Facturas electrónicas sin fronteras

A finales de la década de 2000, América Latina fue la primera región en prescribir el uso de la facturación electrónica. Se utilizó el modelo de control fiscal „Clearance” (verificación en tiempo real de las facturas por parte de la autoridad fiscal local).

Con la directiva „Facturación electrónica de los contratos públicos“, la UE se fijó el objetivo de convertir la facturación electrónica en el método más utilizado en Europa de aquí a 2020. En apoyo de esta directiva, varios países han promulgado normativas que obligan a los proveedores a enviar sus facturas a las administraciones públicas por vía electrónica.

Italia ha dado un paso más y es el primer Estado miembro de la UE que introduce la facturación electrónica en el B2B (Empresa a empresa) y el área B2G (de empresa a administración pública) es obligatorio para las empresas italianas. 

Deber en lugar de estilo libre

Otros países, como Francia, Polonia, España y Alemania, han seguido el ejemplo de Italia y prevén hacer obligatoria la facturación electrónica en tres años a más tardar.

Este impulso se ve reforzado por la iniciativa ViDA (IVA en la Era Digital). El paquete de reformas de la UE pretende armonizar y modernizar las declaraciones del IVA en toda la UE mediante declaraciones digitales en tiempo real y la obligación de emitir facturas electrónicamente.

Con la creciente introducción de las facturas electrónicas por parte de gobiernos y empresas, cada vez es mayor la presión para que las empresas envíen sus facturas digitalmente con el fin de garantizar las relaciones comerciales y los pagos. El número cada vez mayor de normativas, formatos, plataformas y certificados hace que su cumplimiento sea una tarea muy compleja. Además, los plazos entre la publicación de la legislación y su aplicación suelen ser ajustados, mientras que la densidad de la normativa aumenta constantemente.

Iniciativas como Peppol -una red de ámbito europeo para el intercambio normalizado de documentos electrónicos- se han impulsado para normalizar la contratación pública y simplificar el intercambio de datos entre empresas y autoridades. En el sector B2B, sin embargo, el cumplimiento sigue siendo complejo, ya que cada país desarrolla sus propios sistemas y especificaciones. Esperar no es una opción: los que vacilan a la hora de facturar electrónicamente corren el riesgo de quedarse atrás.

La factura electrónica, en alza

Según el informe de Billentis „¡Cuidado con el tornado!“ - un análisis de mercado publicado periódicamente sobre facturación electrónica y cumplimiento de las obligaciones fiscales-, el volumen mundial de facturas (digitales y en papel) se estima en unos 560.000 millones al año. De ellos, unos 125.000 millones se transmiten actualmente por vía electrónica.

El valor del mercado mundial de facturación electrónica y soluciones relacionadas se estimó en 8.300 millones de euros en 2024 y se espera que aumente a 22.200 millones de euros en 2028 (lo que corresponde a una tasa media de crecimiento anual de casi el 28%).

Este crecimiento está siendo impulsado por la ampliación de los requisitos normativos, la digitalización de los procesos e iniciativas como ViDA en Europa, cuyo objetivo es armonizar y modernizar la administración del IVA y la facturación electrónica a escala europea. Inicialmente impulsado por el sector privado, el desarrollo está siendo ahora masivamente impulsado por los gobiernos. El déficit de IVA, en particular, se considera un motor clave para la digitalización de los documentos comerciales, fiscales, contables, de almacenamiento, distribución y logística.

Cada vez son más las empresas que sustituyen sus costosos procesos de facturación en papel por soluciones más rentables y eficientes para transmitir y archivar facturas electrónicas. Las empresas están aprovechando un nuevo potencial de eficiencia: desde menos errores y ahorro de tiempo y costes hasta pagos más rápidos. Sin embargo, la incertidumbre sobre el cumplimiento de las obligaciones fiscales está frenando el uso generalizado de la facturación electrónica.

Una solución para la facturación electrónica mundial 

Para las empresas es crucial elegir una solución que cumpla sus requisitos específicos. Las que recurren a varios proveedores para cumplir la normativa local en distintos países se enfrentan a menudo a especificaciones complejas y un alto nivel de coordinación. Hoy en día, el reto consiste en trabajar con un proveedor que ofrezca una solución integrada y completa de un único proveedor.

Por qué merece la pena una solución global de facturación electrónica

Más transparencia: las empresas con actividad internacional necesitan una visión centralizada de todas las facturas enviadas en todo el mundo, incluso a nivel de cada una de las filiales. El acceso multiusuario también fomenta la colaboración en la gestión de cuentas por cobrar (AR).

Cumplimiento local: las empresas deben cumplir la normativa específica de cada país para evitar sanciones.: Las empresas deben cumplir las distintas normativas de los países en los que operan para evitar sanciones, por ejemplo emitiendo facturas en formato XML o conectándose a plataformas de las autoridades fiscales como Peppol, Chorus Pro en Francia, SDI en Italia o FACe en España.

Actuar con previsión: Dado que la normativa sobre facturación electrónica cambia constantemente, las empresas deben estar atentas a su evolución para poder responder con rapidez a los nuevos requisitos.

Plataforma global de Esker

El procesamiento y envío global de facturas electrónicas conformes requiere soluciones flexibles. El proveedor de software Esker ayuda a las empresas a procesar diferentes formatos -como PDF, XML, UBL o estándares específicos de cada país como Peppol BIS y Peppol PINT, Facturae, Fattura-PA, XRechnung, Factur-X- y a garantizar la conexión con plataformas públicas como Chorus Pro, FACe, SDI o Peppol. Esto significa que las facturas no sólo se pueden transmitir, sino que también se puede hacer un seguimiento transparente de su estado.

La plataforma en la nube de Esker ayuda a las empresas a cumplir los requisitos de conformidad global en facturación electrónica. Para ello se utilizan tecnologías como la firma electrónica, sellos de tiempo y verificaciones en más de 60 países, así como BCAT con la pista de auditoría de Esker y EDI. Además, Esker ofrece soluciones de archivado legalmente conformes que cumplen los requisitos locales e internacionales.

Con experiencia técnica y un profundo conocimiento del mercado, Esker adapta continuamente su solución a los nuevos requisitos legales y ayuda a las empresas a navegar por el complejo mundo de la facturación electrónica. La facturación electrónica es sólo una parte de la evolución. La tendencia se dirige claramente hacia la digitalización completa y la automatización de la interacción con las autoridades. En algunos países, como Italia, las empresas están ahora obligadas a aceptar pedidos electrónicamente.

La plataforma de Esker ofrece una automatización completa de los procesos "de la fuente al pago" y "del pedido al cobro", y apoya los esfuerzos mundiales por normalizar los intercambios entre los sectores público y privado.