ECM y SAP: el puente hacia una transformación digital preparada para el futuro

Según el Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e.V. (DSAG), "COVID-19 ha puesto de manifiesto las deficiencias actuales de la digitalización, que en un principio se consideró un catalizador y una llamada de atención para la transformación digital. Sin embargo, muchas empresas aún no han comprendido cómo pueden pasar de los procesos tradicionales a las soluciones inteligentes.». 

Lo que SAP promete

El paquete Rise with SAP está diseñado para ayudar a los clientes de SAP con Process Intelligence a trasladar sus datos a la nube durante la transformación digital. Está diseñado para apoyarles en el rediseño de los procesos de negocio, proporcionando herramientas y servicios para una migración técnica a la nube y utilizando plataformas y soluciones para la transformación digital con Business Technology Platform y S/4 Hana Cloud.

Donde el zapato aprieta

Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo, ya que un entorno SAP heterogéneo y de crecimiento histórico a menudo dificulta la implantación de la automatización inteligente de procesos y de una estrategia en la nube. La computación en la nube a menudo solo es posible con la versión actual de SAP y requiere una migración.

La automatización, la inteligencia artificial (IA) y el enfoque de "pasar a la nube" prometidos por Rise con SAP también son difíciles de aplicar debido al gran número de aplicaciones SAP y otros sistemas. Dado que SAP se centra en procesos basados en datos, también faltan soluciones para gestionar documentos y permitir una visión holística de los procesos. 

Entonces, ¿qué hacen las empresas con los documentos que se generan en los procesos empresariales, se encuentran fuera del mundo SAP y ya no pueden entrar en el sistema SAP sin la interfaz ArchiveLink anterior? ¿Cómo se asignan digitalmente los procesos entre aplicaciones? Necesita un puente que conecte los mundos antes separados. La gestión inteligente de contenidos empresariales (ECM) constituye el puente entre el mundo de los datos SAP y el mundo de los documentos.

SAP y ECM en interacción inteligente

Sólo cuando se elimine esta separación será posible una visión de 360 grados de toda la información y la automatización de los procesos de principio a fin, y por tanto también soluciones innovadoras con procesos automatizados. Para que todo esto funcione en la práctica, no basta con introducir una herramienta de IA.

Es aconsejable no limitarse a adoptar un enfoque selectivo y estancarse en soluciones departamentales individuales, es decir, no limitarse a ampliar SAP en el departamento de RRHH, por ejemplo, sino incluir a toda la empresa en la estrategia de información e implantar una solución integral. Los clientes de SAP lo consiguen combinando SAP y ECM. 

En el proceso de compra a pago, por ejemplo, SAP gestiona el pedido y ECM comprueba automáticamente la confirmación del pedido. Las facturas recibidas pueden contabilizarse fácilmente en SAP y ECM se encarga de comprobarlas y aprobarlas de forma totalmente automática. Los datos de clientes, proveedores y recursos humanos pueden gestionarse muy bien en SAP.

En la gestión de contratos, por ejemplo, el ECM garantiza que los datos sobre las partes contratantes se transfieran de SAP a los contratos rápidamente y sin errores, que la creación de expedientes de contrato y el almacenamiento de contratos en ellos se automatice en cuanto se crea una nueva parte contratante en SAP, y que los procesos de seguimiento correctos, como los pedidos, se pongan en marcha una vez concluido el contrato. 

Una plataforma ECM como Doxis4 es fácil de integrar y también viene con una gran cantidad de funciones estándar que tendrían que implementarse en SAP con un gran coste (como procesos de revisión y aprobación, archivos dinámicos, gestión de plazos, reglas de retención, archivado a prueba de auditorías, cumplimiento de GDPR y mucho más).

De este modo, las empresas también crean los requisitos previos para una estrategia de gobernanza de la información que proteja la información en todos los sistemas y prevenga los riesgos de cumplimiento.

Construir puentes para el futuro 

Incluso al cambiar a nuevas versiones de SAP o a la plataforma en la nube SAP con ECM, los documentos siguen estando disponibles sin restricciones, a pesar de que la interfaz SAP ArchiveLink es cosa del pasado en el mundo de la nube. Se ha sustituido por un conector correspondiente como Doxis4 SmartBridge para SAP, que ahora se utiliza para transferir documentos del ECM al sistema SAP. Esto también se aplica a la inversa, ya que permite transferir datos de SAP a ECM para que los usuarios que no sean de SAP también puedan acceder a ellos. 

Con la combinación de SAP y ECM, las empresas están equipadas para el futuro digital: salvan la distancia entre el mundo de los documentos y el mundo de los datos y crean las condiciones para una gestión inteligente de la información y los procesos, la base para sobrevivir en el mercado no sólo en la Nueva Normalidad, sino también en la Próxima Normalidad.