El archivo delgado

Las cuestiones que rodean al archivo en relación con el ERP de SAP se están llevando a cabo actualmente de una manera muy comprometida, emocional y controvertida.

KGS ha tomado una posición de liderazgo con su solución de archivo eficiente y ágil, que ha sido excelentemente recibida por los clientes SAP existentes en el mercado debido a su consolidación y armonización tanto con los sistemas R/3 y ERP/ECC 6.0 existentes como con S/4 y Hana.

Debates como los llevados a cabo por los compañeros de mercado de KGS y que reclaman el protagonismo de sus sistemas ECM ignoran por completo las necesidades de los clientes actuales de SAP.

Un sistema de gestión de contenidos empresariales de OpenText parece satisfacer menos las demandas del mercado en este momento. En la fase de transformación digital, un sistema de archivo debe ser ágil, apoyar y utilizar la arquitectura SAP y no contrarrestarla.

En general, se puede observar que los sistemas ECM tradicionales para SAP son cada vez más complejos y grandes, y a veces incluso pretenden ser el sistema líder en la arquitectura ERP y de suite empresarial.

"No, ese no puede ser el camino correcto".

argumenta Winfried Althaus, uno de los tres directores generales de KGS, en una entrevista concedida a E-3 Magazine.

El objetivo de los sistemas ECM es optimizar la gestión de los objetos de información en función de las necesidades de la empresa. especifica Althaus:

"Sin embargo, en el contexto del ERP, estos objetos se utilizan exclusivamente para fines relacionados con el proceso. El ECM sirve aquí de archivo para poder rastrear posibles errores en los datos, sobre todo derivados de la transferencia de datos.

No se están cumpliendo las promesas promocionales, como el repositorio único, el repositorio centralizado de información para todo el contenido -desde el papel hasta los correos electrónicos y los mensajes de voz en un solo sistema- y el repositorio centralizado de conocimiento corporativo".

El Director General, Hermann Hülsmeier, lo confirmó:

"Las empresas sólo invierten en el almacenamiento de contenidos basado en máquinas si existe un beneficio inmediato para la empresa o si el contenido debe conservarse debido a requisitos legales; aún no hemos encontrado el repositorio central de conocimientos en ninguna empresa."

Digitalización y automatización

El objetivo es un sistema SAP holístico, consolidado y ajustado que esté mejor preparado para los procesos de transformación digital y, en última instancia, para S/4 con Hana, siempre que se dé este paso decisivo.

Por ello, KGS también se ve a sí misma como constructora de puentes y acompañante en el actual cambio tecnológico. Y los retos son grandes, las tareas diversas, como han constatado los investigadores de mercado de IDC:

Aunque las empresas alemanas han empezado a mejorar sus procesos intensivos en documentos, todavía no han avanzado de forma decisiva en la digitalización y la automatización; esto afecta negativamente a la competitividad de muchas empresas, esta circunstancia requiere urgentemente la aplicación de nuevas medidas, escriben los investigadores de mercado.

IDC recomienda que las empresas y organizaciones impulsen la digitalización por etapas: Sin embargo, para dar el paso decisivo en la digitalización y la automatización, las empresas deberían confiar cada vez más en expertos externos.

Las soluciones completas específicas para cada sector son decisivas para las empresas alemanas a la hora de elegir proveedores de servicios y software. Según las observaciones de IDC, esta evolución ya se refleja en el mercado.

Los proveedores del entorno de gestión de documentos e impresión están invirtiendo en soluciones de consultoría y procesos específicos del sector, y las disciplinas de gestión de impresión y ECM están cada vez más unidas.

El software ECM también se está equipando con soluciones de colaboración e intercambio de archivos desde la nube y otras funciones de BPM.

Sin embargo, este mercado disruptivo y, por tanto, poco claro, también está provocando incertidumbre entre las empresas usuarias, afirma IDC. Los proveedores se enfrentan ahora al reto de posicionarse como socios competentes de las empresas y organizaciones en el camino hacia la digitalización.

KGS ha desarrollado un camino exitoso y pragmático para los clientes SAP existentes: se mantienen muy cerca del estándar SAP, tanto en el mundo de ECC 6.0 como en el de S/4. "¡Puede decirse exactamente eso!", subraya el director gerente de KGS, Bernhard Morell.

"Utilizamos SAP para la gestión de documentos y fusionamos el mundo de los documentos con el de los procesos en el sistema SAP. KGS utiliza para ello las funciones de SAP y las ventajas que nos ofrece esta plataforma.

Con el enfoque KGS, no hay gestión redundante de metadatos, sólo hay una administración de usuarios, la del sistema SAP. Las autorizaciones se comprueban directamente en SAP y solo se utiliza un front end.

De este modo, el usuario permanece siempre en el entorno familiar de la aplicación y no tiene que aprender nada nuevo para gestionar sus recibos originales."

Documentos frente a procesos

¿Cómo puede un cliente de SAP decidir por sí mismo si desea mantener su ECM cerca del estándar de SAP o crear un ECM independiente y autónomo? La respuesta es sencilla, afirma Winfried Althaus:

"Si SAP es el sistema central de la empresa y los procesos están esencialmente controlados por SAP, entonces también hay que mantenerse lo más cerca posible del estándar SAP y preferir no utilizar un sistema ECM independiente.

Sin embargo, si existe un panorama de aplicaciones no homogéneo compuesto por varios ERP y sistemas heredados, entonces se debería considerar más bien el uso de un sistema ECM clásico."

Con la evolución de DMS a ECM, los documentos de todo tipo parecen ganar en importancia. Se afirma que los documentos son más importantes que los procesos. ¿Puede ser esto cierto en un entorno SAP?

"No, eso no es cierto en ningún entorno, y menos en el entorno SAP. Desde el punto de vista del tratamiento de la información, los documentos son puros medios de transporte de datos".

explica Hermann Hülsmeier. La única excepción es el certificado.

"Echemos un vistazo al albarán. Aquí, lo importante no es el documento, sino sólo el contenido. Qué se entregó, dónde, cuándo y en qué cantidad.

Todos los procesos posteriores, desde el almacenamiento hasta el pago y el consumo de la mercancía, se basan en esta información. El documento es "sólo" el soporte de la información. Y en tiempos del EDI, el documento físico también se sustituye por un formato de transferencia electrónica definido.

Este ejemplo demuestra que el documento es cada vez menos importante".

Los investigadores de mercado de IDC sostienen lo mismo: la forma en que los usuarios buscan información, crean, distribuyen, editan y archivan documentos y contenidos está cambiando radicalmente.

La información y los datos son la moneda del futuro en la era digital. Con la gestión documental se digitalizan los procesos basados en papel y se mejoran las subáreas antes de procesar de la forma más automática posible contenidos en formatos y fuentes de datos muy diferentes, optimizando así los procesos empresariales de forma holística.

Nueve de cada diez responsables de la toma de decisiones encuestados reconocen esta conexión, pero en distintos grados. Un tercio de las empresas son conscientes de que con la gestión de impresión y documentos pueden mejorar no solo los procesos operativos de back-office, sino también la experiencia del cliente en los procesos centrados en el cliente.

Uno de cada cinco responsables de la toma de decisiones ha reconocido que los procesos documentales automatizados y digitales también crean la base para modelos empresariales digitales innovadores.

La asociación digital Bitkom también llegó a conclusiones similares en un estudio de tendencias del año pasado: El tratamiento inteligente de la información no estructurada siempre ha sido un tema de interés para el sector de ECM.

Ejemplos clásicos de la automatización del trabajo del conocimiento son la recepción automatizada de facturas o la sala de correo inteligente. Para los proveedores de ECM, el tema de la inteligencia en particular será un reto de futuro.

En este sentido, seguirá aumentando la necesidad de productos de autoaprendizaje, la interconexión de soluciones para intercambiar inteligencia, etc. Para los usuarios, la automatización del trabajo del conocimiento es cada vez más importante, especialmente debido a la creciente digitalización de la sociedad y del mundo laboral.

Sin excepción, todas las tendencias examinadas en el estudio de Bitkom están estrechamente relacionadas con la transformación digital. En esencia, el mundo digital no solo tiene que ver con los nuevos modelos de negocio, sino también con el uso de la información disponible, los procesos eficientes, así como la comunicación móvil y la colaboración.

ECM contribuye significativamente a la más importante de las megatendencias mundiales examinadas. Las empresas usuarias pueden aplicar su estrategia digital en gran medida introduciendo su propia estrategia de ECM.

El archivo, una parte del todo

Con su socio OpenText (antes Ixos), SAP puede presumir de ser un viejo compañero en el tema del "archivo electrónico". Sin embargo, el sistema OpenText intenta ahora establecer su propio dominio y se considera el sistema informático líder. ¿Sigue siendo este camino de OpenText compatible con SAP desde el punto de vista de KGS?

"Mientras un sistema de archivo o ECM sea compatible con SAP ArchiveLink o, mejor aún, con la interfaz SAP BC/ILM, en principio será compatible con SAP.

Sin embargo, en nuestra opinión, la estrategia de situar el sistema ECM por encima del sistema ERP conduce a la bancarrota. El dinero no se gana con contenidos, sino con procesos empresariales, y los procesos, así como la propia empresa, se controlan a través de un sistema ERP.

El sistema ECM gestiona casi exclusivamente contenidos no estructurados; sin embargo, para las empresas, los contenidos estructurados son cruciales".

Winfried Althaus explica

Su colega de dirección Hermann Hülsmeier describe además la trayectoria de KGS:

"SAP gestiona los procesos y los metadatos y puede agregar casi cualquier conocimiento a partir de estos datos. KGS se encarga de integrar los contenidos no estructurados en estos procesos. Sólo quien tiene acceso a los datos no estructurados, además de a los estructurados, es realmente capaz de aportar información.

ECM, pero el término original 'gestión de documentos' es mejor, aumenta la disposición a proporcionar información y puede dar una ventaja decisiva en el contacto con el cliente".

El mencionado estudio de Bitkom del año pasado habla de ECM cuando los archivos son totalmente suficientes, sin embargo, véanse las referencias de KGS en la página 69: Los sistemas de archivo son sencillamente indispensables en las empresas debido a la necesidad de documentos y datos a prueba de auditorías, accesos y trazabilidad.

Del mismo modo que hoy en día ninguna empresa puede procesar pedidos y facturas de forma competitiva sin un sistema ERP, ninguna podrá gestionar sus documentos electrónicamente a prueba de auditorías, accesos y trazabilidad sin un archivo.

Los analistas de IDC también ven que aún queda mucho potencial de optimización: Casi todos los procesos operativos deben seguir mejorándose, según los encuestados por IDC. Los flujos de trabajo centrados en el cliente están ganando claramente en importancia en relación con la transformación a la era digital.

Los flujos de trabajo para mejorar la experiencia del cliente se caracterizan por interacciones imposibles de planificar y numerosos procesos de revisión y aprobación. Por ello, se necesitan soluciones integradas y ágiles de archivado, intercambio de archivos y sincronización.

El camino es la meta

Al principio, el cliente SAP existente tenía dos opciones: SAP Content Server o un sistema ECM externo. Desde el punto de vista de KGS: ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de estas dos vías?

Es difícil hablar de ventajas o desventajas en este entorno, dice Winfried Althaus y explica:

"Ambas formas tenían su justificación. El servidor de contenidos SAP se creó como "simple" almacenamiento de documentos vivos; ahí reside su verdadera tarea."

Los sistemas ECM, por su parte, tienen una larga historia de desarrollo; a menudo representan una evolución de los sistemas de archivo ofrecidos originalmente. Desde la perspectiva actual, los sistemas de archivo fueron los primeros sistemas de almacenamiento reales capaces de gestionar eficazmente grandes volúmenes de datos y documentos.

"Desgraciadamente, la competencia entre sistemas ha llevado a sobrecargarlos de funcionalidades que no añaden valor aparente pero elevan los costes de forma significativa".

Althaus afirma en una entrevista a la revista E-3

El nuevo camino consiste en concentrarse en lo esencial y, en consecuencia, hacer los sistemas mucho más ágiles. Si nos fijamos en los casos de uso en el entorno SAP, vemos que el requisito fundamental de un sistema de archivo es gestionar grandes cantidades de datos de forma eficaz y, si se desea, conforme a la ley.

"Centrarse en lo esencial sólo es posible si el archivo se diseña para aprovechar al máximo los sistemas existentes"

Bernhard Morell define la situación actual. Sin embargo, se necesita un componente de interfaz que conecte el sistema ERP con el sistema de almacenamiento correspondiente. Este componente de interfaz puede ser muy delgado en forma de solución de middleware.

Si este middleware también domina las funciones exigidas por el legislador, ya no hay necesidad de sistemas ECM elaborados.

"Los archivos modernos son ágiles y hacen un uso óptimo de los recursos informáticos existentes, como los sistemas de almacenamiento".

Morell vuelve a insistir en la vía KGS. La propia SAP lleva muchos años recomendando la vuelta al estándar. ¿Puede esta vuelta ayudar a los clientes existentes con futuros cambios de versión? ¿Cómo valora KGS esta recomendación de Walldorf?

"Volver a la norma es también el credo de KGS".

"Llevamos a cabo proyectos de retorno al estándar SAP ArchiveLink para muchos de nuestros clientes. Esto permite a los clientes volver a utilizar eficazmente sus documentos originales en sus procesos y reduce el riesgo de depender de un proveedor de ECM."

confirma Winfried Althaus.

Para los clientes actuales de SAP, es mucho lo que está en juego: hay que encontrar una hoja de ruta informática personal para 2025. Quedarse atado a un proveedor sería un peligroso callejón sin salida. OpenText intenta convencer a sus clientes de que los contenidos son lo más importante en la era del Big Data ofreciendo numerosas funciones de ECM y un enfoque holístico. ¿Cómo valora KGS esta competencia entre ERP y ECM?

"Si lo analizamos con sobriedad, ERP ya ganó la competición hace más de diez años".

revisado Hermann Hülsmeier.

Hoy en día, todas las decisiones corporativas importantes se toman a partir de los datos preparados desde el sistema ERP. Los contenidos no estructurados no desempeñan prácticamente ningún papel en este sentido. Esto también se refleja en las experiencias de los usuarios en el entorno SAP.

Y Hülsmeier explica la situación actual:

"Si les preguntas para qué se utiliza el sistema ECM, el 90% responde 'como archivo para SAP'. Si preguntas al diez por ciento restante por una estrategia de ECM para toda la empresa, todavía están muy lejos de ella o hace tiempo que renunciaron a este plan.

De hecho, las numerosas funciones que ofrece un ECM moderno no se utilizan en absoluto, sino que hay que pagarlas muy caras".

"La filosofía de KGS es volver a lo esencial".

subraya Winfried Althaus.

"Nos concentramos en el archivo. Sólo utilizamos la gestión de documentos cuando también aporta valor añadido. Por lo demás, utilizamos las funciones existentes del sistema ERP y así conseguimos la mejor integración posible en los procesos existentes".

También intentamos integrar de forma óptima los recursos existentes, especialmente los sistemas de almacenamiento, en el paisaje de los archivos".

¿Y cómo encuentra el cliente de SAP su propio camino? KGS recomienda: "El cliente SAP existente debe preguntarse si el uso que hace de su sistema ECM sigue siendo actual y útil.

¿Tiene sentido pagar por usuario SAP por el sistema ECM si este sistema no aporta ninguna ventaja a la mayoría de los usuarios y a menudo ni siquiera es visible? ¿Se trata más bien del aspecto del cumplimiento de las obligaciones legales de conservación (entonces basta con un archivo) o más bien de los procesos de creación en relación con los documentos vivos (entonces tiene sentido un sistema ECM). ¿En qué procesos surgen los documentos originales y se gestionan correctamente? ¿Necesita la multitud de funciones que ofrece un sistema ECM o sólo utiliza la parte de archivo?

"Si respondes a estas preguntas abiertamente y sin prejuicios, te ayudará enormemente a encontrar tu propio y correcto camino ECM".

Hermann Hülsmeier está firmemente convencido.

Archivos Lean, Hana y S/4

¿Hasta qué punto influirán y cambiarán Hana y S/4 el tema de ECM? Hana en sí no influirá en ECM por el momento, afirma Bernhard Morell.

"Nuestros clientes que ya están ejecutando un ERP en Hana hoy no han tenido que hacer ningún cambio en el área de ECM".

Sin embargo, otros temas también están cobrando protagonismo. Según el estudio de IDC sobre gestión de datos de impresión y documentos y documentos originales, cada vez se habla más del "housekeeping" mediante el archivado de datos, aunque las implantaciones concretas sean todavía escasas.

"Con S/4, el mundo parece muy diferente".

subraya Morell (véase también el siguiente artículo técnico).

"En principio, seguirán existiendo las conocidas integraciones a través de ArchiveLink y BC/ILM, es decir, WebDAV, pero también se vislumbran nuevas interfaces y conceptos. Por ejemplo, además de ArchiveLink, habrá una interfaz CMIS (Content Management Interoperability Services). Los documentos originales podrán almacenarse y recuperarse a través de esta interfaz normalizada.

A diferencia de ArchiveLink, CMIS también puede utilizarse para gestionar metadatos. La gestión de documentos se acerca aún más al sistema ERP con S/4".

"Esto es exactamente lo que cabía esperar"

"Con la provisión de la interfaz CMIS y su propia clase de almacenamiento de documentos, SAP ofrece una funcionalidad básica. Queda por ver hasta qué punto esto satisfará luego los requisitos de un archivado conforme a la ley y a la empresa. Sin embargo, también se plantea la cuestión de si uno también quiere confiar su contenido no estructurado a la base de datos de Hana."

añade su colega Winfried Althaus.

Vuelta al estándar, dice SAP. Con Hana y S/4, llegan nuevos modelos de arquitectura a los clientes existentes. ¿Ha llegado el momento de abandonar los grandes sistemas ECM externos y optar por KGS? En caso afirmativo, ¿por qué? Según Althaus, es el momento ideal para cambiar. Y Bernhard Morell explica por qué:

"Con la racionalización del panorama de sistemas y la concentración en lo que es realmente necesario en el ámbito del archivado, un cambio tiene sentido ahora mismo.

Como preparación para una posible introducción de Hana, la racionalización del archivo es extremadamente importante, sobre todo porque KGS ofrece todas las interfaces necesarias - ArchiveLink, BC-ILM y, en el futuro, CMIS - para un futuro seguro con Hana."

Por último, quizá la pregunta más importante: ¿cuánto esfuerzo supone para un cliente SAP existente sustituir su sistema ECM? ¿Sigue siendo posible?

"La sustitución de un sistema ECM es posible en cualquier momento".

confirma Winfried Althaus.

"Podemos decirlo con la conciencia tranquila porque lo hemos demostrado en la práctica con muchos clientes. KGS ha demostrado que la migración de archivos puede realizarse como un proceso estándar hoy en día para empresas medianas con archivos en el rango superior de gigabytes o también para clientes corporativos con muchos terabytes en el archivo.

Gracias a la solución de migración propia de KGS, Migration4ArchiveLink, el esfuerzo que supone sigue siendo manejable y puede llevarse a cabo también durante las operaciones en curso. Nuestra experiencia adquirida en muchos proyectos de migración demuestra que el esfuerzo real depende principalmente de la velocidad de acceso y la estabilidad del sistema que se va a sustituir."