Desmantelamiento de aplicaciones SAP

Las empresas siempre han estado interesadas en desmantelar los sistemas SAP en cuanto ya no necesitan estar constantemente disponibles para los procesos de la empresa. El desmantelamiento siempre va de la mano de la expectativa de una reducción de costes: se pueden ahorrar costes operativos y de licencias. Por ejemplo, cuando se venden empresas o partes de empresas o cuando se reorganizan empresas. Pero también cuando se cambia de R/2 a R/3 o ERP ECC, o ahora cada vez más cuando se cambia al S/4 basado en Hana.

Si se sustituye un sistema heredado por un nuevo entorno de sistemas basado en un enfoque greenfield, prácticamente siempre existe la necesidad de conservar determinados datos tras el desmantelamiento del sistema y ponerlos a disposición para diversos fines de análisis. Por ejemplo, para auditorías fiscales, auditorías de la seguridad social, auditorías internas y análisis de datos, responsabilidad por productos defectuosos, etc.

Determinar qué datos de una base de datos y/o de un sistema de archivo deben seguir estando disponibles en detalle tras el cierre de un sistema SAP es una tarea ardua. Por regla general, un equipo de diferentes departamentos es responsable de un proyecto de este tipo en una empresa, en el que posiblemente también participe una empresa de consultoría externa que aporte amplios conocimientos o experiencia en el desmantelamiento/definición de sistemas SAP. Extraer todos los datos de un sistema SAP que se va a dar de baja para poder utilizarlo más adelante o seguir utilizándolo no es muy conveniente por razones de coste y esfuerzo.

El esfuerzo o la duración de un desmantelamiento de un sistema SAP de este tipo puede variar enormemente. Hay proyectos que pueden realizarse en unos diez días, pero también pueden requerir 100 días-hombre o más, en función del número de sociedades que se tengan en cuenta o de la diversidad de los datos SAP que deban extraerse. En cualquier caso, esto debería considerarse en una fase temprana, preferiblemente cuando se decida desmantelar aplicaciones SAP o antes del plan real para cambiar a S/4 Hana, por ejemplo.

A la medida de SAP

PBS Software es probablemente el único socio de SAP en el mundo que lleva muchos años ofreciendo una solución complementaria específica para el desmantelamiento de sistemas SAP como parte de su cartera de productos de gestión del ciclo de vida de la información. Como todas las soluciones complementarias de SAP, es distribuida por PBS y sus socios o utilizada por empresas asociadas o consultoras en proyectos de desmantelamiento relacionados con SAP.

Se trata de una solución estándar ágil y económica. Es una alternativa a la solución SAP ILM con la que SAP cubre el tema del desmantelamiento de SAP. Con la solución SAP se pueden llevar a cabo incluso las mayores necesidades de desmantelamiento, pero para ello siguen siendo necesarias aplicaciones SAP en funcionamiento, como ERP y BW. En cambio, la solución PBS ya no requiere un sistema SAP en funcionamiento tras el desmantelamiento.

La solución PBS consta esencialmente de dos componentes: Por un lado, el denominado PBS Content Extractor (CONEX) garantiza que los datos puedan extraerse/liberarse de los sistemas SAP en un formato transparente; por otro lado, el segundo componente, el PBS Enterprise Content Store basado en PC/Windows, garantiza que los datos extraídos puedan gestionarse, protegerse, filtrarse, visualizarse o también utilizarse con fines de análisis a través de vistas especialmente preparadas según sea necesario.

Una de las principales ventajas de la solución es que ofrece funciones fáciles de usar para manejar o evaluar datos SAP y, por tanto, la posibilidad de que los usuarios que no son de SAP realicen búsquedas de datos de forma sencilla.

Transparencia a raudales

¿Qué significa software estándar en este contexto? ¿Qué tiene de especial la solución PBS para el desmantelamiento de sistemas SAP? Por un lado, utiliza un procedimiento estandarizado y probado para extraer datos que pueden rastrearse en cualquier momento. Los objetos de extracción se crean y utilizan para que coincidan con los respectivos datos de aplicación en el entorno SAP. En concreto, se generan o crean objetos especialmente utilizables, por ejemplo, un documento FI, un documento SD u objetos dedicados para datos de producción.

Objetos personalizados - Tablas Z

También pueden crearse objetos personalizados. Esto significa que pueden incluirse en la extracción tablas adicionales, especialmente tablas específicas de clientes, las denominadas "tablas Z". También es posible integrar ficheros de archivo SAP (ADK) en la extracción. Las empresas también tienen la opción de integrar o transferir información no estructurada, como documentos y listas de impresión de un sistema DMS existente por referencia, además de los datos de la tabla. Esta información también estará disponible en el PBS Enterprise Content Store para su uso en análisis tras una parada del sistema SAP.

Ficheros SAP DART para auditorías de empresas

ECS también puede utilizarse para importar y procesar archivos SAP DART. Muchos clientes utilizan DART para generar extractos de datos para la transferencia de datos relevantes para los impuestos en el contexto de las auditorías fiscales. El PBS Enterprise Content Store ofrece muchas más funcionalidades que un sistema de archivo estándar. Con esta solución de PBS, no sólo se pueden visualizar y navegar en tablas SAP o datos SAP, sino que también se pueden seguir procesando o utilizar para una amplia variedad de propósitos.

Por ejemplo, para imprimir, para crear archivos Excel, para la visualización de documentos SAP de tipo transaccional basados en transacciones SAP o con fines analíticos (también con vistas predefinidas para la evaluación de datos SAP o en conexión con herramientas de análisis como SAP Crystal Reports o SQL Server Business Intelligence).

Por supuesto, también existen funciones de comprobación o prueba que garantizan que las extracciones de datos realizadas se corresponden exactamente con las acordadas, además de una administración de usuarios y un control de acceso de gran alcance (a documentos SAP, listas de impresión y extractos).

Adecuado a las necesidades

Está en la naturaleza de lo que es el desmantelamiento del sistema SAP: después de una extracción de datos/extracción de datos completada de un sistema SAP heredado con un uso único de facto durante un cierto periodo de tiempo, el componente para la extracción de datos (Content Extractor) no se necesita de forma permanente. Precisamente por eso se ofrece también como software de alquiler.

La situación es diferente para el otro componente, el sistema de almacenamiento de contenidos empresariales basado en PC, incluida la base de datos SQL a la que se importaron los datos de SAP. Se utiliza o se pone en funcionamiento mientras sea necesario almacenar los datos correspondientes. Si algunos de los datos dejan de ser necesarios, basta con borrarlos de la base de datos. La regla general es: cuanto más tiempo se almacenen los datos, mejor. Al fin y al cabo, nunca se sabe cuánto tiempo se van a necesitar determinados datos. Por cierto, PBS está evaluando la posibilidad de ofrecer este componente como una solución en la nube en el futuro.

En principio, la solución estándar para el desmantelamiento de sistemas SAP presentada es apta para su uso en todos los sistemas o módulos de aplicación SAP (incluidas las soluciones sectoriales) y ya ha demostrado su eficacia en numerosos proyectos nacionales e internacionales.

Cierre concreto de SAP:

Venta de una unidad de negocio

Prácticamente con la decisión de una empresa mediana (unos 200 empleados, alrededor de 50 millones de euros de facturación) de vender una división de negocio, se trataba de dar de baja un sistema SAP ECC. Al mismo tiempo, la empresa fabricante, que no desea ser nombrada, tenía la obligación de eliminar del sistema los datos SAP relevantes. Éstos debían seguir estando disponibles durante cierto tiempo después del desmantelamiento. Principalmente por motivos de conservación. Todo salió según lo previsto. Aproximadamente 40.000 documentos de facturación de un DMS, unos 700 registros maestros de personal y varios miles de recibos de viaje (datos de RR.HH.) se extrajeron o transfirieron al PBS Enterprise Content Store mediante la solución CONEX de PBS. El proyecto sólo requirió diez días-hombre, lo que permitió mantener los costes de implantación dentro de los límites presupuestarios establecidos.