Reconocer más rápidamente los errores y sus causas

Los datos maestros como copia digital de objetos empresariales reales desempeñan un papel cada vez más importante en tiempos de digitalización, S/4, Industria 4.0 e Internet de las cosas (IoT). Una alta calidad constante de los datos maestros es la base de unos procesos empresariales eficientes.

Por ello, el fabricante suizo Franke Kitchen Systems quería sustituir la evaluación manual de sus datos maestros por una solución más eficaz y, de este modo, mejorar continuamente la calidad de los datos de forma orientada al proceso.

Franke utiliza ahora cbs Master Data Validation (cbs MDV), un completo software estándar para evaluar, supervisar y optimizar los datos maestros.

El software ofrece una cabina intuitiva para definir reglas de negocio específicas de la empresa para la gestión de la calidad de los datos. Con esta solución, los problemas y oportunidades pueden identificarse más rápidamente y los datos maestros pueden incluso valorarse monetariamente.

Acceso a datos técnicos actualizados

Todo cocinero sabe que no basta con buenos ingredientes para preparar platos de primera calidad. Además de la experiencia, la creatividad y la habilidad, una preparación meticulosa es un requisito indispensable para el éxito.

Para Franke Kitchen Systems, esta preparación comienza cuando se planifica una cocina para un hogar particular. Para adaptar perfectamente los sistemas de cocina de la empresa suiza a las necesidades individuales de los clientes, los planificadores necesitan tener acceso en todo momento a los datos técnicos más recientes, especificaciones, ilustraciones y variantes de modelos de los componentes individuales.

Especificaciones técnicas, dimensiones, fotos, precios e instrucciones de instalación: toda esta información debe ser correcta en todo momento para que los clientes puedan seleccionar los productos de forma selectiva.

Sin embargo, si estos datos maestros no se mantienen de forma óptima, pueden conducir rápidamente a una planificación incorrecta. Una información incorrecta sobre las dimensiones o la asignación de materias primas, por ejemplo, producirá inevitablemente rechazos innecesarios durante la producción, y las correcciones necesarias provocarán también, en el peor de los casos, que se sobrepasen las fechas de entrega. La pérdida de confianza de los clientes y unos procesos de trabajo internos ineficaces que ocasionan costes innecesarios son consecuencias inevitables.

La experiencia demuestra que los procesos empresariales eficientes no son posibles sin unos datos maestros correctos. Por esta razón, la medición mensual de la calidad de los datos maestros forma parte de la rutina de Franke desde hace un año.

Patricia Venzlaff, gestora de datos maestros de la División de Sistemas de Cocina, antes tenía que leer la información almacenada en las bases de datos SAP para determinar el índice DQ (calidad de los datos) y luego analizarla laboriosamente en Excel según unas reglas de calidad de datos definidas.

Se trataba de un procedimiento largo y propenso a errores que, además, no ofrecía la posibilidad de modificar específicamente los criterios del análisis. El resultado sí proporcionaba información sobre si el contenido estaba mejor, igual o peor mantenido que en el mes anterior; sin embargo, no daba ninguna pista sobre la causa de los errores existentes.

"Para encontrar las fuentes de error, habría tenido que enrollar todo el proceso paso a paso con un gran coste"

Patricia Venzlaff se queja.

En busca de una solución para la medición eficaz y la optimización orientada a procesos de la calidad de los datos, se recomendó a la dirección el software cbs Master Data Validation (cbs MDV).

La consultoría SAP cbs Corporate Business Solutions, con sede en Heidelberg, demostró ser el socio ideal para Franke. El equipo de proyectos de cbs analizó el procedimiento actual, definió los requisitos junto con los usuarios y los implementó de forma prototípica con la nueva versión cbs Master Data Validation for SAP ERP & S/4 Hana 1.5.

"El programa es fácil de introducir"

elogia a Venzlaff:

"Todos los miembros del equipo del proyecto de cbs comprendieron el problema tanto desde el punto de vista de la gestión como desde el punto de vista técnico. Así surgieron ideas y soluciones que nunca se nos habrían ocurrido a nosotros".

Dado que los datos de clientes y proveedores no debían tenerse en cuenta inicialmente en el análisis, el proyecto se limitó a los datos maestros de material de Franke y, por tanto, a 350.000 artículos con datos sobre unos 2,5 millones de órdenes de producción, 1,2 millones de posiciones de documentos de compra y casi 20 millones de posiciones de documentos de venta.

Además de optimizar la calidad de los datos, en el orden del día figuraban la referencia de utilización y la determinación de los costes de reproducción de los datos maestros de materiales. Apenas tres meses después, la planificación y la implantación habían concluido con éxito.

Desde entonces, Venzlaff ya no tiene que realizar el mantenimiento de los datos maestros y el análisis de datos en un trabajo manual que consume mucho tiempo. En su lugar, extrae los datos mensualmente de acuerdo con reglas definidas que crea en la intuitiva cabina de mando de cbs MDV.

Este centro de control basado en SAP no necesita una interfaz independiente con la base de datos y funciona fácilmente con los campos ya definidos. El gestor de datos maestros puede, por ejemplo, almacenar rutinas para averiguar si un valor almacenado es válido, y localizar así los errores con mayor rapidez.

Las evaluaciones orientadas a la demanda también pueden realizarse ahora con poco esfuerzo y hacer visibles incluso las correlaciones complejas. Por ejemplo, con unos pocos clics de ratón se puede determinar el peso total de un producto sumando los pesos de sus componentes.

"Lo que facilita especialmente el trabajo es que con la nueva referencia de utilización puedo comprobar qué registros maestros se utilizaron en absoluto".

subraya Patricia Venzlaff.

"Así puedo excluir del análisis artículos muy nuevos o muy antiguos en los que este uso es particularmente bajo, y también puedo especificarlo fácilmente en la cabina".

Cuando se le pregunta a Venzlaff cuándo terminará la limpieza de datos maestros, sonríe. El mantenimiento de los datos maestros es un proceso continuo que nunca termina.

En primer lugar, porque los datos cambian constantemente: Cambian las direcciones o los números de cuenta, crece la gama de productos y la base de clientes, o hay un cambio de proveedor. En segundo lugar, las exigencias de los análisis de datos maestros son cada vez mayores.

Por ello, Franke ha introducido recientemente la versión cbs MDV 2.0 SP005 y ha completado así la última etapa en el camino hacia la optimización por el momento. Con el módulo cbs MDV Costes de reproducción, por fin es posible determinar los costes de creación y mantenimiento de sus datos maestros e incluirlos en el valor de la empresa.

Base sólida para optimizar la calidad de los datos

"El software es fácil de implantar. Con cbs MDV, creamos una base sólida para mejorar continuamente la calidad de nuestros datos maestros de forma orientada al proceso. Esta solución nos ayuda a identificar más rápidamente los errores y sus causas. Esto nos ha permitido mejorar significativamente la transparencia de nuestros datos maestros."

resume Venzlaff.

Con los nuevos análisis de los datos, ya ha sido posible optimizar algunos procesos.

"Por ejemplo, descubrimos que la calidad de los datos en un área de la empresa era deficiente".

explica el experto en datos maestros.

"Como resultado, hicimos que la información en cuestión fuera mantenida, en primer lugar, por otro departamento y, en segundo lugar, en una fase más temprana del proceso. Esta sencilla medida mejoró notablemente la calidad de nuestros datos maestros en el plazo de un mes."

Proyecto Franke

• La medición mensual de la calidad de los datos maestros se realizaba en gran parte manualmente en Excel. Esto llevaba mucho tiempo, era ineficaz y carecía de sentido.
• La empresa quería mejorar la medición de la calidad de los datos maestros y por ello utiliza cbs Master Data Validation for SAP ERP & S/4 1.5, un completo software estándar para la evaluación, supervisión y optimización de los datos maestros.
• En colaboración con cbs, se desarrolló una solución a medida con la que los datos maestros pueden analizarse de forma orientada al proceso según reglas libremente definibles.
• En fases posteriores, se introdujeron módulos MDV adicionales de cbs para determinar la referencia de utilización de los datos maestros de materiales y los costes de reproducción.
• La solución ha reducido el esfuerzo necesario para medir el Índice de Calidad de Datos y ha proporcionado la base para mejorar la calidad de los datos maestros de materiales.