¿Digitalización? Sólo una solución temporal

Cuando hoy se escanean recibos en papel en las oficinas alemanas, muchas empresas ya se muestran muy orgullosas: "¡Aquí la digitalización está en pleno apogeo!". Por supuesto, las facturas entrantes pueden procesarse mejor en formato digital. Sin embargo, los colegas empresarios estadounidenses no harán más que enarcar las cejas ante esta visión más bien limitada de la digitalización. Porque, ¿qué ha ocurrido? El remitente crea su documento en un sistema digital, lo imprime y lo envía, sólo para que el destinatario vuelva a digitalizarlo. Muchos países del mundo ya han ido mucho más lejos en este sentido.

Ya no es necesario escanear las facturas, porque ya llegan en formato digital, por ejemplo como correo electrónico, PDF o XML. También en Alemania hay que pensar por fin en el futuro. En última instancia, se trata de trabajar digitalmente, es decir, de forma electrónica y automática.

La digitalización como medio de convertir el papel en bits debería perder importancia a medida que operemos cada vez más con documentos digitales por defecto. La digitalización es una solución transitoria y ahora debería convertirse en un modelo descatalogado.

Aumenta el trabajo digital

La situación actual de la oficina en casa, en particular, nos ha demostrado claramente que los procesos basados en papel sencillamente no funcionan desde casa. La escasez de mano de obra cualificada también está impulsando la cuestión del "trabajo digital". Si no se pueden cubrir las vacantes en compras y contabilidad, la carga de trabajo se reparte entre menos hombros. Esto sólo puede funcionar si se automatizan las actividades rutinarias manuales que consumen mucho tiempo. Sólo se puede automatizar lo que es digital. Si para ello hay que digitalizar el papel, perfecto. Si no se crea papel, ¡mejor que mejor!

Los jóvenes profesionales de hoy son nativos digitales y no quieren estar delante del escáner o teclear facturas a mano en SAP. No tienen reparos en trabajar digitalmente e incluso lo esperan de su empleador. No sólo ahorran esfuerzo, tiempo y dinero, sino que también pueden evaluar los datos digitales mucho mejor que los analógicos, lo que a su vez proporciona información importante y descubre por primera vez el potencial de optimización. A pesar de la resistencia y la incertidumbre, la facturación electrónica ya se ha introducido en la administración pública alemana, una cuestión clave en lo que respecta a los procesos empresariales basados en documentos y el trabajo digital de extremo a extremo. Puede haber muchas razones por las que esto ha sido bastante lento. En los Países Bajos, Italia y España, por ejemplo, es posible enviar facturas electrónicas a las autoridades desde hace varios años. Lo único importante es que las cosas se están moviendo.

Pensar en el futuro

En su última encuesta a clientes, el Grupo xSuite descubrió que las empresas alemanas también reciben cada vez más facturas digitalmente. La tendencia a abandonar el papel con respecto a encuestas anteriores es, por tanto, inequívoca. Quien piense que esto es el final de la historia está muy equivocado. Ahora es el momento de anticiparse y replantearse las cosas, atreverse a probar cosas nuevas y experimentar. La digitalización está muy bien, pero los procesos pueden hacer mucho más. ¿Por qué no ir aún más lejos y digitalizar toda la comunicación con los proveedores, por ejemplo con un portal de proveedores basado en la nube? Esto también permitiría que todos los pasos previos a la factura se realizaran digitalmente. Los pedidos podrían enviarse digitalmente, el proveedor podría crear la confirmación del pedido y más tarde la factura directamente en el mismo sistema y también enviarlas digitalmente de nuevo. Por tanto, todo el intercambio de documentos en el curso de los procesos procure-to-pay tendría lugar digitalmente. Las interrupciones de los medios no sólo se superan, sino que se eliminan. Y ya no es necesaria la digitalización.