Procure-to-Pay

A esto hay que añadir el aumento de los requisitos de cumplimiento y la cuestión de las diferentes ubicaciones de la empresa o incluso la necesidad de trabajar desde casa. La digitalización y la automatización ofrecen una solución.

La compra ya está bastante avanzada: según un estudio reciente de la Asociación Alemana de Gestión de Materiales, Compras y Logística (BME), dos tercios de las empresas habrán automatizado casi por completo sus procesos operativos de compra a medio plazo. Si se añaden los procesos de verificación y pago de facturas, se habla de procure-to-pay o P2P para abreviar, es decir, de procesos continuos que van desde la creación de un pedido hasta el almacenamiento de facturas a prueba de auditorías.

No sólo sin papel

En SAP Business Suite o con S/4 Hana, debería ser posible llevar a cabo dichos procesos de trabajo P2P holísticos directamente dentro del sistema. Sin embargo, esto no significa que automáticamente estén completamente libres de papel. A menudo, los procesos son mucho menos digitales o automatizados en detalle de lo que cabría esperar.

Esto también se debe a que los departamentos de compras y contabilidad están bien organizados y los procesos en papel ya se han optimizado al extremo. Gracias a un personal cualificado, hábil y minucioso, los flujos de procesos también están en gran medida asegurados.

Pero a largo plazo, el trabajo eficiente sólo será posible si los procesos empresariales operativos están totalmente digitalizados y automatizados. Las soluciones de procesos y flujos de trabajo integradas en SAP, como las de xSuite Group, pueden encargarse de ello. Garantizan que los procesos basados en documentos se mapeen en SAP de forma automatizada en todo momento.

Esto acelera y simplifica los procesos, mejora los resultados del trabajo y facilita la consecución de los objetivos fijados. Las compras y la contabilidad experimentan una reducción significativa de la carga de trabajo. Se pueden encontrar numerosos puntos de partida para la digitalización y la automatización en los numerosos pasos de trabajo operativos a pequeña escala que se producen en todo el proceso P2P. Esto incluye a las personas, los departamentos y los flujos de trabajo implicados.

Por ejemplo, al registrar los requisitos. Aquí es donde comienza todo proceso de contratación. En la práctica, esto significa que cualquiera que necesite un bien o servicio rellena un formulario o pregunta informalmente a una autoridad superior si puede iniciar el proceso de contratación. Aquí es donde surge el primer reto: hay que saber quién es el responsable. Puede ser un supervisor, la dirección del departamento o el responsable del centro de costes o del presupuesto.

No es raro que una consulta informal, por ejemplo por correo electrónico, no contenga toda la información requerida por el departamento de compras. Esto suele dar lugar a consultas. Si existe un formulario de solicitud en papel, hay más posibilidades de que toda la información relevante se registre directamente, pero esto también conlleva todas las desventajas del papel: el firmante autorizado debe hacerse con el documento físicamente y no puede llevar a cabo con flexibilidad tanto la aprobación como el envío al departamento de compras en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Lejos de copiar y pegar

En el siguiente paso, tras una espera no demasiado larga y muchas consultas, la solicitud pasa al departamento de compras. Tienen que transferir los datos al sistema SAP para que pueda generarse un pedido. Dependiendo de la forma de la consulta, esto se denomina copiar y pegar o teclear manualmente. Si no hay más puntos que aclarar o faltan aprobaciones, el pedido puede activarse en SAP. Se imprime y se envía por correo o, en su caso, ya digitalmente como PDF por correo electrónico al proveedor.

Un procedimiento largo que puede acortarse con una solución de flujo de trabajo. A continuación, la solicitud se crea digitalmente, ya sea a través de un cliente web o de una aplicación SAP Fiori. Los usuarios experimentados de SAP también pueden introducir la solicitud directamente en la interfaz gráfica de SAP. El departamento de compras se beneficia de ello porque la solicitud ya se recibe digitalmente y toda la información está estandarizada y disponible de forma centralizada: se acabó la laboriosa recopilación manual de información y las molestas consultas. Los pasos siguientes -enviar la solicitud para su revisión o aprobación- también pueden automatizarse mediante workflow.

Una vez liberada, la solicitud se envía automáticamente al departamento de compras, que la comprueba; a continuación, el sistema genera automáticamente el pedido a partir de la solicitud en segundo plano. Ya no son necesarios más pasos manuales, el pedido puede enviarse al proveedor.

El siguiente paso en el proceso P2P es que el proveedor responda al pedido con una confirmación del mismo. Este es otro punto en el que la digitalización y la automatización entran en juego. En primer lugar, los datos de la confirmación recibida pueden transferirse automáticamente a SAP.

Esto se aplica tanto a los documentos en papel como a los digitales, desde PDF a archivos XML. La tecnología de lectura de documentos captura los datos de confirmación de los documentos y los transfiere al campo correspondiente del sistema SAP. Ya no es necesario teclear o copiar y pegar manualmente.

Una solución de automatización también puede encargarse de la comprobación del contenido y mostrar advertencias (resaltadas en color) si un valor de la confirmación se desvía del orden. Esto facilita enormemente la comprobación.

Descubra y elimine las rutinas que le quitan tiempo

El siguiente paso que puede automatizarse digitalmente es el tratamiento de las facturas entrantes. Estas llegan digitalmente o en papel, a una ubicación central o a la atención de una persona específica. Al igual que ocurre con el tratamiento de las confirmaciones de pedidos entrantes, aquí también hay varias posibilidades de automatización. Por ejemplo, leer los datos de la factura y transferirlos a los campos SAP previstos para ello. De este modo se elimina una actividad rutinaria que requiere mucho tiempo. Todo lo que se requiere es una comprobación por parte del procesador para validar los resultados de la lectura del documento.

En el caso de las facturas con referencia a un pedido, la comparación del contenido también puede automatizarse. El programa comprueba si los datos de la factura y del pedido coinciden y si ya se ha contabilizado la entrada de mercancías o la entrada de servicios. Si es así, se produce la denominada coincidencia a tres bandas. Esto garantiza un nivel de seguridad especialmente alto: todo es correcto. Ya no es necesaria una comparación manual entre estos tres puntos, el proceso está totalmente automatizado y los errores o intentos de fraude se detectan casi siempre en una fase temprana.

Para el departamento de contabilidad, esto reduce el esfuerzo drásticamente, si no a cero. Comprobar la correspondencia a tres bandas en el proceso manual lleva mucho tiempo y, por tanto, es poco factible en la práctica. En cambio, si los procesos P2P están digitalizados, esta comprobación puede realizarse automáticamente. De este modo, una solución de flujo de trabajo aumenta considerablemente la seguridad de los procesos.

Aunque no exista una referencia de pedido, pueden automatizarse muchos pasos de la tramitación de una factura recibida. En este caso, la introducción de datos en el sistema SAP también puede automatizarse mediante la tecnología de lectura de documentos y extracción de datos. No es necesario teclear manualmente, sólo hay que realizar un paso de validación para garantizar que el software ha leído y transferido todo correctamente.

Pruebas y publicación automatizadas

Hay más potencial de optimización en los procesos de revisión y aprobación. Siempre intervienen varias personas, normalmente de distintos departamentos. La digitalización y la automatización eliminan la necesidad de transportar documentos de un mostrador a otro, lo que acorta los tiempos de tramitación.

Por otra parte, un flujo de trabajo digital garantiza el cumplimiento de las directrices y los procesos de autorización, ya que éstos se almacenan en el sistema. Esto significa que ya no pueden eludirse, ya sea al introducir requisitos o al pedir, comprobar y aprobar una factura. Junto con la función de recordatorio y el registro y archivo automáticos, el software también libera a los empleados de cierta disciplina en los procesos.

Por tanto, es posible automatizar muchos pasos de trabajo en toda la cadena de procesos P2P. Los requisitos necesarios para ello son la digitalización de los documentos entrantes, la extracción de datos de los mismos y su transferencia automática al sistema ERP. Esto funciona tanto para las confirmaciones de pedidos entrantes como para las facturas. El resultado en cada caso: Se elimina gran parte del esfuerzo manual para teclear los datos.

Además del ahorro de tiempo y esfuerzo, existen otras razones tangibles para automatizar los procesos P2P mediante flujos de trabajo: mayor transparencia, mejor capacidad de evaluación para descubrir el potencial de optimización y mayor seguridad. Incluso hay ventajas monetarias directas, por ejemplo en forma de descuentos por pronto pago: Porque la automatización agiliza el procesamiento, lo que a su vez permite pagar antes a los proveedores.