Factor clave digital

En su "Estrategia Digital 2025", el Gobierno Federal escribe que la materia prima central de la transformación digital son Datos. Tratar con ellos es un factor decisivo para el éxito de la empresa moderna.

"Las competencias clave del éxito Empresa se utilizará, a largo plazo, en la recogida, el tratamiento, la vinculación y la protección de Datos y en la derivación de medidas y métodos concretos".

Según un estudio de PwC de 2014, el 90 por ciento de todos los Empresa convencidos de que la capacidad de analizar y utilizar eficazmente los macrodatos será fundamental para el éxito de su modelo de negocio. Elementos importantes de estos conjuntos de big data son Datos maestros.

En Datos maestros se denomina datos estáticos básicos o Datos de referencia a objetos relevantes para la empresa, como productos, materiales, proveedores, clientes, empleados y finanzas.

Merck es una empresa líder en ciencia y tecnología en los campos de la salud, las ciencias de la vida y los materiales de alto rendimiento.

Alrededor de 50.000 empleados trabajan en ella, Tecnologías desde terapias biofarmacéuticas para el tratamiento del cáncer o la esclerosis múltiple, hasta sistemas revolucionarios para la investigación y la producción científicas, pasando por cristales líquidos para teléfonos inteligentes o televisores LCD.

En 2015, Merck generó unas ventas de 12 850 millones de euros en 66 países.

Fundada en 1668, Merck es la empresa químico-farmacéutica más antigua de Alemania. Empresa en el mundo. La familia fundadora sigue siendo hoy la propietaria mayoritaria del grupo cotizado.

En Merck se utiliza una estructura piramidal de segmentos de negocio o productos para la consolidación del Grupo y la elaboración de informes externos.

Sector empresarial, Empresa, Unidad de negocioÁmbito empresarial, estratégico Unidad de negocio (SBU) forman la llamada jerarquía superior. Estas son las Informes niveles, que se gestionan en la Consolidación del Grupo, hasta la Empresa, también se utilizan para los informes externos. Por debajo de la Jerarquía Superior, otros niveles forman la Jerarquía Inferior, que se extiende hasta el material individual.

La jerarquía de productos garantiza que para un producto del ERP volumen de negocios contabilizado, los ingresos (y también los costes) se asignan a la SBU correspondiente. En el sector farmacéutico, la estructura piramidal sólo existe parcialmente. La particularidad en este caso es que a veces la misma materia prima fluye hacia distintas áreas de negocio.

Por ejemplo, hay productos que se pueden adquirir sin receta en algunos países, pero que requieren prescripción médica en otros. En consecuencia, este producto pasa a las áreas de negocio asociadas.

Gestión de datos maestros de la situación inicial

En el contexto de la consolidación del Grupo y la elaboración de informes externos, Merck tiene que tratar con un gran número de Datos de referencia bajo el enlace. Datos de referencia se utilizan habitualmente para agrupar, jerarquizar y categorizar las Datos usado.

Existen tanto a nivel interno de la empresa -como los datos sobre la estructura de la empresa- como a nivel transfronterizo, por ejemplo los códigos ISO de los países, los códigos ISO de las divisas o los códigos postales.

Merck entiende por Datos de referencia Datos maestros financieros, pero no los del ERPcomo centro de costes o centro de beneficios. La atención se centra decididamente en Consolidación y Informes.

Ejemplos de Datos son:

• la Jerarquía Superior, es decir, la parte superior de la estructura de segmentos de negocio descrita.

• Países: las jerarquías de países se utilizan en los informes externos o también -en una clasificación diferente- por cada uno de ellos. Secciones para sus Controlar utilizados. Merck asigna estas clasificaciones mediante diferentes jerarquías de países.

• las denominadas funciones, por ejemplo RRHH. Se trata de una función de grupo a la que se factura. Similar: TIgestión de sitios, infraestructuras, en el sentido más amplio, proveedores de servicios internos.

• Ubicaciones: Se trata de Ubicacionesque se encuentra en el ControlarEn los informes se pueden resumir ciertos gastos que no pueden atribuirse a una sola empresa, porque ésta es demasiado grande. Por ejemplo, existencias, inventarios sobre Ubicaciones ilustrado.

• Plan contable de grupo: El plan contable operativo se encuentra en el ERP y también en el MDGF (Master Data Gobernanza para Finanzas - SAP) y sólo se asigna allí en la norma. El plan de cuentas de grupo tiene un enfoque diferente y no está mapeado por MDGF.

Para los proyectos realizados en el marco de Consolidación y Informes los datos maestros financieros necesarios antes de Los programas informáticos de gestión de datos maestros son procesos puramente manuales.

Para el mencionado Datos existía basado en Excel Escucheque se distribuían (importaban) en los más diversos sistemas de información-, combinados con los problemas de sincronización y las diferentes posibilidades técnicas que ofrecían los sistemas.

Tres sistemas eran esencialmente relevantes en Merck:

• el sistema de consolidación financiera SAP,
• IBM Cognos TM1 como sistema de elaboración de informes
• un clásico de SAP BW

Estos tres pilares constituyeron la consolidación y Informes-paisaje. Tres productos, tres fabricantes, interfaces incompatibles, modelos de datos diferentes.

El sistema de consolidación no podía mapear las dependencias temporales, TM1 igual de poco (o sólo con gran dificultad). En resumen: enfoques muy diferentes de la gestión y el modelado de datos.

Para el Datos de referencia (Informes Jerarquía de Unidades, Jerarquía de Países, Funciones, Jerarquía Superior de Productos, etc.) existían diferentes "sistemas líderes". A partir de estos sistemas principales, el Datos distribuidos a varios subsistemas.

Andreas Bieker, Director MDM/Usuario Gestión, Finanzas Operaciones - Normas y sistemas del Grupo Merck:

"Un enfoque completamente heterogéneo, históricamente desbocado, con diferentes responsabilidades, difícil de coordinar y armonizar".

El proceso de cambio de una nueva posición en el plan contable del grupo también había resultado demasiado complejo e inflexible en la práctica.

Por ello, se decidió racionalizar este proceso a un número reducido de responsables de la toma de decisiones, para centrarse en lo más necesario. Gobernanza- y funciones de orientación con el objetivo de poder reaccionar de forma rápida y flexible ante la evolución de las necesidades.

Decisión para SPoT

En los años 2010 a 2012, Merck hizo inicialmente varios intentos con SAP MDM y SAP MDG, pero estos no condujeron a la meta por diversas razones.

El punto de partida para la posterior optimización de la gestión de datos maestros residía entonces inicialmente en la Gestión de la participación.

En 2014, Merck había empezado a gestionar sus inversiones a través de ZetVisions. CIM (Inversión empresarial Director) comenzó.

Se puso de manifiesto que la Tecnología también es bueno para Datos maestros se puede utilizar. "Gestión de la participación basado en Datos maestros de las inversiones empresariales.

" CIM era el que abría la puerta"

dice Bieker. Después de CIM que ZetVisions puede mapear exactamente los requisitos que Merck también tiene para una solución MDM, decidieron utilizar también el componente de datos maestros de ZetVisions para gestionar los Datos de referencia/Datos maestros financieros del grupo.

En la primera oleada, Merck procesó primero la estructura de los segmentos de negocio y los datos maestros de los países; en la segunda, actualmente en curso, se están procesando el plan contable del grupo y otros datos. Datos de referencia en el orden del día.

Según Bieker, hay que destacar que el proyecto pudo ponerse en marcha en tres meses. En un plazo manejable y con una cantidad de Esfuerzo lograr resultados presentables.

Punto único de la verdad

Con la introducción del SPoT de ZetVision, los diversos "sistemas líderes" del pasado han sido sustituidos por un "Punto único de la verdad".

Aquí se fusiona el modelo de datos común y sólo se exporta eso (Segmentos de negocio, Informes unidades, ubicación, etc.), que el sistema de destino respectivo (incluidos SAP MDG, SAP ERPSAP Consolidación Financiera, Legal, Cumplimiento).

Excel-Escuche con todos los imponderables asociados a la atención manual, como procesos complejos y engorrosos, altos niveles de Esfuerzo y la propensión al error- son cosa del pasado.

En la actualidad, el Datos maestros se crean y gestionan en un sistema y se mantienen directamente en las jerarquías por los responsables de las divisiones. Un concepto de autorización garantiza que cada cual sólo pueda actualizar la parte de la que es responsable.

Procesos y datos claramente definidosGobernanza-las normas proporcionan la transparencia necesaria, la Principio de los cuatro ojos minimiza los errores.

Además de la trazabilidad de los cambios, la nueva solución SPoT de ZetVisions también proporciona la gestión de documentos y de la dependencia temporal que faltaba hasta ahora.

Las comprobaciones de entrada garantizan los controles de verosimilitud; las derivaciones de datos reducen la complejidad, ya que sólo se necesitan dos datos. Datos a partir de la cual se Datos derivarse.

El Usuario Sólo importante Datos mantener. Lo que puede derivarse lógicamente lo añade automáticamente el sistema mediante algoritmos definidos. Esto también reduce la susceptibilidad a los errores, ya que cuando el Usuario no puede hacer una entrada manual, no puede hacer nada mal.

Un aspecto importante de la nueva solución es la visibilidad. El sistema está basado en la web y puede consultarse a través de la intranet.

"Antes, la publicación de la Guía de Segmentos de Negocio era como un regalo de Navidad" "Todo el mundo se lanzaba a verla para ver qué contenía. Ahora estamos en línea, todo el mundo puede consultar el sistema y averiguar cómo cambia la jerarquía en las distintas fases de tramitación. Lo que ves es lo que obtienes, en línea y en tiempo real".

nos dice Bieker.

Una gran ventaja: ya no hay conocimiento experto de unos pocos elegidos, sino transparencia y acceso para prácticamente todo el mundo.

Algunos departamentos han comentado positivamente que ahora están en condiciones de seguir la evolución de los procesos ya en el proceso de cambio.

Esto les da un mayor tiempo de preparación para los procesos de seguimiento que se basan en las jerarquías de segmentos.

En el viejo mundo de Excel Escucheen el que Datos históricamente desarrollado "in the wild" y administrado en varios lugares, no había validaciones ni datos Gobernanza.

Ambos ZetVisions CIM así como ZetVisions SPoT ofrecen la posibilidad de incluir validaciones a través de la personalización. Ofrecen la Usuario Notas de error o advertencias (por ejemplo, se requiere información adicional, no se permite una determinada combinación de valores, determinados valores se establecen automáticamente).

Cada paso debe confirmarse explícitamente. Así se garantiza que los cambios son intencionados y no un descuido. El "valor antiguo" y el "valor nuevo" se documentan a nivel de campo: ¿Quién creó qué y cuándo? ¿Quién lo aprobó y cuándo?

También se puede ver el estado actual, por ejemplo "en trámite" o "aprobado".

Aquí, inicialmente, no hay Principio de los cuatro ojos que cumplir. En Secciones pueden liberar primero sus cambios. No obstante, siempre queda la validación final por parte de Contabilidad de Grupo.

Para otros más sensibles Datos Sin embargo, Merck tiene una Principio de los cuatro ojos El sistema prevé que los cambios sean mantenidos por una división y liberados por otra.

En la actualidad, Merck se beneficia TI-flujo de trabajo con sólo dos participantes -contabilidad de grupos (GA) y Secciones–Controlar (DivisionCO) - y muy pocos pasos de procesamiento.

Esto ha acortado considerablemente los plazos de los procesos de cambio. Los ajustes de la jerarquía de segmentos, que solían llevar de seis a ocho semanas, se completarán en siete o catorce días.

Con la "fecha de entrada en vigor", los cambios pueden adelantarse al futuro según se desee:

"Hoy ya podemos registrar los cambios que sabemos que se van a producir y anticiparnos a ellos. Así, los cambios que serán necesarios en el futuro ya están registrados en el sistema. Cuando llega la fecha límite, los sistemas de destino se llenan mediante transferencia/replicación de datos. Especialmente en el caso de los cambios de fin de año, por ejemplo, esto supone un alivio considerable porque los cambios que se sabe que van a producirse ya pueden registrarse en una fase temprana".

dice Bieker.

Los beneficios para el Usuario son un editor WYSIWYG para jerarquías y Datos maestrostransparencia sobre los cambios en el proceso, estrecha colaboración entre numerosos departamentos y trazabilidad de los cambios en los datos maestros.

No hay que subestimar la fluctuación de las personas implicadas. Empleados. Cambian rápidamente de trabajo y de responsabilidades.

Así que debe haber otros Empleados tienen que volver a formarse. Por supuesto, es muy útil que el sistema implantado por Merck sea fácil de usar y pueda aprenderse rápidamente.

Cuanto más fácil de manejar sea un sistema, más tolerable será cuando Conocimientos técnicos-los transportistas cambian, y cuanto Conocimientos técnicos-se construya.

Un aspecto esencial de un proyecto de gestión de datos maestros es la gestión del cambio.

"Esto es lo más importante, porque cada introducción de una nueva TI-el sistema está asociado al cambio"

subraya Bieker.

Especialmente en las grandes Empresa las estructuras han crecido con el tiempo y se han arraigado ("Siempre lo hemos hecho así", etc.). Por tanto, es necesario convencer, a ser posible ya en la fase previa.

El cambio de una gestión de datos maestros basada en Excel a otra basada en sistemas fue experimentado por algunas áreas y por otras. Empleados como un cambio cultural. Hay que acompañarlo y amortiguarlo; hay que conocer e implicar a los afectados para evitar una actitud defensiva derivada de la ignorancia o el miedo.

"Cambiar Gestión incl. la comunicación temprana y la implicación de todas las partes interesadas no pueden tomarse suficientemente en serio".

es el consejo final de Bieker.