Cuatro pasos hacia un entorno ERP moderno

La volatilidad de los mercados, los costes, los riesgos de la cadena de suministro y otros factores externos aumentan la presión para reforzar la competitividad, la capacidad de innovación y la resiliencia. Para hacer frente a todo ello, para muchas pymes la modernización de sus sistemas ERP, a menudo obsoletos, es un paso decisivo. Como base técnica para la digitalización, la automatización y la innovación continua, el ERP es más que una simple herramienta informática: es la columna vertebral de la estrategia empresarial.

Los sistemas avanzados basados en la nube abren posibilidades completamente nuevas. El último estudio sobre transformación de NTT Data Business Solutions muestra que el escepticismo de los primeros años ha dado paso a una amplia aceptación: el 55,9 % de las empresas ya están trasladando sus aplicaciones total o parcialmente a la nube. Pero, ¿cómo se convierte la actualización informática en un éxito estratégico?

Paso 1: Objetivo y gobernanza

El punto de partida para la transformación digital es una definición precisa de los objetivos. Para preparar su organización para el futuro en términos de tecnología de la información, las empresas deben responder a preguntas fundamentales: ¿Qué papel debe desempeñar el ERP en el modelo de negocio en el futuro? ¿Deben reducirse los tiempos de procesamiento, aumentar los niveles de automatización o aumentar la transparencia en las finanzas y la cadena de suministro? Una vez establecidas las prioridades, estas se traducen en procesos concretos y objetivos de datos en estrecha colaboración con los departamentos especializados.

En concreto, hay que determinar qué procesos integrales deben ser más rápidos, estables o menos propensos a errores de forma cuantificable. ¿Y qué calidad y disponibilidad de datos necesitan estos procesos? Igualmente importante es establecer responsabilidades claras: ¿quién es responsable de los procesos, los datos maestros, la seguridad/el cumplimiento y los cambios? Un comité de control ágil garantiza que se establezcan prioridades, se resuelvan los conflictos y se tomen decisiones con rapidez.

Paso 2: Modelo operativo adecuado

Público, privado o híbrido: el modelo operativo adecuado depende de los objetivos de la empresa y de los requisitos normativos, no de las tendencias. Quienes buscan una fuerte estandarización y un acceso rápido a las innovaciones tomarán decisiones diferentes a las de una empresa con altos requisitos de control, protección de datos o integraciones complejas.

Los sistemas ERP basados en la nube, como SAP ERP Cloud, ofrecen escalabilidad, ciclos de innovación cortos y la posibilidad de integrar de forma flexible nuevas funciones como la IA o la automatización, lo que los hace ideales para empresas orientadas al crecimiento. Permiten adaptar los procesos de forma dinámica, procesar grandes cantidades de datos y traducir los análisis en tiempo real en mejores decisiones. Los responsables de la toma de decisiones deben prestar atención a la capacidad de actualización y conectividad: ¿qué tan bien se pueden integrar los socios, las plataformas o los modelos de negocio?

La seguridad también sigue siendo fundamental. Quienes esperan los estándares más modernos, cifrado y controles de acceso, suelen estar mejor asesorados con soluciones en la nube que con centros de datos locales, siempre y cuando la empresa diseñe la seguridad de forma estratégica y cuente con socios experimentados desde el principio.

Paso 3: El socio adecuado

No hay dos proyectos ERP iguales. Las estructuras, los requisitos y los sistemas existentes difieren entre sí, por lo que es muy importante elegir al socio adecuado para la implementación. Un socio adecuado ayuda a las empresas a tomar decisiones fundamentadas que se ajusten a sus objetivos estratégicos y les proporcionen ventajas competitivas. Al mismo tiempo, debe ser capaz de combinar las ventajas de los modelos estandarizados con opciones de personalización útiles.

Para garantizar el mejor apoyo posible antes, durante y después de la implementación, se requiere experiencia, conocimientos metodológicos, mejores prácticas y la comprensión necesaria de los procesos. Pero la competencia en el sector también puede ser útil en casos con requisitos especialmente específicos. Además, las empresas deben considerar si desean utilizar servicios adicionales, como gestión del cambio, asistencia o asesoramiento en innovación. En este sentido, los proveedores de ERP y los proveedores de servicios de TI difieren mucho entre sí.

Paso 4: Cambio y habilitación

La transformación ERP es desarrollo organizativo. La tecnología por sí sola no genera beneficios, estos surgen de la aceptación, la competencia y los métodos de trabajo aplicados. Los responsables de la toma de decisiones deben ser conscientes de que estos desarrollos necesarios no se producen por sí solos, sino que requieren una gestión profesional del cambio. Esto ayuda a los diferentes grupos de usuarios a reflexionar sobre sus hábitos, comprender los beneficios e integrar los nuevos procesos en su día a día.

El estudio sobre la transformación 2025 demuestra que los directivos que no toman las medidas adecuadas se arrepienten más tarde: el 24,4 % de los encuestados diseñaría mejor el proceso de cambio en caso de una nueva transformación; el 29,3 % reconoce retrospectivamente la necesidad de asegurarse el apoyo previo de los responsables de la toma de decisiones. Para que la tecnología no solo se introduzca, sino que también sea eficaz en las operaciones comerciales, es esencial acompañar activamente el cambio organizativo desde el principio.

La estrategia primero

Los ERP basados en la nube pueden suponer un cambio radical para las medianas empresas que se encuentran en el umbral de un crecimiento exponencial, siempre y cuando la eficacia marque el camino desde el principio. Para ello, es conveniente guiarse por principios dramáticos claros: primero la estrategia, luego la arquitectura. Un socio fuerte aporta experiencia, orientación y velocidad al proceso. También es fundamental involucrar a los empleados desde el principio, desarrollar competencias e integrar nuevas formas de trabajo en el día a día. De este modo, el ERP se convierte en un precursor fiable para un crecimiento planificable, sostenible y „manejable“.

Fuente: NTT Data

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