Datos - ¿combustible o lastre?

El cambio a S/4 Hana es mucho más que tecnología. Porque la nueva generación de software es la clave del éxito a largo plazo de las empresas.

Para hacer frente a los retos de la digitalización, dominar las masas de datos en aumento exponencial e implantar nuevos modelos y procesos empresariales basados en datos, necesitan un ERP inteligente como núcleo de su entorno informático.

La introducción de una nueva generación de software y el correspondiente proyecto de migración y transformación tiene muchos aspectos técnicos, pero es sobre todo de naturaleza estratégica y organizativa.

La planificación y decisión de un método de migración, el diseño concreto del entorno de destino, los procesos y escenarios que soporta y el tratamiento de los datos y documentos de los sistemas heredados determinan el papel y la importancia del futuro entorno informático en el negocio y la estrategia corporativa.

Trazar su viaje

O, como dice sucintamente la guía "Mapping Your Journey to SAP S/4 Hana": "[...] la forma en que prepare y ejecute el proyecto determinará si puede convertir las innovaciones de SAP en una ventaja para su empresa [...] si su nuevo sistema le proporcionará la agilidad y velocidad empresariales necesarias para dejar atrás a la competencia utilizando procesos empresariales totalmente automatizados."

Para aportar movimiento a esta situación y proporcionar orientación práctica a los clientes, SAP ha lanzado el programa SAP S/4 Hana Movement bajo la dirección de Bjoern Braemer.

Como guía a través de la jungla de la planificación y el proyecto, ofrece una guía conceptual, consejos prácticos, herramientas útiles y numerosos servicios.

Independientemente de la situación específica del cliente, Move define cuatro fases principales en el camino hacia S/4:

La primera fase se centra en el desarrollo y la formulación de estrategias. Formatos como la serie de eventos "Move in Motion" para el intercambio intersectorial de ideas y experiencias, un juego de cartas que muestra el potencial de creación de valor de S/4 para diferentes áreas de negocio y sectores, simulaciones que los clientes pueden utilizar para jugar a través de diferentes decisiones y sus consecuencias, o talleres sobre una amplia gama de temas proporcionan apoyo.

Dan a los clientes una impresión concreta del potencial que pueden aprovechar para sus empresas y qué cuestiones estratégicas deben aclarar para ello:

Si los procesos empresariales existentes pueden respaldar la estrategia corporativa a largo plazo o si, por el contrario, deben seguir desarrollándose y mapeándose en S/4, si la consolidación del panorama informático y la armonización de procesos forman parte de los objetivos del proyecto y si deben transferirse al nuevo sistema todos los datos de las transacciones o sólo parte de ellos.

Para que los responsables de la toma de decisiones dentro y fuera de TI puedan determinar la estrategia adecuada para su empresa, deben familiarizarse con la importancia que tienen los datos para el futuro y los escenarios que se basan en ellos, así como con los fundamentos técnicos más importantes.

Internet de las cosas, Big Data y la separación de los datos históricos de los operativos son temas relevantes en este contexto. Esto se debe a que las decisiones sobre la ruta de migración y el método de implementación, el diseño de procesos y la gestión de la información heredada dependen directamente de los conocimientos pertinentes. Al fin y al cabo, la empresa inteligente necesita tanto un ERP inteligente como una gestión de datos inteligente.

Preparación y transformación

Las respuestas a las preguntas estratégicas se dan en la segunda fase, la elaboración concreta del caso empresarial. Esta fase sirve para alinear la empresa y las TI, de modo que todos tiren en la misma dirección y se alcancen los objetivos estratégicos.

Herramientas como SAP Readiness Check y SAP Transformation Navigator o un servicio de recomendación en línea que determine el rendimiento de los procesos existentes y el potencial de creación de valor que contienen pueden ayudar.

Es igualmente importante utilizar herramientas adecuadas para identificar la información de los datos y documentos que ya no serán necesarios en las operaciones tras el cambio a S/4.

Además de la coordinación entre empresa y TI, esto implica determinar los costes de migración y el esfuerzo asociado.

Los costes no sólo se ven influidos por la elección del enfoque de implantación: conversión del sistema frente a nueva implantación o una mezcla de ambas en varios grados. Su nivel también depende de la decisión de transferir a S/4 todos los datos o sólo parte de ellos.

Considere sus opciones

Cuál de estas opciones se toma en un caso concreto debe aclararse en la tercera fase, que SAP denomina "Considere sus opciones". Si sólo se transfieren al nuevo entorno partes del stock de información, se puede reducir el esfuerzo de migración con la ayuda de las herramientas adecuadas y acortar la duración de la interrupción del sistema durante el cambio.

Construye tu futuro

La cuarta fase se denomina "Construya su futuro" y cierra el círculo, por así decirlo; también conduce a un ciclo de optimización continua. Porque la implantación de S/4 sólo puede ser la base del futuro, pero una base innovadora e inteligente para responder a las siguientes preguntas:

¿Se han alcanzado todos los objetivos de migración y transformación? ¿Pueden adaptarse los procesos con flexibilidad a los cambios y la evolución del mercado y la estrategia empresarial?

¿Es capaz la TI de extraer información y conocimientos de los datos que puedan impulsar el negocio y abrir nuevas posibilidades de creación de valor, hasta la introducción de un nuevo modelo de negocio? ¿Puede el entorno soportar escenarios ágiles como fusiones y adquisiciones de forma rápida y flexible?

¿Los datos que se han transferido seguirán siendo el combustible de los modelos de negocio digitales a largo plazo o se convertirán con el tiempo en un lastre que perjudique la agilidad que se acaba de ganar y se coma unos recursos cada vez mayores?

¿Contribuye el nuevo panorama de forma permanente a reducir los costes operativos en TI, de modo que queden más fondos de inversión para la innovación, no sólo a corto plazo, sino también a largo plazo?

Estas preguntas deben responderse siempre de nuevo. Por tanto, las cuatro fases de Move pueden servir de guía para el mantenimiento y el desarrollo posterior del entorno S/4, no sólo antes y durante la introducción, sino a largo plazo.

Sea cual sea el enfoque de migración por el que finalmente se decidan los clientes, ya sea conversión del sistema, nueva implementación o transferencia y transformación selectiva de datos, el stock de datos y documentos heredados siempre desempeña un papel decisivo en las consideraciones y medidas. Por ello, SAP recomienda aclarar el alcance de la migración de datos "lo antes posible".

Agilidad frente a inercia de datos

Esto no sólo es cierto para la migración a S/4 en sí. Al fin y al cabo, las empresas operan en un entorno muy dinámico que, en muchos sectores, da mayor prioridad a las iniciativas empresariales actuales que a la introducción de una nueva generación de software. Por tanto, las prioridades empresariales influyen directamente en las prioridades informáticas y exigen su adaptación y desarrollo.

Todos estos objetivos y prioridades, a veces contradictorios, relevantes para las fases uno y dos del programa Move deben considerarse simultáneamente, con el telón de fondo de que los presupuestos de TI sólo suelen aumentar moderadamente, si es que lo hacen. Por consiguiente, las empresas deben encontrar la manera de reducir la parte de los gastos operativos destinada a las TI.

La distinción que hace SAP en su guía de migración a S/4 entre procesos abiertos y los datos operativos asociados, por un lado, y datos históricos, por otro, apunta en la dirección correcta en este caso. El documento afirma: "De forma similar al piloto de un coche de carreras, hay que saber cuándo los datos son combustible y cuándo son lastre.

Datos históricos

Los datos históricos se definen como datos transaccionales completados, como pedidos de venta o mantenimiento y pedidos de compra completados y pagados en su totalidad. También incluye documentos como albaranes de entrega, aunque sólo se refieran a entregas parciales, es decir, que el pedido en sí aún no se haya completado.

Por motivos legales, estos datos históricos ya no pueden modificarse. Sin embargo, si los usuarios sólo pueden acceder a ellos con derechos de lectura, ya no parece tener sentido en todos los casos transferirlos al nuevo entorno de software por diversas razones.

Los datos históricos tienen, por tanto, una cierta inercia. Migración a S/4 con transferencia total o parcial de datos, escenarios empresariales ágiles, reducción permanente de los costes operativos: en todos estos casos, la prescrita inmutabilidad de los datos históricos conduce directamente a la cuestión de qué hacer con los sistemas heredados.

Esto se debe a que su funcionamiento continuo genera costes, ya que los datos históricos deben almacenarse a prueba de auditorías. Y como este almacenamiento debe tener lugar junto con el contexto empresarial en el que se originaron los datos, los archivos de datos clásicos no son suficientes para esta tarea.

Inercia y sistemas heredados

Por cierto, la cuestión de cómo tratar los sistemas heredados se plantea independientemente de la vía de migración elegida, porque el reto de la inercia de los datos siempre existe.

Además, el planteamiento de la transferencia selectiva de datos amenaza con incrementar los costes del proyecto en la migración a S/4. SAP lo subraya con razón en la citada guía de migración - a menos que los datos históricos puedan eliminarse de los sistemas heredados y almacenarse y mantenerse accesibles en un entorno más rentable de forma legalmente segura.

Esto se debe a que los sistemas heredados pueden desmantelarse por completo, una opción que amplía el margen de decisión, especialmente en la tercera fase. La experiencia ha demostrado que esto suele reducir los costes operativos en un 80% en comparación con la continuación del funcionamiento de los sistemas heredados.

Este ahorro debe compensarse con el esfuerzo adicional para la selección de datos durante la migración a S/4. Este esfuerzo adicional puede incluso convertirse en un ahorro neto. El requisito previo es la transferencia de datos, en gran medida automatizada, desde los sistemas heredados.

Además, las reglas de filtrado para importar los datos seleccionados de las transacciones abiertas deben crearse y transferirse en un formato que SAP Migration Cockpit entienda sin errores y que sea compatible con las herramientas del grupo de proveedores denominado "SAP S/4 Hana Selective Data Transition Engagement". Si se cumplen los requisitos previos, el esfuerzo de migración de datos puede reducirse hasta la mitad.

Sin embargo, este ahorro en costes operativos y de migración es sólo una de las ventajas del desmantelamiento de sistemas. El planteamiento de externalizar los datos históricos a un entorno independiente también es compatible con los escenarios ágiles de aplicación y negocio mencionados junto a la migración.

Los proyectos de consolidación y armonización de aplicaciones y ubicaciones pueden acelerarse y simplificarse considerablemente. Las compras y ventas también pueden gestionarse de forma más rápida y rentable con este enfoque, ya que TI puede desmantelar los sistemas y soluciones de terceros adquiridos durante la compra y extraer más rápidamente los datos que deben transferirse a un comprador del stock de datos y transferirlos en un formato neutro.

Además, un entorno separado para los datos históricos puede contribuir de forma importante a optimizar la calidad de los datos y garantizar que sólo se transfieren a los nuevos entornos datos depurados y completos.

Un entorno separado para los datos históricos también garantiza la seguridad jurídica si la información almacenada en él se somete a una gestión de conservación continua hasta su eliminación conforme a la ley. Los requisitos del Reglamento de Protección de Datos de la UE pierden así su terror, especialmente en el caso de los datos históricos.

Por último, un entorno de este tipo también puede diseñarse como parte del nuevo entorno de sistemas con S/4 como núcleo. Si los datos históricos se externalizan de forma continua y automática, los sistemas operativos se mantienen permanentemente ágiles, lo que cabe esperar que tenga un impacto notable y positivo en el coste total de propiedad.

Además, los datos históricos siguen siendo accesibles al 100%, lo que proporciona una visión global de la información empresarial y su historial, por ejemplo, sobre clientes y proveedores, lo que a su vez proporciona mejores e incluso nuevas perspectivas para la empresa.

Combustible para la optimización continua

La solución descrita para la transferencia selectiva de datos en el marco de proyectos de migración para el cambio a SAP S/4 Hana soporta todas las fases del programa Move.

Además, los beneficios que pueden obtenerse de este modo no se quedan en un efecto puntual, sino que pueden integrarse en un ciclo de optimización continuo.

Este enfoque y la correspondiente plataforma para la gestión de la información JiVS IMP ya han demostrado su eficacia en más de 1.000 proyectos en todo el mundo. La última generación de la plataforma, certificada por auditores, está disponible en ediciones especiales SAP que complementan y apoyan el programa Move en todas sus fases desde el punto de vista técnico y de gestión empresarial. Así, los datos históricos nunca son lastre, sino siempre combustible.