La factura electrónica ya es obligatoria

La obligación de enviar facturas electrónicas llegará el año que viene. Muchas empresas se enfrentan al reto de integrar eficazmente estos nuevos requisitos. 

E3-revista: A partir de 2027, las empresas estarán obligadas a enviar facturas electrónicas. ¿Qué retos ve?

Ulrich Winter, Nagarro: Básicamente, se sigue dedicando demasiado tiempo a introducir, comprobar y procesar manualmente los datos de las facturas. Los procesos son muy ineficaces y a menudo se producen errores, lo que provoca interrupciones en los medios de comunicación. Este esfuerzo cuesta tiempo y va en detrimento de otras tareas. Las nuevas obligaciones significan que ya no hay mucho margen de maniobra para abordar el problema e introducir soluciones propias, por lo que los departamentos de informática y finanzas de las empresas deben tomar medidas rápidamente. 

E3: ¿Qué solución se recomienda?

Invierno: Lo más adecuado es una solución totalmente integrada que permita procesar las facturas „de principio a fin“. Todos los procesos se ejecutan a través de una plataforma estandarizada, de modo que los usuarios ya no tienen que salir del sistema y los datos también permanecen en un único sistema. Esta integración garantiza la coherencia y seguridad de los datos y simplifica el mantenimiento del sistema. Idealmente, la solución funciona igual de bien para SAP S/4 Hana - nube pública, nube privada y on-premises - SAP ECC y sistemas de terceros. Estos últimos pueden implementarse a través de interfaces de programación, las llamadas APIs, que es también como lo hacemos en Nagarro. Si la solución está alojada en SAP BTP, las actualizaciones se realizan automáticamente en segundo plano. Esto significa que los clientes siempre están legalmente al día. 

E3: ¿Qué debe hacer la solución?

Invierno: Las facturas deben ser fáciles de importar al sistema en unos pocos pasos. En primer lugar, se envía la factura, es decir, se carga la factura en papel o PDF de la fuente correspondiente a la herramienta y se convierte automáticamente en una factura de proveedor. En otras palabras, la tramitación de las facturas se digitaliza para diversos formatos de factura electrónica como XRechnung, ZUGFeRD o Peppol. En el mejor de los casos, el proceso puede seguirse a través de una aplicación de supervisión; los empleados solo tienen que aprobar la factura y la herramienta se encarga del resto. Otro aspecto importante es que las facturas no se almacenen en servidores y solo se procesen en servidores de la UE. Por tanto, el proceso debe cumplir la normativa GDPR. Para las facturas salientes, también es importante que se creen directamente en el sistema específico, donde toda la información está disponible de todos modos. En este caso en particular, es aconsejable contar con una solución alojada en SAP BTP, por ejemplo, para poder realizar cambios de formato nacionales en segundo plano.

“No hay mucho margen de maniobra para abordar el tema e introducir soluciones propias”.”

Ulrich Winter
Jefe de Desarrollo de Aplicaciones,
Nagarro

E3: ¿Qué requisitos técnicos conlleva?

Ulrich Winter: La conexión técnica con los sistemas puede ser gestionada por proveedores de servicios experimentados, incluidas posibles integraciones API para sistemas que no sean SAP. Lo mismo se aplica al alojamiento en el BTP de SAP. Para la conexión de los sistemas locales debe proporcionarse un conector SAP Cloud. En realidad no hay otros requisitos técnicos. Los modernos motores AI/ML son ahora obligatorios para reconocer el contenido de las facturas cuando se reciben. Estos deben ser capaces de extraer datos precisos de facturas con diseños complejos o formatos diferentes y, al mismo tiempo, aprender de la experiencia.

E3: ¿Qué ventajas tienen las empresas?

Ulrich Winter: La ventaja es la integración directa en los sistemas SAP. Los datos permanecen en el sistema tanto para las facturas recibidas como para las emitidas. Esto también acelera considerablemente todo el proceso: las facturas entrantes pueden procesarse más rápidamente y pueden utilizarse descuentos. En el proceso de facturas emitidas, las facturas pueden enviarse fácilmente para que el pago se reciba antes. Otra ventaja es, sin duda, que los datos maestros de los clientes son más precisos; un procesamiento eficaz de las facturas sólo puede tener lugar con datos maestros correctos.

E3: ¿Qué cambiará para los usuarios finales?

Invierno: No mucho, los usuarios crean sus facturas directamente en el sistema SAP como de costumbre - todo lo demás ocurre en segundo plano. 

E3: ¿Con qué rapidez pueden introducirse las soluciones y qué requisitos deben cumplir las empresas?

Invierno: Es perfectamente posible instalar las herramientas en unos días, probarlas y ponerlas en marcha en cuatro semanas. Si se nos contrata como socio, necesitamos acceso al sistema SAP y autorización para procesar y enviar facturas electrónicas por correo electrónico en nombre del cliente. Los requisitos técnicos se refieren a los sistemas locales que necesitan un conector en la nube para conectarse entre el sistema SAP y BTP. A nivel funcional, se trata principalmente de información sobre datos maestros como números de identificación fiscal y direcciones de destinatarios, así como sociedades. Una vez completada la puesta en marcha, suele seguir la fase de hiperatención, en la que proporcionamos asesoramiento y apoyo. Esto se refiere al tema de la facturación electrónica, pero también a otras posibilidades en el ámbito de la digitalización y las nuevas disposiciones legales.

E3: Por ejemplo, sobre el tema de Peppol?

Invierno: Así es: hay planes para integrar Peppol como canal de transmisión obligatorio para la facturación electrónica en Alemania y otros países de la UE en el futuro. El objetivo de la red es gestionar sin problemas los procesos de adquisición de forma electrónica, normalizada y automatizada a través de las fronteras. La ventaja es que las facturas electrónicas se envían de forma segura. Las formas de transmitir facturas electrónicas a través de Peppol son utilizar un proveedor de servicios Peppol existente y hacerse miembro de Open-Peppol. En Nagarro ya estamos en proceso de certificación como proveedor.

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