¿Dinero o sólo paja?

Es como en el cuento de hadas Rumpelstiltskin de los hermanos Grimm: el consejo de administración exige lo imposible a su TI. Debe convertir la paja en oro como la hija del pobre molinero. Los directivos saben, por supuesto, que eso es imposible. Pero, como el rey al molinero, quieren creer el cuento de hadas de que su TI tiene poderes mágicos.

Pobre hija del molinero. Por supuesto que los datos están disponibles. Pero en los formatos más diversos, en los almacenamientos más diversos y en la calidad más diversa. Y gracias a los servicios en la nube y al Internet de las cosas, se añaden constantemente nuevos formatos y fuentes de datos. Los departamentos de TI ya intentaron en el pasado proporcionar y analizar datos a sus jefes para el control de los procesos y de la empresa. Desde entonces, saben que esta tarea es difícilmente manejable.

"Esto es como una tarea de Sísifo".Thomas Failer tiene muchos años de experiencia en consultoría. Es fundador y Director General de la empresa suiza Data Migration International, dedicada a la gestión de la información empresarial. Según él: "Cuando los expertos en datos habían construido las interfaces con las distintas fuentes de datos y definido las reglas de transformación, el negocio ya había vuelto a hacer cambios. Por tanto, los datos que habían recopilado concienzudamente para el control empresarial ya estaban obsoletos en el momento de la evaluación."

Muerte en el silo

Sin embargo, el desfase temporal es sólo uno de los problemas que las empresas deben eliminar en el camino hacia la gobernanza de datos. Igualmente obstructivo es el hecho de que necesariamente siempre se pierde información importante al armonizar los datos y sus estructuras. Pero esto es esencial para el análisis y el control. Para entender por qué disminuyen los ingresos de los clientes, no sólo es importante la disminución de los ingresos. Éstos sólo describen que una empresa vende menos, no por qué. Es más probable que las razones se encuentren en la correspondencia con los clientes, que está vinculada a las ventas. Pero si los datos se separan del contexto y se guardan en archivos y similares, los responsables de la empresa se pierden precisamente la información crucial.

"No es de extrañar que tantos proyectos de datos de gestión empresarial fracasen o no produzcan los resultados que esperan los responsables de la toma de decisiones"explica Thomas Failer. El truco está en conservar los datos junto con su contexto y ponerlos a disposición de análisis y perspectivas, y optimizarlos. Pero eso no es tan fácil. Porque hay grandes dependencias entre los datos, sus estructuras y los sistemas y aplicaciones en los que se crearon.

Estas dependencias son como las paredes de un silo. Y hay muchos, sobre todo en las empresas grandes y muy grandes. Los CIO de esta república han invertido mucho tiempo y dinero en los últimos años para derribar estos muros. "También con la ayuda de la nubesubraya Thomas Failer. "Pero al hacerlo, descubrieron que estaban creando nuevos silos para sí mismos. Y eso es peligroso. ¿No hemos leído todos en alguna parte cómo la gente ha encontrado la muerte en un silo?"

Por un lado, está el contexto que hace que los datos sean tan valiosos como el petróleo. Por otro, están las dependencias que contaminan el petróleo con paja. Y luego está el legislador. Diversas obligaciones de conservación y plazos impiden a las empresas modificar los datos y sus estructuras a su antojo.

"El problema es omnipresente. Pero los consejos de administración no suelen abordarlo hasta que se produce un cambio generacional en aplicaciones empresariales básicas como ERP."Thomas Failer lo sabe por experiencia propia. Comenzó su carrera profesional como consultor en migraciones SAP de la versión mainframe R/2 a la arquitectura cliente-servidor R/3. "Las empresas querían llevarse toda la información al nuevo mundo, pero tenían que cambiar su estructura. Al mismo tiempo, tenían que encontrar una solución para mantener esta información sin cambios. Sin embargo, esto sólo era posible con la ayuda del antiguo sistema, con el que, por tanto, siguieron funcionando hasta que expiraron los plazos legales. Esto es exactamente lo que está ocurriendo de nuevo con el cambio a S/4.

Guerra de trincheras

El funcionamiento continuado de los sistemas heredados es costoso. Para ahorrar tiempo y costes, TI restringe masivamente el acceso a ellos. Esto, a su vez, molesta a los colegas de los departamentos especializados, pero sobre todo al Director Financiero. Opinan que es mejor tener acceso a todo el conjunto de datos en todo momento y no sólo durante las auditorías internas o las de la Agencia Tributaria.

Entre estas dos posiciones extremas, en muchas empresas se libra una encarnizada guerra de trincheras. E incluso cuando hay voluntad de llegar a un acuerdo, la situación se asemeja a un regateo entre comerciantes. Dice IT: "Te daré acceso a los datos de los últimos tres años". El Director Financiero ruge: "¡Pero yo quiero diez años!" Y al final se ponen de acuerdo en cinco años. Así no son las decisiones racionales.

Lo peor de todo es que Rumpelstiltskin sigue haciendo de las suyas. Porque cada compromiso perezoso significa -real o figuradamente- turnos de noche para TI. Incluso cinco añadas de datos heredados corresponden a enormes cantidades de datos en grandes empresas. El hecho de que el director financiero y los departamentos especializados puedan utilizarlos en el nuevo sistema no justifica el esfuerzo asociado para la transformación y la migración.

"Es un muy mal negocio el que están haciendo las empresas".dice Thomas Failer, porque: "Los datos heredados transformados también arrastran las dependencias del pasado a los nuevos sistemas. Las empresas se limitan así y renuncian a gran parte del potencial de innovación de las nuevas generaciones de software."

La dirección quiere modernizar y digitalizar los modelos y procesos empresariales. Al cambiar a SAP S/4, esto significa cortar viejas ataduras y volver al estándar que SAP especifica. Esto incluye reducir al mínimo las personalizaciones individuales y reconstruirlas cuando sea necesario. Muchas de ellas proceden del pasado y sencillamente ya no tienen sentido hoy en día.

Incluso las decisiones de gestión que hoy están a la orden del día, el tira y afloja de los datos heredados las convierte en un verdadero problema para TI. Se trata, por ejemplo, de las adquisiciones y ventas de empresas y unidades de negocio. Es difícil o imposible extraer y transferir exactamente esa información en un sistema SAP altamente individualizado con un stock de datos de 20 años y más que compradores y vendedores pueden y deben tener. Igual de difícil es despegar con este legado en el equipaje tras el cambio a S/4 Hana gracias a nuevos procesos y mediante el control de datos.

Se busca un caso empresarial

Aunque el fin del soporte se acerca rápidamente, en 2027 y 2030 a más tardar, según el Informe de Inversión 2022 del DSAG, el 75 por ciento de los usuarios de SAP en los países de habla alemana siguen utilizando las soluciones SAP ERP y SAP Business Suite. Y algo menos de la mitad de los que utilizan S/4 on-premises siguen ejecutando sus antiguos sistemas SAP en paralelo.

"No es de extrañar"afirma Thomas Failer. Desde su punto de vista, las empresas siguen buscando argumentos comerciales para el cambio en las condiciones actuales. Él está convencido: "Es más probable que resulte rentable para las empresas de nueva creación y las que están dando un giro completo a su modelo de negocio. Entonces, los datos heredados pueden quedarse donde están. Las empresas empiezan de nuevo con un SAP S/4 vacío". Todos los demás, sin embargo, se enfrentan a la mala alternativa: la transferencia total o parcial de objetos empresariales, ajustes individuales, así como datos y sus estructuras como en el sistema heredado. Esto es técnicamente factible, pero obliga a las empresas a renunciar a la innovación. Nada más que gastos.

Un absurdo en un momento en que la presión para cambiar debido a pandemias, guerras y convulsiones geopolíticas es mayor que nunca y mantiene en vilo a los equipos informáticos. Paradójicamente, esta es precisamente la razón por la que las empresas aplazan el necesario cambio a la nueva generación de software de Walldorf.

Esto es tanto más lamentable cuanto que el potencial es enorme. "Los clientes actuales de SAP sólo necesitan alrededor del 10 por ciento del conjunto de datos para su procesamiento en el nuevo mundo S/4, sólo alrededor de la mitad de los objetos de negocio y alrededor del 20 por ciento de los tipos de documentos anteriores"Thomas Failer lo sabe. Sin embargo, esta gran limpieza sólo puede tener éxito si se resuelve el problema básico de tratar los datos antiguos. Él también sabe cómo: "La solución es separar el nivel de datos de las aplicaciones y externalizar los datos de los sistemas heredados sin cambios en una plataforma independiente".

La diferencia decisiva con un archivo es que el contexto empresarial también se externaliza y permanece intacto. Además, la idea de plataforma es esencial. Porque no se trata sólo de un almacenamiento a largo plazo a prueba de auditorías para cumplir la normativa legal. Para que las empresas puedan gestionar su información independientemente de las aplicaciones y sistemas heredados, una plataforma debe incluir muchas funciones diferentes para una amplia variedad de escenarios. Como un smartphone que es cámara, teléfono, reproductor de música y mucho más, todo en uno.

Y sin embargo existe

Con un dispositivo de este tipo, los gestores pueden respaldar una amplia gama de casos empresariales: una transformación y migración rápidas y ajustadas a SAP S/4 y la vuelta al estándar SAP; adquisiciones y enajenaciones de empresas y partes de empresas; el desmantelamiento completo de sistemas heredados, no solo su desmantelamiento; la consolidación de centros de datos y entornos de TI; sistemas S/4 Hana permanentemente ajustados; migración a la nube y vuelta a la nube; y por último, pero no por ello menos importante, analítica y gobernanza de datos.

"Sabemos por más de 2.000 proyectos en todo el mundo que el desmantelamiento de los sistemas heredados reduce los costes en un 80% o más en comparación con mantenerlos en funcionamiento. El esfuerzo de transformación y migración de datos se reduce a la mitad. Y esperamos que el coste total de propiedad se reduzca en una cuarta parte cuando las empresas mantengan S/4 Hana lean utilizando nuestra plataforma".calcula Thomas Failer. "Aquí está, el largamente buscado caso de negocio para pasar a S/4".

La característica técnica más importante de la plataforma es su alto grado de automatización: desde la extracción de datos de los sistemas heredados y su armonización y optimización, pasando por la transformación y migración de objetos empresariales a través de la capa de aplicación, hasta la transformación automática para mostrar la información histórica en S/4 como si se hubiera generado allí. A continuación, también trabaja con el CFO.

"Lo llamamos One-Click-Transformation y hemos solicitado con éxito una patente para nuestro enfoque. Abrimos así una dimensión completamente nueva en lo que respecta a la transformación digital en general y al paso a S/4 Hana en particular."Thomas Failer informa con orgullo y añade: "Actualmente estamos ampliando nuestro concepto en la dirección de la transformación como servicio. Para ello, hemos desarrollado una solución de software como servicio."

La idea de este servicio en la nube es que las empresas puedan revisar y preparar sus proyectos de transformación previstos con unos pocos clics de ratón. Para ello, no tienen que revelar ningún dato real de sus sistemas. En su lugar, el servicio trabaja con metadatos como detalles de sistemas, aplicaciones y bases de datos utilizados por una unidad de negocio que está a la venta.

Con la ayuda del servicio, las empresas pueden determinar rápidamente qué datos y qué cantidad de ellos deben entregarse al comprador potencial y definir los criterios de filtrado necesarios. Si a continuación se va a proceder realmente a la extracción y transferencia de datos, basta con que adopten estos criterios de filtrado y los apliquen a la plataforma de Thomas Failer.

Oh que bueno que todos sepan

"Pero no tiene por qué ni debe detenerse ahí. Porque el trabajo preparatorio que una empresa ha realizado para este escenario puede reutilizarse. Por ejemplo, para la disolución de la ubicación de un centro de datos o para la transformación a SAP S/4. Con nuestro servicio, las empresas consiguen economías de escala en sus proyectos de transformación y pueden simplificarlos y acelerarlos aún más".explica el inventor de la plataforma JiVS IMP.

En los cuentos de hadas de Grimm, es el nombre del enano feo, incansable y, en última instancia, exigente con la vida, que hace que el rey y la hija del molinero encuentren la felicidad. En la vida real, las empresas pueden desterrar a Rumpelstiltskin de su organización de una vez por todas con One-Click Transformation y Transformation-as-a-Service de Data Migration International. Menos mal que cada vez más directivos conocen el secreto.