La impresión en la era de la oficina sin papel

E3: ¿Qué aspectos y retos plantea el tema de los documentos y hasta qué punto ha avanzado la comunidad SAP en su visión de la oficina sin papel?

Waldemar Suchy, Suchy MIPS: En los últimos años nos hemos acercado mucho a la visión de la „oficina sin papel“. Basta pensar en el reglamento de la UE sobre la factura electrónica. Este garantiza que las facturas puedan emitirse, transmitirse, recibirse y procesarse electrónicamente, independientemente del software o los sistemas utilizados.

Sin embargo, todavía hay mucho que imprimir. Me refiero a albaranes, documentos de acompañamiento de mercancías, órdenes de trabajo, kanbans y similares, documentos que circulan principalmente en la industria manufacturera, por ejemplo, en el sector de la automoción. Esta es una razón importante por la que las impresoras siguen siendo necesarias. No hay que descuidar este tema. Sin embargo, las impresoras y los equipos multifunción (MFP) actuales tienen muchas funciones nuevas y útiles.

Las impresoras de diferentes fabricantes ya no son compatibles entre sí en lo que respecta al control de estas funciones, como ocurría anteriormente, cuando un tipo de dispositivo SAP podía servir para todas las impresoras. La configuración de este tipo de impresoras suele ser laboriosa, complicada y no siempre tiene éxito. Aquí es donde entramos en juego con nuestra experiencia, nuestros conocimientos y nuestras soluciones.

E3: ¿Se imprime más o menos que antes? Con el comercio electrónico, parece que hay más etiquetas postales, documentos de transporte, albaranes, etc., ¿no?

Suchy: El volumen de impresión en impresoras de hojas sueltas y equipos multifunción ha disminuido, pero se ha vuelto más específico. La impresión en blanco y negro suele ser sustituida por la impresión en color. De hecho, a menudo nos solicitan soluciones para la impresión de etiquetas.

Se trata principalmente de diseñar etiquetas rápidamente, vincularlas con datos variables y controlar de forma eficaz la impresión o la impresión masiva en impresoras de etiquetas especiales (por ejemplo, de Epson o Zebra). Sin embargo, hay muchas empresas que imprimen, por ejemplo, sus etiquetas VDA y kanbans con impresoras de hojas sueltas en papel DIN A5 o doble en papel DIN A4.

E3: ¿Cómo ayudan sus ofertas a los clientes actuales de SAP?

Suchy: Nuestros productos más importantes son el servidor Bens OMS y el panel Bens OMS. Bens OMS es un sistema externo de gestión de salida para sistemas SAP al que se envían los datos de impresión mediante el tipo de conexión „E“. El sistema alivia considerablemente la carga de los servidores SAP, ya que se encarga de toda la gestión de la impresión y la comunicación con los dispositivos finales, e informa con precisión y de forma espontánea a los servidores SAP conectados sobre el estado actual. Este procedimiento se denomina „callback“. Bens OMS Panel es una cómoda ampliación de este concepto.

Se trata de una aplicación web fácil de usar que permite gestionar las impresoras en todos los sistemas SAP conectados a través de RFC estándar. Hace innecesario el algo engorroso sistema PAL y ofrece la excelente oportunidad de transferir la gestión de impresoras (creación, configuración, eliminación, bloqueo, etc.) del equipo de SAP al servicio de asistencia técnica. Esto ahorra tiempo y costes en la administración de impresoras, especialmente cuando se utilizan varios servidores SAP.

Por los informes de los clientes sabemos que la instalación de una impresora en todos los servidores SAP necesarios requiere a veces la colaboración coordinada de varios equipos. Esto debería ser cosa del pasado. Considero que un efecto secundario especialmente positivo es el hecho de que el sistema garantiza la misma definición y configuración de la impresora en todos los servidores SAP conectados y elimina el desorden y el crecimiento descontrolado de las definiciones y configuraciones de impresoras en diversos servidores SAP de la misma red que se ha producido a lo largo de los años de uso.

Además, ofrecemos los denominados complementos Bens, con los que se pueden realizar diversas tareas adicionales, desde tareas sencillas, como la impresión de códigos de barras o la resolución de problemas con el control de la bandeja de papel, pasando por flujos de trabajo condicionales más complejos, en los que el complemento realiza diferentes tareas en función del tipo o el contenido del documento, hasta tareas complejas con consultas a bases de datos, conversión de datos de impresión (por ejemplo, de PCL a PDF), etc. Nuestros técnicos estarán encantados de responder a cualquier pregunta al respecto.

E3: ¿Sus ofertas SAP están certificadas y para qué versiones están destinadas?

Suchy: Sí, nuestras ofertas SAP están certificadas. Son compatibles tanto con S/4 Hana como con las versiones Netweaver. Para algunos clientes, incluso hemos conseguido que los productos funcionen con sistemas heredados más antiguos.

E3: Trabajan cerca del estándar y utilizan Abap: ¿SAP BTP también es un tema en sus ofertas?

Suchy: Actualmente hemos finalizado el trabajo sobre el nuevo tipo de impresión introducido por SAP a través del tipo de enlace „Q“. La solución ya está lista para su uso. Supongo que la certificación SAP se llevará a cabo a más tardar en la primavera de 2026.

E3: ¿Cuáles son las tendencias actuales en la comunidad SAP en materia de gestión documental?

Suchy: Actualmente, muchos clientes están ocupados con la transición a S/4 Hana y la realización de proyectos Clean Core. Creo que precisamente esta situación ofrece la oportunidad de comparar el parque de impresoras físicas con las impresoras creadas en SAP y limpiar los sistemas SAP de „cadáveres“.

A menudo, los clientes nos informan de que tienen, digamos, 400 impresoras en uso, pero nosotros encontramos más de 1000 impresoras registradas en el sistema SAP. La implementación de Bens OMS junto con Bens OMS Panel podría ayudar a mejorar esta situación y evitar que se repita en el futuro. Bens OMS Panel hace que la gestión de impresoras sea más sencilla y transparente, y garantiza la uniformidad de la configuración en todos los servidores SAP conectados.

Con esto quiero decir que el cambio a S/4 Hana debería ser una razón y no un obstáculo para considerar el uso de Bens OMS y Bens OMS Panel. Ofrecemos una prueba de concepto a un precio fijo de 1900 euros con asistencia técnica completa durante el periodo de prueba. Por supuesto, el precio de la prueba de concepto se descontará si posteriormente se realiza el pedido.

E3: SAP siempre ha tenido una relación ambivalente con los temas de documentos, formularios e impresión: ¿cuál es su opinión al respecto y qué opinan los usuarios?

Suchy: Los usuarios nos comentan que la gestión de impresoras en los sistemas SAP es complicada y requiere mucho tiempo. La falta de transparencia hace que los administradores de SAP o sus representantes no se atrevan a eliminar del sistema una definición de impresora obsoleta debido a la incertidumbre sobre las consecuencias, lo que a su vez conduce a un crecimiento descontrolado y a la acumulación de „impresoras fantasma“ en los sistemas SAP.

La gestión de documentos a menudo no es satisfactoria. Las impresiones suelen ser inadecuadas, incluso cuando se utiliza el tipo de dispositivo actual. Cuando una impresión no aparece en el dispositivo de destino, a menudo no se sabe dónde ha ido a parar el documento ni por qué no se ha impreso. Todos estos problemas podrían resolverse con Bens OMS, y aún mejor con Bens OMS Panel.

E3: ¿Qué es lo que más se pregunta actualmente en su comunidad SAP y qué espera para 2026?

Suchy: Es sorprendente, pero muchos clientes siguen solicitando soluciones para la impresión de códigos de barras. El método convencional, que consiste en acceder a los códigos de barras a través de controles de impresión, sigue estando presente en muchos formularios, especialmente en los formularios SAPscript, y sigue utilizándose. Por supuesto, también admitimos este tipo de impresión de códigos de barras en documentos con el servidor Bens, con el que, por cierto, también se puede imprimir mediante el tipo de enlace „U“.

Sin embargo, también ofrecemos programas Abap para la impresión de códigos de barras. La impresión de etiquetas, o mejor dicho, el término más amplio „impresión de rótulos“, también tiene una gran demanda. A menudo se recurre a nuestra experiencia para el diseño de códigos de barras 2D, especialmente códigos QR y matrices de datos. Las especificaciones proporcionadas por los solicitantes suelen ser difíciles de implementar. Hasta ahora, siempre hemos podido ayudar con nuestro servicio de consultoría y, en caso necesario, con el uso de nuestros productos de la serie RBarc.

Otro tema es la fiabilidad. También en este ámbito ofrecemos soluciones que evitan que el fallo de un servidor de impresión provoque interrupciones en el funcionamiento productivo. Para 2026, espero que aumentemos (SM) la demanda del sistema externo de gestión de salida Bens OMS y la extensión para impresoras Bens OMS Panel. Precisamente porque el volumen de impresión está disminuyendo, cada vez hay menos especialistas que conozcan bien el tema, puedan asesorar a los clientes y proporcionarles buenas soluciones.

Suchy MIPS

Desde su fundación en 1990, Suchy MIPS se dedica al desarrollo de soluciones para la impresión y la gestión de documentos. Entre ellas se incluyen la generación, el procesamiento, la adaptación y la conversión de datos de impresión, la distribución de documentos y el control de flujos de trabajo de documentos complejos y procesos de acabado. La gama de servicios abarca servicios, asesoramiento y consultoría, así como el desarrollo y la distribución de un
propio sistema operativo de servidor para impresión y gestión de documentos. Además, Suchy MIPS desarrolla y comercializa productos de software especializados y soluciones de códigos de barras, y ofrece un servicio de asistencia integral.

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