por qué disminuyen los ingresos de los clientes, no sólo es importante la disminución de los ingresos. Éstos sólo describen que una empresa vende menos, no por qué. Es más probable que las razones se encuentren en la correspondencia con los clientes, que está vinculada a las ventas. Pero si los datos se separan del contexto y se guardan en archivos y similares, los responsables de la empresa se pierden precisamente la información crucial.

Análisis y control

Por eso es menos sorprendente de lo que podría parecer a primera vista que tantos proyectos de gestión de datos empresariales fracasen o no produzcan los resultados que sus responsables esperan. Para tener éxito, las empresas tienen que conservar los datos junto con su contexto y ponerlos a disposición del análisis y las perspectivas, y optimizarlos. Pero esto no es tan fácil. Porque existen grandes dependencias entre los datos, sus estructuras y los sistemas y aplicaciones en los que se crearon.

Estas dependencias son como las paredes de un silo. Y hay muchos, sobre todo en las empresas grandes y muy grandes. En los últimos años, los CIO han invertido mucho tiempo y dinero en derribar estos muros, especialmente con la ayuda de la nube. Pero al hacerlo, se han encontrado con que han creado nuevos silos. Y eso es peligroso. Una y otra vez aparecen noticias en los periódicos sobre personas que han muerto en silos. Así que el problema de los datos es omnipresente. Pero los consejos de administración solo suelen ocuparse de él cuando es inminente un cambio generacional en las aplicaciones centrales de la empresa, como los sistemas ERP.

Las empresas preferirían llevarse toda su información antigua al nuevo mundo, pero tienen que cambiar su estructura. Al mismo tiempo, tienen que encontrar una solución por ley para mantener esta información sin cambios. Las empresas asumen erróneamente que esto sólo puede hacerse con la ayuda del sistema heredado, que por tanto siguen utilizando hasta que expiran los plazos legales. Este es exactamente el patrón que amenaza con repetirse al cambiar a SAP S/4.

El funcionamiento continuado de los sistemas heredados es costoso. Para ahorrar tiempo y costes, TI restringe masivamente el acceso a ellos. Esto, a su vez, molesta a los colegas de los departamentos especializados, pero sobre todo al Director Financiero. Éstos opinan que es mejor tener acceso a todo el conjunto de datos en todo momento y no sólo durante las auditorías internas o las de la Agencia Tributaria. En muchas empresas se libra una encarnizada guerra de trincheras entre estas dos posiciones extremas. E incluso cuando hay voluntad de llegar a un acuerdo, la situación se asemeja a un regateo entre comerciantes en el mercado de ganado. Los informáticos ofrecen acceso a los últimos tres años de datos. El Director Financiero exige al menos diez años. Y al final, se ponen de acuerdo en cinco años: un compromiso perezoso.

Lo peor es que cada compromiso perezoso supone turnos de noche para los informáticos. Incluso cinco añadas de datos heredados corresponden a enormes cantidades de datos en empresas grandes y muy grandes. El hecho de que los directores financieros y los departamentos empresariales puedan utilizarlos en el nuevo sistema no justifica el esfuerzo asociado para su transformación y migración.

Datos heredados y normas

La dirección quiere modernizar y digitalizar los modelos y procesos empresariales. Al cambiar a S/4, esto significa cortar viejas ataduras y volver al estándar establecido por SAP. Esto incluye reducir al mínimo las personalizaciones individuales y reconstruirlas cuando sea necesario. Muchas de ellas proceden del pasado y ya no tienen sentido hoy en día.

Incluso las decisiones de gestión que hoy están a la orden del día, el tira y afloja de los datos heredados las convierte en un verdadero problema para TI. Se trata, por ejemplo, de las adquisiciones y ventas de empresas y unidades de negocio. Es difícil o imposible extraer y transferir exactamente esa información en un sistema SAP altamente individualizado con un stock de datos de veinte años y más que se permite y exige a compradores y vendedores. Igual de difícil es despegar con este legado en el equipaje tras el cambio a S/4 Hana gracias a nuevos procesos y mediante el control de datos.

Sin embargo, aún más graves desde el punto de vista empresarial son las dependencias entre los datos, sus estructuras y sistemas de origen, pero también de las interfaces entre distintos sistemas. Por cierto, esto incluye también aquellos datos que, en su mayor parte, están desgraciadamente vinculados a unidades organizativas, tipos de documentos y procesos obsoletos o numerosos que ya no son relevantes. En muchos casos, es probable que estos datos representen hasta el 90% del stock total de datos. De hecho, las dependencias son tan grandes que destruyen la oportunidad de empezar de cero o de sentar las bases de nuevos modelos y procesos empresariales que, en la mayoría de los casos, la dirección asocia al relevo generacional.

Depuración de datos maestros

Por otra parte, la resolución de este problema fundamental de dependencias sólo tiene posibilidades mínimas de éxito, tanto si las empresas intentan resolverlo a nivel de los sistemas de origen, es decir, antes del cambio, como después: Esto se debe a que es prácticamente imposible limpiar los datos maestros con relaciones a estructuras de datos obsoletas, y mucho menos llegar a una visión armonizada, es decir, entre sistemas, de los datos maestros, que suelen estar distribuidos en varios sistemas fuente diferentes. La razón es que los clientes de SAP Inventory tienen que lidiar con dependencias extremas en este proceso, como miles de documentos que no están cerrados; en algunos casos ni siquiera es posible sacar los datos de los archivos, cuya tecnología en muchos casos se remonta a los años noventa.

En resumen: la vinculación de los datos maestros con los datos de las transacciones y los ajustes individuales en los sistemas heredados impide o, al menos, complica enormemente su depuración. Y como los datos maestros relevantes suelen encontrarse no sólo en uno, sino en varios y diferentes sistemas, el problema aumenta. Porque estos diferentes datos maestros de diferentes sistemas tendrían que armonizarse primero antes de la conversión, lo que a su vez impide las dependencias. El círculo vicioso es perfecto. En general, sin embargo, el esfuerzo que supone es injustificable tanto para los departamentos especializados como para los informáticos.

Sin embargo, incluso cuando la informática prevalece sobre la empresa, la transferencia selectiva de datos resulta subóptima en muchos casos: en primer lugar, este enfoque funciona principalmente cuando los sistemas de origen y destino son muy similares, es decir, cuando tiene lugar entre la última versión ERP/ECC y SAP S/4, por ejemplo. En segundo lugar, las herramientas de transformación selectiva de datos, que funcionan a nivel de tabla, pueden conllevar el riesgo de incoherencias. ¿Quién puede garantizar que la carga directa orientada a tablas de registros de datos en 100.000 tablas y más estará libre de errores en el caso de entornos SAP de gran tamaño?

Es cierto que este riesgo puede contenerse con un esfuerzo de comprobación muy elevado. Pero incluso esto suele ayudar sólo de forma limitada a la limpieza de los datos con el fin de optimizar su calidad para el nuevo mundo de sistemas. En consecuencia, las empresas sólo tienen opciones limitadas para garantizar una base de datos armonizada que se alimente tanto de datos de los sistemas heredados de SAP como de sistemas de terceros. Sin embargo, esta posibilidad de armonización es un requisito previo esencial para hacer realidad el objetivo de una empresa basada en datos. El hecho de que los datos y sus dependencias representen el reto fundamental en el cambio generacional de SAP es una constatación que acaba de ganar terreno en la comunidad SAP. Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas? ¿Sólo pueden elegir entre las desventajas de los distintos enfoques?

Transformación: radicalmente sencilla

El requisito previo para ello es que la transformación tenga lugar a nivel de aplicación, independientemente del nivel de datos. Para ello, toda la información heredada junto con su contexto empresarial debe poder extraerse completa, inalterada y, sobre todo, eficiente y rápidamente y transferirse a una plataforma separada. Para ello, la información de los sistemas heredados que también se necesita en S/4 debe poder filtrarse en una plataforma separada según criterios empresariales, limpiarse, enriquecerse con datos de sistemas de terceros y optimizarse. Mientras que las empresas normalmente sólo tienen que transformar y migrar entre un cinco y un diez por ciento de los datos de transacciones a SAP S/4 tras la optimización, la cantidad de datos maestros se reduce a un veinte por ciento estimado, que luego también pueden transferir con una calidad óptima mediante herramientas estándar como Migration Cockpit de SAP. Todo ello debe automatizarse.

Al mismo tiempo, esta plataforma debe ser capaz de mostrar los datos históricos en el mundo S/4 a través de SAP GUI o SAP Fiori como si se hubieran originado allí. Esta transformación sobre la marcha a través del procedimiento "Technical Structure Mapping" - por supuesto sin cambiar la estructura original de los datos históricos en la propia plataforma - también debe tener lugar automáticamente. Este nivel de automatización desde la extracción de los datos hasta su visualización en el nuevo entorno es la esencia de una Transformación One-Click.

Toda la información -histórica y operativa- puede limpiarse, enriquecerse fácilmente con datos de fuentes de terceros y prepararse de forma óptima para escenarios de big data y análisis. Esto se aplica no solo a los datos de movimientos, sino también a todos los datos maestros, incluidos los maestros de clientes, proveedores, artículos y materiales, tan importantes para la transformación digital.

Buscar criterios pertinentes

Además, la decisión sobre qué información deben transformar las empresas del stock de datos anterior y migrar a S/4 se basa estrictamente en los criterios empresariales pertinentes. Así, en lugar de asumir todos los datos de los últimos tres años, por ejemplo, las empresas pueden decidir conscientemente transformar y migrar sólo los pedidos pendientes y los datos maestros de clientes y proveedores con los que mantienen relaciones comerciales en curso.

Y el CFO y la empresa también pueden apaciguarse en este escenario: Porque si los CFO y los departamentos de negocio discuten y a veces molestan a sus colegas de TI diciendo que necesitan todos los datos históricos en el nuevo sistema, aquí hay un malentendido: Lo que en realidad necesitan no son los datos históricos en el nuevo sistema, sino "sólo" acceder a ellos desde la interfaz del S/4. Con el enfoque de transformación en un clic, esto funciona sin problemas. Los usuarios ni siquiera se dan cuenta cuando acceden a los datos históricos de que no están en la base de datos de SAP Hana.

Una vez transferida la información histórica a la plataforma de DMI, los sistemas y aplicaciones heredados se desmantelan por completo. Esto suele eliminar el 80% de los costes operativos. El tiempo y los costes de filtrado, transformación y migración de los datos se reducen a la mitad. Estas son las principales conclusiones y experiencias de más de 2000 proyectos en todo el mundo con JiVS IMP. Dado que los nuevos datos añadidos al mundo S/4 pueden transferirse continuamente a la plataforma, el nuevo entorno y, en particular, la base de datos en memoria Hana se mantienen permanentemente optimizados. El potencial de ahorro que puede lograrse mediante esta adaptación continua es probable que sea del 25% o más a lo largo de todo el ciclo de vida del nuevo entorno.

El enfoque One-Click-Transformation se caracteriza, en particular, por la separación coherente y continua de los datos históricos de los datos operativos. La separación coherente entre datos y algoritmos tampoco tiene parangón en el mercado. De este modo se resuelve el problema fundamental de las dependencias descritas. Pero el ahorro masivo en costes de transformación y explotación, así como los gastos de limpieza y armonización de los datos no lo son todo. Porque además, JiVS IMP conserva los conocimientos de transformación y los pone a disposición permanentemente: para el acceso a los datos históricos procedentes de S/4 Hana, para el acceso a los datos históricos procedentes de sistemas no SAP y la puesta a disposición de estos datos para aplicaciones de terceros como las soluciones de análisis.

Pensamiento de plataforma con DMI

Ventajas centrales de la plataforma JiVS IMP: reducción de los costes operativos en un 80 por ciento, reducción de los costes de migración de datos en un 50 por ciento, seguridad jurídica al 100 por cien, reducción del coste total de propiedad en un 25 por ciento para S/4. La característica técnica más importante de la plataforma DMI es su alto grado de automatización: desde la extracción de datos de los sistemas heredados y su armonización y optimización hasta la transformación y migración de los objetos de negocio a través de la capa de aplicación al
transformación automática para mostrar la información histórica en SAP S/4 como si se hubiera generado allí.

One-Click-Transformation abre una dimensión completamente nueva en lo que respecta a la transformación digital en general y al cambio a S/4 en particular. Este enfoque se redondea, completa y perfecciona con la ampliación en la dirección de la transformación como servicio. Para ello, Data Migration International ha desarrollado una solución de software como servicio. La idea que subyace a este servicio en la nube es que las empresas puedan revisar y preparar sus proyectos de transformación planificados con unos pocos clics de ratón. Para ello, no tienen que revelar ningún dato real de sus sistemas. En su lugar, el servicio trabaja exclusivamente con metadatos. Esto hace que la TI sea tan ágil como el negocio y convierte en realidad la visión de una empresa impulsada por los datos.