Dominar los retos de la contabilidad financiera SAP

Al desarrollar una estrategia de automatización para las transacciones financieras de SAP, la conexión entre los datos y los procesos implicados debe ser clara y comprensible. Porque si solo te centras en el proceso, a menudo se descuida la calidad de los datos.

De este modo, pueden introducirse datos incorrectos en el sistema SAP. Por el contrario, si el objetivo es mejorar la calidad de los datos, también es importante identificar en qué parte del proceso se producen los errores para modificar el proceso en consecuencia o incluso ponerlo en marcha de nuevo. Una estrategia que tenga en cuenta la interdependencia entre datos y proceso aumenta considerablemente la probabilidad de éxito de estas iniciativas.

Automatizar los procesos SAP

Una plataforma de automatización eficaz ofrece funciones que pueden realizarse e implementarse rápidamente con un mínimo esfuerzo de programación/TI. En la automatización de procesos SAP, Winshuttle distingue entre la denominada automatización de escritorio y la automatización de procesos. Cada una tiene sus ventajas específicas, en función de las necesidades.

La automatización de escritorios es adecuada para sustituir tareas manuales que consumen mucho tiempo, como los cambios o actualizaciones masivas de datos. Muchas empresas utilizan hojas de cálculo Excel para este fin. La plataforma flexible permite procesar las transacciones en el ordenador de sobremesa/portátil o cargarlas en un servidor para su posterior procesamiento. Esta última opción descarga el entorno/los recursos informáticos del ordenador correspondiente y reduce el tráfico de la pasarela VPN. También ofrece ventajas para trabajar en equipos distribuidos o en ubicaciones descentralizadas, como la oficina en casa.

La automatización de procesos abarca todos los aspectos de un proceso de principio a fin: desde el inicio, la captura, la gestión, la comprobación y la liberación de datos hasta el envío de los datos finales a SAP. Esto requiere la automatización y orquestación de varios pasos, a veces incluso la intervención de los empleados. Los pasos de trabajo basados en la web pueden automatizarse con la ayuda de formularios fáciles de usar. Los usuarios suelen utilizar la automatización basada en archivos o el flujo de trabajo de Microsoft Excel cuando reenvían archivos de Excel por correo electrónico para su revisión y aprobación.

La ventaja de la automatización de procesos mediante el flujo de trabajo de Excel es que procesos como el envío, la comprobación y la liberación pueden controlarse y auditarse. Además, los datos de los archivos Excel se validan con SAP antes de ser liberados. Una vez que se han dado todas las aprobaciones, los datos -incluido el archivo Excel- se transfieren automáticamente al sistema SAP. Este procedimiento reduce el riesgo de datos erróneos al simplificar las entradas manuales del usuario a lo largo de todo el proceso mediante directrices/preferencias precisas en el formulario.

Los formularios web de fácil uso son especialmente adecuados para procesos complejos como la creación de cuentas. A menudo requieren entradas y revisiones por parte de personal de distintos departamentos, incluso ajenos a contabilidad y finanzas. Los formularios basados en funciones sólo muestran campos específicos en función de la información que se necesite. Durante el proceso, los datos se validan con SAP y se envían si se considera que son correctos. Todo el proceso se gestiona, rastrea y controla de forma centralizada, lo que simplifica las auditorías.

Dado que todas estas funciones parecen aplicaciones diferentes, se necesita una plataforma de automatización que ofrezca la flexibilidad y escalabilidad necesarias. Ciertamente, algunos de los procesos SAP ya están automatizados de forma óptima con uno de los métodos. Pero en otros casos, una plataforma flexible y escalable ofrece la ventaja de poder elegir el mejor nivel de automatización para el proceso empresarial correspondiente.

¿Por qué es tan importante la flexibilidad?

Incluso antes del estallido de Covid-19, muchos empleados trabajaban en entornos empresariales muy dinámicos. Sin embargo, la cantidad de datos no deja de crecer y las limitaciones de los sistemas ERP de SAP obligaban a los equipos a trabajar más que nunca. Además, la automatización de los procesos SAP nunca fue una tarea fácil. De repente, todo el mundo se vio obligado a hacer su trabajo desde casa e intentar mantener la productividad al mismo nivel que antes. La pandemia se apoderó de un entorno empresarial ya de por sí dinámico y creó de inmediato una especie de caos.

Las empresas que dependían principalmente de procesos manuales para la gestión de sus datos SAP tuvieron que tomar decisiones difíciles y se enfrentaron a un descenso de la productividad. Con empleados que trabajaban fuera de la oficina, se necesitaban nuevas formas de gestionar y controlar los datos. Y se hizo más difícil mantener la conformidad de los procesos. Los retos no disminuyeron, ya que muchas empresas nunca habían diseñado sus pasarelas VPN para que toda la plantilla pudiera trabajar a distancia al mismo tiempo.

Entonces, ¿cómo habría sido la consulta si hubiera contado con una plataforma de automatización potente, flexible y escalable para sus procesos financieros, como la descrita anteriormente? Con una ejecución de escritorio basada en servidor y procesos automatizados, el personal de contabilidad y finanzas habría podido pasar casi sin problemas del escritorio de la oficina al despacho en casa. Con la ayuda de formularios basados en web o procesos de flujo de trabajo de Excel, los procesos también habrían podido funcionar de forma descentralizada.

Pues bien, este tipo de plataforma aún puede implantarse, aunque el entorno empresarial sea dinámico y exista un riesgo permanente de nuevas perturbaciones debido a la pandemia. Winshuttle proporciona la plataforma, y no solo en teoría, sino también en la práctica, como demuestra el siguiente estudio de caso de un cliente.

Automatización de puestos de trabajo en Alpina Savoie

Alpina Savoie es uno de los mayores productores mundiales de pasta, cuscús, sémola y polenta. En este caso, la automatización de escritorios pudo resolver problemas tanto actuales como a largo plazo con los datos de SAP. El reto era doble: la empresa se enfrentaba a un retraso de más de 100.000 transacciones financieras de SAP, que iba en aumento. Al mismo tiempo, el personal se esforzaba por mantener y gestionar más de 30.000 referencias de productos. La combinación de una acumulación creciente y el mantenimiento periódico de los datos superaba la capacidad del personal.

Sin embargo, desarrollar un programa específico para reducir el retraso era demasiado costoso y habría requerido muchos recursos informáticos y un tiempo de desarrollo considerable. Como alternativa, se habrían necesitado entre cuatro y cinco empleados a tiempo completo durante unos tres meses para trabajar en el retraso mediante la introducción manual de datos. Esto no habría tenido en cuenta las nuevas transacciones que se iban incorporando. Por tanto, ninguna de estas opciones parecía viable para la empresa.

En su lugar, Alpina Savoie optó por la automatización de escritorio de "Winshuttle Studio" como solución. Esto permitió superar ambos retos. "Studio" permite gestionar las transacciones financieras SAP acumuladas con la ayuda de Microsoft Excel y, al mismo tiempo, validar los datos con el sistema SAP ECC incluso antes de que se contabilicen.

La empresa utilizó el mismo enfoque para gestionar sus datos maestros de productos. Para ello, desarrolló scripts de automatización con ayuda de "Winshuttle Studio". Esto permitió a los usuarios procesar eficazmente los datos de las 30.000 referencias de productos, sin los retrasos y errores habituales debidos a la introducción manual de datos.

Otra ventaja era que los guiones podían crearse sin el apoyo del departamento informático ni de recursos especializados. Esto significaba que podían ser desarrollados, probados y adaptados rápida y directamente por las personas que mejor conocen los procesos financieros de SAP.

El resultado es impresionante. En lugar de los tres meses previstos, el retraso se redujo a unos pocos días, incluyendo el desarrollo y las pruebas de los guiones. Además, la plataforma ayuda a minimizar futuros problemas de backlog, por lo que la solución se ha amortizado en poco tiempo.

Gracias al procesamiento acelerado y a la mayor calidad de los datos maestros de referencia de los productos, Alpina Savoie pudo satisfacer mejor sus necesidades empresariales. Ahora, la empresa puede realizar análisis empresariales en profundidad de forma periódica. Esto les permite identificar más rápidamente los cambios en el entorno empresarial y adoptar nuevas estrategias según sea necesario para seguir disfrutando de ventajas competitivas en el mercado.

Conclusión

En el marco de la introducción de una plataforma de automatización, se trata ante todo de elegir la funcionalidad adecuada en cada caso. Para ello, es importante examinar todo el espectro de procesos financieros y contables basados en SAP que se van a automatizar y comprender los requisitos de cada proceso. Sólo teniendo en cuenta ambos aspectos podrá una plataforma de automatización flexible y escalable para finanzas aprovechar realmente sus puntos fuertes y llevar la iniciativa al éxito.