Cuando el auditor viene dos veces

Casi todos los grandes clientes actuales de SAP temen la visita del auditor. La comprobación periódica anual consiste en seleccionar al azar un pequeño número de dos dígitos de solicitudes de transporte de la cola de importación del sistema productivo para las que hay que encontrar la documentación de requisitos, la aceptación de pruebas y la liberación para la implantación productiva.

Algunas empresas dominan esta noble tarea intentando buscar documentación en los buzones de correo electrónico. En la mayoría de los casos, el auditor descubre entonces uno u otro de los llamados "hallazgos" y pide que se corrijan para la siguiente fecha de auditoría.

Además de la cuestión de la trazabilidad de los cambios, la gestión de cambios en Solution Manager tiene, naturalmente, muchas más ventajas que ofrecer: una documentación rigurosa y completa de todos los cambios realizados en el sistema, que no sólo es relevante para los auditores, sino que también puede ser muy valiosa para su propio departamento de TI.

Además, los responsables de TI pueden obtener valiosos ratios de la gestión de cambios y mejorar masivamente la fiabilidad de la planificación de versiones, cambios y actualizaciones.

Gestión de incidentes

La gestión de cambios siempre se basa en la gestión de incidentes. Los cambios pueden ser necesarios porque se definen nuevos procesos empresariales, pero en muchos casos un cambio viene precedido de una interrupción en forma de incidente.

Tiene sentido registrar esto en el service desk interno de una empresa. Si Solution Manager es adecuado para esto o no, depende de las circunstancias internas.

Las interfaces permiten la integración en las herramientas de service desk existentes, pero el lema aquí es: cuanto más intensiva sea la forma de integración, más caras serán la operación y el proyecto de implantación inicial.

Las nuevas interfaces web también han llegado al servicio de atención al cliente, de modo que la gestión de incidencias ya puede introducirse sin problemas en toda la empresa.

En el pasado, los responsables de TI aún tenían sus reservas a la hora de proporcionar a los usuarios ajenos a SAP una interfaz ABAP específica y anticuada y el funcionamiento de un SAPGui.

Esto ya no es necesario con las nuevas interfaces, ya que la Gestión de Incidentes apenas se diferencia de otras herramientas comerciales en cuanto a facilidad de uso.

Gestión de problemas

La novedad de la versión 7.1 es la gestión de problemas. De acuerdo con ITIL, normalmente un incidente no se convierte inmediatamente en un cambio, sino que primero se convierte en un problema. Sólo entonces puede crearse un cambio a partir de un problema.

Sin embargo, la gestión de problemas no sólo tiene la tarea de canalizar las incidencias, sino también de identificar y ajustar los problemas estructurales antes de que se acumulen los errores y los informes de los usuarios finales.

Muchas PYME clientes ya están ocupadas desarrollando y viviendo la gestión de incidentes y cambios en la empresa y, en un principio, dejarán la gestión de problemas en un segundo plano.

Gestión del cambio

La gestión de cambios en el Gestor de soluciones distingue entre correcciones normales y urgentes. Ambos tipos de actividades están integradas en un proyecto y vinculadas a él.

Además del encadenamiento lógico de los cambios, el proyecto cumple otra función esencial. El estado del proyecto ("En desarrollo", "Prueba", "Productivo") controla cuándo y a qué paisaje del sistema se importan las correcciones normales.

La verdadera fuerza del Gestor de Soluciones reside en la perfecta integración del sistema de transporte con el sistema de cambios. Una solicitud de transporte sólo puede crearse si existe un documento de modificación aprobado para ella.

Las solicitudes de transporte se importan a través de la corrección normal o urgente vinculada a ellas. Los correos electrónicos de los desarrolladores a los responsables de SAP Basis indicándoles que importen un transporte son ya cosa del pasado.

En comparación con la versión anterior 7.0, SAP ha evolucionado mucho en este aspecto. Probablemente, el cambio más significativo y perceptible es el nuevo front-end habilitado para la web. Ahora el usuario puede configurar mejor la vista de un cambio y orientarse mejor que en la anterior y anticuada interfaz de CRM.

Además, también se han implantado complementos empresariales en numerosos lugares, lo que permite a los clientes adaptar la gestión de cambios a sus propias necesidades. Un ejemplo clásico es la asignación de designaciones de órdenes de transporte.

Un requisito habitual es siempre que el nombre no pueda ser modificado por el usuario, sino que esté predefinido por el sistema mediante una nomenclatura definida. Un nuevo complemento empresarial creado por SAP permite aplicar este requisito de forma rápida y sencilla.

El miedo a los adelantamientos

Todo responsable de SAP Basis conoce el molesto problema: los errores de importación debidos a transportes dependientes que faltan. La situación se vuelve explosiva cuando se acumulan más de mil solicitudes de transporte en la cola de importación a la espera de entrar en funcionamiento.

En la mayoría de los casos, sin embargo, no se importa toda la cola con el consabido camión grande por razones de coherencia. En su lugar, las órdenes de transporte individuales se importan por adelantado como los denominados adelantados.

Si un día se hace productiva una solicitud de transporte antigua, puede ocurrir que se restablezca la codificación de funcionamiento o, peor aún, que se deshagan los ajustes de las tablas.

La denominada protección contra downgrades del gestor de soluciones advierte a los responsables informáticos de estas situaciones críticas antes de la importación. Funciona ampliando la clásica gestión de bloqueos de los objetos de Workbench. El Gestor de soluciones sabe en todo momento qué versión de un objeto de transporte se importa actualmente en cada sistema.

La agonía de la gestión de versiones

La mayoría de los clientes de tamaño medio suelen tener problemas para disciplinar a sus departamentos empresariales para que realicen lanzamientos de la empresa o, al menos, lanzamientos trimestrales de SAP.

Las necesidades surgen a menudo de forma espontánea y deben aplicarse con mayor rapidez. Los responsables de TI suelen considerar demasiado rígida la planificación y provisión de funcionalidades en fechas definidas.

Por ello, la corrección normal sólo se utiliza en contadas ocasiones; la mayoría de los clientes recurren exclusivamente al instrumento de la corrección urgente. La corrección urgente permite el transporte al sistema productivo en cualquier momento y, por tanto, ofrece la flexibilidad deseada en contraste con el funcionamiento orientado a la liberación de la corrección normal.

Para llegar a un compromiso, SAP ha introducido el concepto de corrección anticipada. Las correcciones normales pueden realizarse de forma productiva por adelantado mediante un flujo de trabajo de aprobación independiente, es decir, antes de la fecha de publicación real.

Esto proporciona a los gestores de cambios y a los responsables de desarrollo la flexibilidad necesaria para introducir cambios imprevistos con poca antelación y no remitir al departamento técnico a la siguiente ventana de lanzamiento.

En definitiva, se recomienda el uso de versiones en cualquier caso, aunque sólo sea para garantizar una gestión coherente de las pruebas. Si los cambios se transportan continuamente al sistema de aseguramiento de la calidad y se ponen en producción en función de la situación, lo que se importa al sistema de producción nunca se prueba.

La gestión de cambios se vuelve especialmente compleja cuando hay que establecer un entorno de proyectos en paralelo a un entorno de mantenimiento de tres sistemas. Esto sólo tiene sentido si deben proporcionarse funcionalidades adicionales en determinadas fechas clave y el mantenimiento también debe separarse sistemáticamente del desarrollo del proyecto.

Un ejemplo concreto de ello son los ajustes de formato a los que siempre se enfrentan los proveedores de energía el 1 de abril y el 1 de octubre. Un panorama de cinco sistemas, como el recomendado entretanto por SAP, exige también disciplina en la gestión del cambio.

En concreto, todos los cambios que se apliquen en el entorno de mantenimiento deben realizarse también en el entorno del proyecto. Por supuesto, esto puede hacerse manualmente, pero no debería pasar mucho tiempo antes de que una u otra solicitud de transporte se pierda y, en el peor de los casos, la nueva versión se ponga en producción de forma incoherente.

Como componente del Gestor de soluciones, Retrofit permite importar todos los ajustes del entorno de mantenimiento en el entorno del proyecto de forma automatizada.

En el caso de las solicitudes de personalización, esto se hace mediante conjuntos de BC; en el caso de las solicitudes de Workbench, la codificación se transfiere mediante conexiones RFC. Por supuesto, todo esto sólo funciona si las entradas de la tabla correspondiente o los artefactos del workbench aún no se han modificado en el entorno del proyecto.

Si se ha realizado un cambio en ambos entornos del sistema, se presenta al usuario un editor de pantalla dividida y el desarrollador debe decidir cómo tratar los cambios.

En la versión 7.1 de Solution Manager se ha vuelto a mejorar enormemente el proceso de reconciliación y ahora puede recomendarse sin reservas. La reconciliación manual en un entorno de cinco sistemas es casi imposible para proyectos de gran envergadura. En este contexto, es una lástima que la funcionalidad de retroadaptación sólo esté disponible para clientes con SAP Enterprise Support.

Conclusión

Solution Manager 7.1 es una herramienta profesional para la gestión de cambios y versiones. A pesar de todo, es importante tener en cuenta el clásico dicho informático "no hay bala de plata".

Una herramienta nunca puede considerarse la panacea. Al principio es esencial definir los procesos de cambio y liberación y adaptar los procedimientos organizativos.

Q-Partners Consulting and Management ayuda a los clientes a definir una hoja de ruta, introducir procesos e implantar procesos de gestión de cambios y versiones en Solution Manager, entre otras cosas.

Además de los estándares de SAP, Q-Partners ofrece complementos propios para la gestión de cambios que simplifican y optimizan el trabajo con correcciones urgentes y normales.