El núcleo de la transformación

Los grandes proyectos informáticos suelen tener dificultades para cumplir las expectativas de resultado. Hay muchas razones para ello: los objetivos son imprecisos, el procedimiento no puede planificarse lo suficiente debido a su larga duración, las partes interesadas no participan lo suficiente y muchas más.

Las empresas alemanas se enfrentan actualmente al que probablemente sea el mayor reto desde el inicio de la era de la información: la transformación digital de todos sus procesos empresariales.

Además, las empresas deben aprovechar las últimas tecnologías, como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático, el análisis predictivo o la automatización robótica de procesos: sin estas innovaciones, la implantación de nuevos modelos de negocio digitales holísticos es inconcebible.

SAP ofrece un núcleo estable con S/4 Hana, que se complementa con SAP Cloud Platform como capa de agilidad. Esto sirve como solución líder dentro de la transformación digital - garantiza la integración y el acceso a las últimas tecnologías. Esto se traduce en multitud de ventajas como la reducción del esfuerzo de mantenimiento y actualización.

Por ello, muchas empresas se plantean actualmente la implantación de S/4, como se desprende de un estudio realizado por Arvato Systems el año pasado en colaboración con Pierre Audoin Consultants.

Según esto, el 9% de las empresas encuestadas ya están implantando S/4, el 18% están planificando activamente la introducción y nada menos que el 54% están debatiendo el cambio.

Ya en el contexto de ese debate, la posible implantación de S/4 debe alinearse con las estrategias a medio y largo plazo de la empresa.

Esta es la única manera de determinar si el entorno previsto y personalizado es capaz de reflejar los retos actuales y futuros del mundo empresarial digital (nos hemos dedicado a este tema en el número E-3 de julio/agosto de 2019, página 53).

Las empresas también deben darse cuenta de que la disposición al cambio de la organización es un factor clave del éxito para el grado de eficacia de la transformación.

En el proceso, los papeles y las formas de trabajar deben adaptarse a las posibilidades del progreso tecnológico para iniciar y asentar permanentemente la transformación.

A más tardar cuando las empresas entran en la fase de planificación concreta, la creación de una hoja de ruta de SAP Business Transformation es indispensable. Traduce los requisitos de las directrices previamente definidas de la estrategia corporativa al diseño de los futuros procesos empresariales.

Un socio de consultoría y sistemas competente en cuestiones informáticas y técnicas está en condiciones de desempeñar un papel decisivo en la configuración y el control de este proceso. Ayuda a estimar el esfuerzo y los costes de la transformación a S/4 - el 46 por ciento de las empresas del estudio mencionaron esto como un problema.

Además, aporta la experiencia de otros proyectos y, por tanto, conocimientos adicionales: según el estudio, el 32% de las empresas no dispone de los conocimientos necesarios.

Se desarrolla un procedimiento estructurado en estrecha coordinación con la empresa respectiva. Por un lado, se centra en el cambio de los procesos; por otro, se aportan a la empresa las experiencias de mejores prácticas del sector correspondiente.

Por otro lado, se dan los impulsos de innovación necesarios para el desarrollo ulterior integral de los procesos utilizando las últimas tecnologías. El objetivo declarado es construir un planteamiento de transformación controlado por fases que pueda procesarse posteriormente de forma eficiente.

Un punto muy importante de la hoja de ruta es la revisión coherente de todos los procesos empresariales. En la mayoría de las empresas se ha acumulado a lo largo de los años un enorme stock de procesos cuya documentación suele ser inadecuada.

Por tanto, la pregunta clave es qué procesos son realmente críticos para la empresa, cuáles "simplemente" la apoyan y cuáles, en caso necesario, pueden sustituirse o eliminarse por completo.

Para responder a esta pregunta, es imprescindible tener en cuenta el mapa completo de procesos de toda la empresa. Este análisis holístico del alcance de los procesos para los distintos departamentos, como finanzas, ventas y marketing, compras y otros, es muy crucial; al fin y al cabo, el cambio de procesos es la palanca de la eficacia de la transformación.

En primer lugar, deben identificarse y analizarse los procesos horizontales de extremo a extremo implantados en los departamentos, es decir, los que están dentro del departamento respectivo.

El siguiente paso consiste en identificar y describir las interconexiones verticales de los procesos de un departamento con los de otros departamentos. De este modo, se va desarrollando gradualmente una imagen significativa de cómo puede racionalizarse la organización mediante procesos backend ágiles y escalables.

Impulsar la innovación

Cuando se trata de preparar los procesos empresariales para el futuro, es importante considerar cómo la empresa puede utilizar de forma rentable tecnologías como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático, el blockchain, el Internet de las cosas, el análisis predictivo o la automatización robótica de procesos.

Al hacerlo, suele quedar claro rápidamente que todas estas innovaciones deben concebirse conjuntamente: se trata de derivar una arquitectura de sistema que sea adecuada para la empresa en cuestión y que pueda integrarse sin problemas en el ecosistema informático existente.

Con SAP Cloud Platform, SAP ofrece una solución que combina y proporciona estas tecnologías inteligentes y los servicios de integración asociados.

Los paquetes de aceleración para la plataforma en nube de SAP, adaptados a sectores y funcionalidades básicas específicos, pueden acelerar aún más la adopción de innovaciones digitales.

Un paso crucial en la hoja de ruta es la creación y prueba exhaustiva de un prototipo de la aplicación posterior. Por qué es tan importante este prototipo?

La adaptación de los procesos y la organización es la mayor palanca de la transformación empresarial. La aceptación de estas innovaciones requiere la confianza de todos los implicados en la implantación, confianza que se desarrolla y apoya con el prototipo. El prototipo hace que las innovaciones sean "tangibles".

Las empresas pueden cotejar su panorama de procesos con los procesos de referencia y, de este modo, captar también la aportación de valor de su implantación individual de S/4.

Además, el prototipo muestra la experiencia del usuario y pone a prueba los puntos de contacto del sistema. Gracias a la información obtenida durante las pruebas, se pueden identificar los retos pendientes.

Es la "prueba" de cómo se desarrollará la integración del nuevo entorno y los nuevos procesos en todo el ecosistema informático. La creación de prototipos minimiza así los riesgos en la realización del proyecto.

Utilizando el enfoque de transformación definido a través de la hoja de ruta de transformación empresarial, las empresas pueden cerrar sistemáticamente la brecha entre el estado actual de su entorno SAP y su visión de futuro. En este contexto, la tecnología es, en el mejor de los casos, "el habilitador" para aplicar la estrategia empresarial de la forma más eficaz y eficiente posible.