Mantenimiento de modelos en el campo

Por desgracia, una y otra vez se producen accidentes químicos que contaminan el medio ambiente y el agua potable y, por tanto, ponen en peligro la salud o incluso la vida de las personas.

Uno de los accidentes más graves de este tipo se produjo en 1986, cuando el agua tóxica de extinción se filtró al Rin, cerca de Basilea, provocando la muerte masiva de peces.

Fue precisamente en ese año cuando Helmut Dennig fundó Denios en Bad Oeynhausen, Westfalia. La empresa está especializada en el desarrollo y la producción de soluciones de almacenamiento en las que las sustancias peligrosas pueden almacenarse de forma segura, fiable y conforme a la ley.

En la actualidad, la empresa cuenta con seis centros de producción y 17 sucursales en los mercados más importantes de Europa, Estados Unidos y China; en 2014, unos 700 empleados generaron una facturación de casi 141 millones de euros. El especialista en almacenamiento de sustancias peligrosas se enfrenta a la competencia mundial.

Para poder gestionar el crecimiento de forma selectiva en el futuro, es importante que la empresa disponga de procesos informáticos eficientes, desde la planificación de ventas, compras y producción hasta la contabilidad financiera y el control, y que los diseñe y armonice de forma coherente en todas las sedes. Denios confía en las funciones integradas de SAP ERP.

"El uso del software SAP es un componente importante de nuestra estrategia empresarial e informática"

afirma Michael Kallenberg, Director de Tecnología de la Información.

Los procesos definidos en la sede central se establecen como norma en las sucursales en la medida de lo posible.

Diversidad de variantes bajo control

"Existe una amplia gama de variantes y, por tanto, opciones de configuración para elegir cada producto individual"

explica Kallenberg.

La eficacia de los procesos de configuración de productos y creación de ofertas es, por tanto, un factor competitivo. Para ello, Denios utiliza la aplicación Treorbis Variant, un complemento basado en Abap que se integra a la perfección en SAP ERP de forma segura para las versiones y se vincula a los objetos estándar de SAP relevantes para la configuración de productos, como listas de materiales, hojas de ruta o determinación de condiciones.

De este modo, el departamento de ventas puede llevar a cabo procesos de configuración como parte de la preparación de ofertas de forma rápida, fiable, transparente y de alta calidad directamente en el software SAP.

"Sólo en el sector de los contenedores, hay una media de 150 variantes distintas para cada producto, que difieren en cuanto a tamaño, puertas -corredizas, batientes o enrollables-, equipamiento interior o sistema de climatización y ventilación, por ejemplo"

subraya Michael Kallenberg.

Una empresa farmacéutica que necesita almacenar muestras de laboratorio de forma segura tiene requisitos distintos para una sala de seguridad que una empresa que necesita una sala de servidores totalmente equipada para copias de seguridad de datos.

Con el Centro de Datos Completo (CDC), los expertos de Denios han desarrollado un innovador sistema de contenedor informático específico para este fin, que protege la infraestructura informática tanto de averías como de un caso K provocado por un incendio o actos vandálicos.

Con la solución de variantes de Treorbis, los empleados del departamento de diseño pueden ahora introducir cómodamente sus conocimientos sobre las opciones de configuración y combinación de los distintos productos en forma de tabla y ponerlos a disposición del departamento de ventas.

Para ello no se requieren conocimientos especiales como los necesarios para el desarrollo y mantenimiento del conocimiento de las relaciones SAP, lo que significa que el mantenimiento del modelo vuelve a estar totalmente anclado en el área especializada.

Ya no es necesaria la laboriosa coordinación con el departamento informático interno y el proceso se agiliza considerablemente.

"El ahorro de tiempo conseguido hasta ahora ya ha amortizado el gasto en la solución Treorbis"

Kallenberg está encantado.

También se han simplificado muchas cosas para los usuarios finales de ventas: ahora pueden ver inmediatamente en el sistema SAP si la variante de modelo deseada es técnicamente viable y pueden calcular el precio y el plazo de entrega.

La lista de piezas y el plan de trabajo se generan automáticamente y se envían directamente al departamento de preparación del trabajo en producción tras la aprobación del pedido, que inicia inmediatamente los pasos siguientes.

Como resultado, todo el proceso de tramitación de pedidos no sólo es mucho más fiable, sino también significativamente más rápido. Esto mejora la fiabilidad de la entrega y aumenta la satisfacción del cliente.

Espacio para tareas básicas

Los empleados de ventas se ven liberados de tareas manuales. Ahora, las listas de piezas y las hojas de ruta relacionadas con los artículos pueden derivarse directamente de las listas de piezas y hojas de ruta máximas, que cuentan con un conjunto de reglas que se analizan durante la configuración de un pedido de cliente.

Esto deja al departamento de ventas más espacio para tareas básicas como la tramitación de pedidos y el asesoramiento, que requiere un cuidado especial, sobre todo con los productos relevantes para la seguridad.

Esto es posible porque todo el conjunto de reglas de un producto se almacena de forma centralizada en "tablas de decisión" en la solución de variantes. Esto no solo simplifica la gestión de los datos, sino que también mejora su calidad.

Antes, cada plan de trabajo tenía que crearse a mano y comprobarse de nuevo. Hasta hace poco, unos 70.000 planes de trabajo se almacenaban y gestionaban laboriosamente en el sistema SAP de esta forma.

Con la introducción de Treorbis Variant, Denios también ha optimizado los procesos basados en formularios. El departamento de ventas puede crear formularios de oferta personalizados y añadir textos individuales a los datos de producto y configuración, así como integrar fotos, gráficos o dibujos.

Esto se garantiza mediante un control de impresión interactivo basado en la extensión de la solución SAP Interactive Forms by Adobe, que contabiliza automáticamente las entradas adicionales en ERP.

A la hora de implantar el complemento, los responsables confiaron en la experiencia en procesos y consultoría de Treorbis en el ámbito de la configuración de variantes.

Incluso durante una instalación de prueba, quedó claro que la solución de la variante cumple especialmente bien los requisitos específicos de configuración y presupuesto de la empresa.

Gracias al estricto plan de implantación y a los métodos probados del proveedor de servicios integrales de SAP, la implantación se completó rápidamente.

"La cooperación orientada a objetivos y resultados de todos los implicados en el proyecto y el alto nivel de compromiso personal de los consultores de Treorbis, que estuvieron disponibles en todo momento y aplicaron las solicitudes de cambio con prontitud, contribuyeron significativamente a la rápida puesta en servicio"

elogia a Kallenberg.

Dos de las cinco líneas de productos de la división de Contenedores se están mapeando actualmente en la nueva solución de variantes. Las tres líneas restantes se integrarán a finales de 2015.

Como la curva de aprendizaje aumenta constantemente a lo largo de un proyecto, la cartografía del segundo grupo de productos se completó casi el doble de rápido que la del primero.

Los aproximadamente 60 usuarios finales disfrutan trabajando con la solución de variantes, ya que es fácil aprender a utilizarla. Al mismo tiempo, tienen la opción de editar las entradas de la tabla en la conocida interfaz de Excel y volver a cargarlas en el software SAP mediante un programa de carga de Treorbis.

Configuración 3D móvil

Kallenberg saca una conclusión positiva:

"Treorbis Variant crea la base para una configuración de variantes totalmente integrada en SAP, transparente y eficiente en alta calidad".

Los siguientes pasos, como el despliegue de la solución de variantes en todas las empresas y la mejora de la visualización de las estructuras de datos en el editor de configuración, ya están en marcha.

La empresa también quiere hacer más eficiente la tramitación de pedidos en la organización de ventas sobre el terreno con un escenario móvil. El objetivo es configurar los productos para los clientes utilizando un modelo 3D en un dispositivo móvil.

Una vez realizado el pedido, los datos se transfieren directamente al sistema de entrada de pedidos SAP.

"Con una atractiva pantalla 3D, podemos satisfacer aún mejor las expectativas de los clientes, que hoy en día quieren la misma experiencia de configuración cómoda en la tienda en términos de háptica y facilidad de uso que en el hogar"

concluye Kallenberg.