Desmantelamiento de aplicaciones SAP

Las empresas siempre han estado interesadas en desmantelar los sistemas SAP en cuanto ya no necesitan estar permanentemente disponibles para los procesos de la empresa. Un desmantelamiento siempre va acompañado de la expectativa de una reducción de costes: pueden ahorrarse costes operativos y de licencia.

Por ejemplo, al vender empresas o partes de empresas o al reestructurar empresas. Pero también al cambiar de R/2 a R/3 o ERP ECC, o ahora cada vez más al cambiar al S/4 basado en Hana.

Cuando se sustituye un sistema heredado por un nuevo entorno de sistemas basado en un enfoque greenfield, prácticamente siempre existe la necesidad de conservar determinados datos tras el desmantelamiento del sistema y ponerlos a disposición de diversos fines de análisis.

Por motivos de auditoría fiscal, auditorías de la seguridad social, auditorías internas, así como análisis de datos, responsabilidad civil por productos defectuosos, etc.

Determinar detalladamente qué datos de una base de datos y/o de un sistema de archivo deben seguir estando disponibles tras la parada de un sistema SAP es una tarea muy exigente.

Por regla general, un equipo de diferentes departamentos es responsable de un proyecto de este tipo en una empresa, posiblemente también con la participación de una empresa consultora externa que aporte amplios conocimientos o experiencia en cierres/reparaciones de sistemas SAP.

Extraer todos los datos de un sistema SAP que se va a dar de baja para poder utilizarlo más adelante o seguir utilizándolo no es muy conveniente por razones de coste y esfuerzo.

El esfuerzo o la duración de un desmantelamiento de un sistema SAP de este tipo puede variar mucho. Hay proyectos que se terminan quizá en diez días, pero también pueden llevar 100 días-hombre o más, en función del número de sociedades previstas o de la diversidad de los datos SAP que haya que extraer.

En cualquier caso, esto debería abordarse en una fase temprana, idealmente cuando se decida retirar aplicaciones SAP o antes del plan real para cambiar a S/4 Hana, por ejemplo.

A la medida de SAP

Como probablemente único socio de SAP en todo el mundo, PBS Software lleva años ofreciendo una solución complementaria específica para el tema del desmantelamiento de sistemas SAP como parte de su cartera de productos para la gestión del ciclo de vida de la información.

Como todas las soluciones complementarias de SAP, es distribuida por PBS y sus socios o utilizada por empresas asociadas o consultorías en proyectos de desmantelamiento en el entorno SAP.

Se trata de una solución estándar ágil y económica. Es una alternativa a la solución SAP ILM con la que SAP cubre el tema de las paradas SAP.

Con la solución SAP se pueden implementar incluso los mayores requisitos de desmantelamiento, pero sigue necesitando aplicaciones SAP en funcionamiento, como ERP y BW, durante dicho desmantelamiento. En cambio, la solución PBS ya no requiere un sistema SAP en funcionamiento tras el desmantelamiento.

La solución PBS consta esencialmente de dos componentes: Por un lado, el denominado PBS Content Extractor (CONEX) garantiza que los datos puedan extraerse/liberarse de los sistemas SAP en un formato transparente; por otro lado, el segundo componente, el PBS Enterprise Content Store basado en PC/Windows, garantiza que los datos extraídos puedan gestionarse, protegerse, filtrarse, visualizarse o también utilizarse con fines de análisis a través de vistas especialmente preparadas según sea necesario.

Una de las principales ventajas de la solución es que ofrece funciones fáciles de usar para manejar o evaluar datos SAP y, por tanto, la posibilidad de que los usuarios que no son de SAP realicen búsquedas de datos de forma sencilla.

Transparencia a raudales

¿Qué significa software estándar en este contexto? ¿Qué tiene de especial la solución PBS para las paradas del sistema SAP? Por un lado, para extraer los datos se utiliza un procedimiento estandarizado y probado, que puede rastrearse en cualquier momento.

Aquí, los objetos de extracción se crean y utilizan de acuerdo con los datos de aplicación respectivos en el entorno SAP. En concreto, se generan o crean objetos especialmente utilizables, por ejemplo, un documento FI, un documento SD u objetos dedicados para datos de producción.

Objetos personalizados - Tablas Z

Además, pueden crearse objetos personalizados. Esto significa que pueden incluirse en la extracción otras tablas, especialmente las específicas de clientes, las denominadas "tablas Z". También es posible integrar ficheros de archivo SAP (ADK) en la extracción.

Además, las empresas tienen la opción de integrar o transferir información no estructurada, como documentos y listas de impresión de un sistema DMS existente por referencia, además de los datos de la tabla. A continuación, estos datos también están disponibles en el PBS Enterprise Content Store para su uso después de una parada del sistema SAP para realizar evaluaciones.

Ficheros SAP DART para auditorías de empresas

Con ECS, los archivos DART de SAP también pueden importarse y procesarse posteriormente. Muchos clientes utilizan DART para generar extractos de datos para una transferencia en soporte informático de datos relevantes para los impuestos en el entorno de las auditorías fiscales.

El PBS Enterprise Content Store ofrece muchas más funcionalidades que un sistema de almacenamiento habitual. Con esta solución de PBS, no sólo se pueden visualizar y navegar en tablas SAP o datos SAP, sino que también se pueden seguir procesando o utilizar para los fines más diversos.

Por ejemplo, para imprimir, para crear archivos Excel, para la visualización de documentos SAP de tipo transaccional basados en transacciones SAP o con fines analíticos (también con vistas predefinidas para la evaluación de datos SAP o en conexión con herramientas de análisis como SAP Crystal Reports o SQL Server Business Intelligence).

Por supuesto, también existen funciones de comprobación o prueba que garantizan que las extracciones de datos realizadas se corresponden exactamente con las acordadas, además de una administración de usuarios y un control de acceso de gran alcance (a documentos SAP, listas de impresión y extractos).

Adecuado a las necesidades

Está en la naturaleza de lo que es el desmantelamiento del sistema SAP: después de una extracción de datos/extracción de datos completada de un sistema SAP heredado con un uso único de facto durante un cierto periodo de tiempo, el componente para la extracción de datos (Content Extractor) no se necesita de forma permanente. Precisamente por eso se ofrece también como software de alquiler.

La situación es diferente con el otro componente, el sistema de almacenamiento de contenidos empresariales basado en PC que incluye la base de datos SQL a la que se importaron los datos de SAP. Se utiliza o se pone en funcionamiento mientras haya que mantener disponibles los datos correspondientes.

Si algunos de los datos ya no son necesarios, basta con borrarlos de la base de datos. La regla general es: cuanto más tiempo se conserven los datos, mejor. Al fin y al cabo, nunca se sabe cuánto tiempo se van a necesitar realmente ciertos datos. Por cierto, PBS está evaluando la posibilidad de ofrecer este componente como solución en la nube en el futuro.

En principio, la solución estándar para el desmantelamiento de sistemas SAP presentada es apta para su uso en todos los sistemas o módulos de aplicación SAP (incluidas las soluciones sectoriales) y ya ha demostrado su eficacia en numerosos proyectos nacionales e internacionales.

Cierre concreto de SAP:

Venta de una unidad de negocio

Prácticamente con la decisión de una empresa mediana (unos 200 empleados, alrededor de 50 millones de euros de facturación) de vender una división de negocio, se trataba de dar de baja un sistema SAP ECC. Al mismo tiempo, la empresa fabricante, que no desea ser nombrada, tenía la obligación de eliminar del sistema los datos SAP relevantes. Éstos debían seguir estando disponibles durante cierto tiempo después del desmantelamiento. Principalmente por motivos de conservación. Todo salió según lo previsto. Aproximadamente 40.000 documentos de facturación de un DMS, unos 700 registros maestros de personal y varios miles de recibos de viaje (datos de RR.HH.) se extrajeron o transfirieron al PBS Enterprise Content Store mediante la solución CONEX de PBS. El proyecto sólo requirió diez días-hombre, lo que permitió mantener los costes de implantación dentro de los límites presupuestarios establecidos.