Procesos permanentemente óptimos

Independientemente de la elección del método de migración, el cambio a S/4 Hana supone tanto un impulso como una necesidad para que las empresas evalúen sus procesos y, si es posible, los mejoren y simplifiquen. Ya se sabe que la minería de procesos es la mejor opción para ello, ya que proporciona una visión general basada en datos y, por tanto, válida, de los procesos reales, así como de las desviaciones de los mismos.

Pero a menudo también existe un considerable potencial de optimización en el propio uso de la minería de procesos: para crear una representación visual en tiempo real de los flujos de procesos, lo ideal sería utilizar todas las fuentes de datos relevantes. Dado que los entornos informáticos suelen ser muy heterogéneos, limitarse exclusivamente a los datos de los sistemas centrales, como ERP y CRM, a menudo solo conduce a resultados incompletos.

El uso de la minería de procesos no debe limitarse únicamente a las fases de la migración real a S/4, es decir, desde la planificación hasta el diseño de plantillas y la puesta en marcha. El control y la evaluación posteriores también son elementales para poder reconocer y eliminar en una fase temprana cualquier ineficiencia en los procesos que pueda producirse tras la migración.

A pesar de todas las ventajas de la minería de procesos, sus posibilidades solían limitarse puramente al diagnóstico: las ineficiencias de los procesos podían detectarse, pero no eliminarse automáticamente. Esta mejora significativa para la optimización sostenible y continua de los procesos de la empresa sólo es posible mediante una gestión de la ejecución basada en la minería de procesos. Las empresas pueden utilizarla para controlar de forma selectiva todo su rendimiento corporativo y adaptarlo continuamente a los requisitos cambiantes. Esto también se aplica a los procesos complejos y transversales.

Otra ventaja es que los responsables de la toma de decisiones también pueden utilizarlo para simular cambios y predecir así cómo afectarán a la consecución de los objetivos empresariales. Esto no sólo ayuda en las operaciones empresariales habituales, sino también, por ejemplo, a minimizar los riesgos de una migración a S/4 y a rediseñar procesos, basándose en datos válidos.

Reducción de la duración de los ciclos

Las posibilidades que ofrece la gestión de la ejecución se ilustran con el ejemplo de Fresenius Kabi. Esta empresa sanitaria de ámbito mundial, con unos 40.000 empleados, ofrece medicamentos y productos médicos para infusión, transfusión y nutrición clínica. Fresenius Kabi quería optimizar sus procesos utilizando el sistema de gestión de la ejecución (EMS) de Celonis y empezó, entre otras cosas, con las cuentas por pagar.

Los objetivos del proyecto eran reducir las pérdidas de efectivo debidas a pagos duplicados o a la pérdida de descuentos por pronto pago, reducir en general la duración del ciclo y reducir significativamente el número de intervenciones humanas en el proceso.

Gracias al análisis y enriquecimiento de los datos en tiempo real del sistema ERP, el personal de contabilidad recibe ahora exactamente la información que necesita para tomar decisiones óptimas y optimizar los procesos. Los resultados incluyen una tasa de realización de descuentos por pronto pago un 24% superior en sólo tres meses y un ahorro de unos 100.000 euros en los seis primeros meses.

Fresenius Kabi es un ejemplo de cómo la moderna minería de procesos y los sistemas de gestión de la ejecución basados en ella permiten a las empresas lograr un importante valor añadido empresarial de forma duradera y sostenible, siempre que utilicen las tecnologías adecuadas.