Después de la oficina en casa viene el orden

La digitalización y el trabajo a distancia han ganado aceptación de forma drástica: Según un reciente estudio de Bitkom, nueve millones de empleados trabajaron desde casa por primera vez en el primer trimestre de 2020.

El mero número sugiere que no todas estaban preparadas: La mayoría de las empresas han confiado en los servicios en la nube como medida transitoria. Esto podría suponer un considerable trabajo adicional para las empresas: tras seis semanas de trabajo improvisado en casa, se calcula que se necesitarán nueve millones de días-hombre para buscar, archivar y archivar correctamente los expedientes procesados en la oficina de origen.

Establecer soluciones adecuadas lleva tiempo: quien no lo tiene suele tener un problema. Puede que no inmediatamente:

"Sospecharía que allí donde falta archivo y gestión documental se han utilizado medios semilegales, es decir, servicios gratuitos en la nube, para seguir avanzando"

afirma Norbert Gronau, catedrático del Departamento de Sistemas, Procesos y Sistemas de Información de la Universidad de Potsdam.

"Estamos hablando de cerca de un millón y medio de empresas que confían en este tipo de soluciones ad hoc, o peor aún: que se envían documentos de un lado a otro por correo electrónico. Así que más vale publicarlas en el mercado".

Crear después manualmente un flujo de documentos comprensible -con la vuelta a la rutina diaria de la oficina- podría imponer cargas adicionales.

"Nueve millones de trabajadores que tuvieron que cambiar a la oficina en casa con poca antelación trabajaron 270 millones de días-hombre en seis semanas"

Sven Kaiser, Director de Marketing de Optimal Systems, calcula.

"El 10% de este tiempo invertido en volver a trabajar equivaldría a 216 millones de horas-hombre. Incluso si sólo un tercio de los empleados trasladados espontáneamente a la oficina en casa improvisaran realmente, seguirían siendo casi nueve millones de días-hombre o 72 millones de horas-hombre, una carga de costes gigantesca comparada con la inversión en un ECM."