Cumplir los contratos

Es difícil hacer un seguimiento de todos los contratos y documentos relacionados con ellos en todo momento. En el peor de los casos, pueden incumplirse plazos importantes y causarse perjuicios económicos.

Por tanto, el uso de una solución moderna de gestión de contratos tiene sentido. Además del registro central y el almacenamiento a prueba de auditorías de todos los "documentos", debe ofrecer tres funcionalidades importantes.

Integración en sistemas ERP

La conexión con los sistemas ERP es crucial. Dado que muchas empresas utilizan sistemas SAP, los contratos y documentos relacionados con los procesos del sistema SAP también deben gestionarse en él.

La integración completa y sin interfaces permite un acceso rápido y sencillo a todos los datos relevantes. Gracias a la profunda integración de procesos, este sistema de gestión de contratos puede conectarse a los módulos SAP estándar de finanzas, controlling, ventas y compras, etc., y puede llamarse desde cualquier función SAP.

De este modo, los contratos y documentos no sólo se gestionan por sí solos, sino que también se asignan de forma transparente en el contexto de transacciones, contratos, costes y reservas.

Opciones de búsqueda

En un sistema de gestión de contratos son convenientes varias opciones de búsqueda a través de la búsqueda de texto completo. Esto también debería funcionar dentro de los documentos y contratos de forma similar a los motores de búsqueda conocidos.

La integración del correo electrónico y la aplicación SAP también ofrece al usuario la posibilidad de buscar información en la gestión de contratos sin salir del programa de correo electrónico.

Control de plazos

El control de plazos recuerda a los empleados responsables la finalización de los plazos contractuales o las próximas tareas relacionadas con los contratos mediante una notificación por correo electrónico.

También se activan automáticamente los procesos de seguimiento, como la renegociación de los contratos que expiran. De este modo, la empresa aprovecha posibles ventajas económicas, por ejemplo, rescindiendo a tiempo contratos de servicios caros.

Outlook

Circle Unlimited ofrece una gestión de contratos moderna y repleta de funciones con su solución cuContract. La nueva versión 8.2. con numerosas funcionalidades se presentará en el congreso anual de la DSAG en Núremberg. También es compatible con vistas a la Norma Internacional de Información Financiera 15 (Ingresos procedentes de contratos con clientes) y la NIIF 16 (Arrendamientos).

La nueva normativa, que entrará en vigor en 2018 o 2019 a más tardar, supone nuevos requisitos para las empresas en cuanto a sistemas de cálculo de costes y contabilidad. Todos los contratos de arrendamiento existentes deben revisarse o reevaluarse y los datos no documentados deben registrarse a efectos contables.

La adaptación de los procesos existentes es, por tanto, inevitable. La base para ello es un sistema ordenado de gestión de contratos. Lo ideal es que constituya la interfaz entre ventas (arrendador) y compras (arrendatario).