Digitalización y normalización

Uhlmann Pac-Systeme digitaliza el servicio mundial con MobileX

En 2017, Uhlmann Pac-Systeme buscaba una solución intuitiva, preparada para el futuro y con capacidad offline para integrarse con SAP CS y HR con el fin de estandarizar y optimizar sus procesos de servicio globales debido al fuerte crecimiento. El proyecto también pretendía mejorar la calidad de los informes y acelerar los plazos de entrega de las órdenes de servicio. Con sus líneas de envasado, servicios integrales y soluciones digitales, la empresa ofrece consultoría, gestión de proyectos, implementación y servicios de una sola fuente como proveedor de soluciones totales.

Uhlmann Pac-Systeme optó finalmente por MobileX-MIP for Field Service, principalmente por la adaptabilidad de la solución a los requisitos específicos de la industria farmacéutica. Otro punto decisivo fue el monitor de liberación MobileX, un módulo adicional de la solución móvil, con el que el personal de oficina puede comprobar las confirmaciones de los técnicos antes de contabilizarlas en SAP.

El despliegue comenzó en Alemania en enero de 2019. Posteriormente, la solución se extendió a todas las agencias de servicios, por ejemplo en Austria, Suecia, Francia, China y Reino Unido. Desde 2020, MobileX Field Service se utiliza en Uhlmann Pac-Systeme en todo el mundo en cinco idiomas (alemán, inglés, español, francés y chino).

Los técnicos de servicio reciben los pedidos en sus tabletas u ordenadores portátiles y pueden consultar todos los detalles sobre el pedido y el sistema, como el historial de servicio y las instrucciones. Las órdenes son para reparaciones, mantenimiento, medidas de mantenimiento preventivo o conversiones de plantas. La puesta en marcha de nuevas plantas corre a cargo de equipos especializados de instaladores, programadores y gestores de proyectos que pasan una o incluso varias semanas en las instalaciones del cliente para realizar la instalación. También utilizan MobileX-MIP para documentar su trabajo.

Formas dinámicas

Además de los comentarios que contienen información sobre las horas de trabajo y detalles en forma de texto, los técnicos e instaladores también crean sus informes de servicio a través de la solución móvil y rellenan listas de comprobación y formularios. Con el módulo "Formularios dinámicos", por ejemplo, se crean listas de control de calidad al final de la instalación que firma el cliente. Esto garantiza la máxima seguridad laboral y jurídica. 

La utilización de un monitor de órdenes de entrega ha permitido, sobre todo, digitalizar los procesos internos de entrega y seguimiento de las órdenes de servicio, simplificándolos y acelerándolos enormemente. Mientras que antes había que transferir manualmente todos los documentos de las órdenes y las listas de comprobación en papel o escanearlos y comprobarlos para iniciar los procesos subsiguientes, como la liberación de los gastos de viaje, la contabilidad de nóminas y las facturas a los clientes, la comprobación de las respuestas y la activación de los procesos de seguimiento se realizan ahora digitalmente y se automatizan en gran medida en todos los departamentos con el monitor de liberación. De este modo, el esfuerzo logístico interno pudo reducirse en un 95% y el mayor volumen de pedidos pudo atenderse con el mismo número de empleados. 

Gracias a la digitalización de las órdenes de servicio, en la sede de Laupheim de Uhlmann Pac-Systeme se han podido eliminar once carros de carpetas, que se llenaban anualmente con unas 2.000 carpetas de papel. Ya durante la fase de implantación se ahorraron 35.000 páginas impresas al año, lo que equivale a media tonelada de madera, más de 9.000 litros de agua, 1.800 kW/h de energía y 185 kilogramos de CO2. 

"La calidad de los datos de los feedbacks y las listas de comprobación ha mejorado exorbitantemente con la introducción de MobileX-MIP for Field Service", explica Kai Kathan, Team Leader Services en Uhlmann Pac-Systeme. "Además, hemos podido reducir a más de la mitad los tiempos de procesamiento de las órdenes de servicio. Al digitalizar el procesamiento de pedidos, también estamos demostrando a nuestros clientes nuestra fuerza innovadora como líderes del mercado."

Para el futuro, Uhlmann Pac-Systeme tiene previsto ampliar el uso de formularios dinámicos. Se transferirán al formulario más detalles técnicos, como información relacionada con los equipos o actividades pendientes de la última operación, de modo que los técnicos estén aún mejor equipados para sus operaciones y puedan cumplimentar los formularios con mayor facilidad. 

Como parte del Grupo Uhlmann, Uhlmann Pac-Systeme es el principal proveedor mundial de sistemas para máquinas de envasado farmacéutico, con 19 sedes en 14 países. Más de 100 técnicos de servicio están desplegados por todo el mundo para atender y mantener más de 10.000 máquinas en 80 países.