SAP S/4 Hana de una sola vez

Los proveedores de automoción se enfrentan a crisis en la cadena de suministro y escasez de materias primas, lo que repercute en la producción y los costes. El paso a la electromovilidad y la conducción autónoma exige grandes inversiones en nuevas tecnologías y software. Además, la presión de los fabricantes sobre los costes y los nuevos competidores están sometiendo a los proveedores a una fuerte presión para innovar y mejorar la eficiencia. La digitalización está ayudando a la industria a hacer que las cadenas de suministro sean más resistentes a través de la IA y blockchain y a reducir los costes de producción a través de la automatización y los gemelos digitales. También promueve el desarrollo de software y tecnología de sensores para la electromovilidad y la conducción autónoma con el fin de garantizar la competitividad y la innovación.

Por este motivo, la dirección de Voss decidió sustituir SAP ECC 6.0, actualmente en uso, por S/4 Hana, ya que el nuevo sistema permite plataformas ágiles, procesos integrales ajustados e información basada en datos. "El cambio a S/4 Hana fue forzado por el fin del mantenimiento de SAP, pero para nosotros también fue una gran oportunidad para renovar nuestra plataforma tecnológica y así mejorar de forma sostenible nuestra rentabilidad", explica Sacha Dannewitz, vicepresidente de TI y Digitalización de Voss Automotive. 

Voss optó por un enfoque transversal (greenfield en finanzas y brownfield en logística) con una migración de datos históricos. "Para nosotros es sumamente importante no emprender proyectos que al final sólo cuestan dinero y no aportan ningún valor a la empresa. Y con Crossfield, se trata de una buena combinación de un cambio de sistema y un beneficio en un área específica que, por otra parte -y este es el segundo punto importante- tampoco alberga riesgos de paradas de producción o entrega", explica Dannewitz.

La financiación como motor clave

A medio y largo plazo, los especialistas en automoción de Voss querían impulsar su programa Global Finance y, por tanto, la transformación digital de las finanzas y el controlling. Al fin y al cabo, las tecnologías digitales están ayudando a las finanzas a asumir un nuevo papel dentro de la empresa. 

Rompen los procesos de trabajo tradicionales, promueven el cambio de los empleados y ayudan a diferenciar a la empresa de sus competidores proporcionando nuevas perspectivas sobre la transformación digital de las finanzas. De este modo, el concepto de Finanzas Globales establece los guardarraíles para temas como la logística, el concepto de BI, etc. a la hora de cambiar a S/4 Hana. Esto no sólo se reflejó en la fase Explore, sino que también define los pasos específicos de la transformación. "El cambio a S/4 Hana es inevitable si se quiere reforzar la competitividad a largo plazo, especialmente en el área de finanzas", subraya Dannewitz.

Socio óptimo encontrado

Como socio para este proyecto, los habitantes de Renania del Norte-Westfalia contaron con el apoyo de los especialistas SAP de Consilio, en Múnich, que tienen una profunda experiencia en la industria del automóvil. Esto también se notó en el transcurso del proyecto. 

"Ha sido uno de los mejores proyectos que he realizado en mi vida en TI. Máxima complejidad, pero aún así dentro de plazo, alcance y presupuesto", resume Dannewitz. Alexander Lüsebrink, director de proyectos de TI en Voss Automotive, añade: "El factor decisivo para el éxito del proyecto fue un equipo realmente bueno y motivado, es decir, la experiencia interna unida a un socio competente. En nuestro caso, el socio fue Consilio".

El procedimiento en detalle

En el marco de las finanzas globales de Voss Automotive, los especialistas SAP de Consilio colaboraron con los especialistas de Voss en la fase Explore para desarrollar el concepto de la implantación, que debía llevarse a cabo en la fase Realisation. La base para ello la constituyeron las mejores prácticas de SAP en materia de estandarización y armonización, así como la automatización de los procesos empresariales en finanzas y controlling. Consilio buscó el apoyo para el proyecto global de socios como Deloitte y SNP. Los requisitos para una solución financiera global se definieron en talleres, se llevó a cabo una comparación (FIT/GAP) con las mejores prácticas de SAP y se desarrollaron en paralelo las tareas para la fase de realización. En proyectos tan complejos, hay que confiar en socios externos para garantizar que el proyecto pueda llevarse a buen puerto. En este proyecto, Deloitte prestó apoyo en el desarrollo y la aplicación del concepto financiero y SNP aportó su experiencia en la migración de los datos históricos heredados.

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"El cambio a S/4 es inevitable si se quiere reforzar la competitividad a largo plazo, especialmente en el área de finanzas".

Sacha Dannewitz,
Vicepresidente de TI y Digitalización,
Voss Automotive

Centrarse en los procesos logísticos

Para las áreas de Gestión de Almacenes y Planificación Empresarial Integrada (IBP), los especialistas SAP de Consilio ya señalaron claramente las ventajas y beneficios que Voss podría obtener de las soluciones SAP durante la fase Explore. Un rediseño de la solución de finanzas y controlling con la introducción de SAP S/4 Hana afecta siempre a los procesos logísticos, por lo que es necesario adaptar las unidades organizativas de finanzas y controlling, sobre todo debido a la estrecha integración de los procesos logísticos en finanzas y controlling. Algunos objetivos de finanzas y controlling sólo pueden alcanzarse adaptando los procesos logísticos. Ejemplo: La estandarización de los planes contables o las conversiones requieren ajustes obligatorios de los procesos logísticos para las contabilizaciones de entrada y salida de mercancías, por lo que en este contexto también es obligatorio realizar una prueba intensiva de los procesos logísticos. 

Recoger las frutas que cuelgan más bajas

Para muchos otros procesos integrales (también procesos logísticos), no existe un rediseño exhaustivo del proceso, pero Consilio identificó los denominados frutos maduros (quick wins) como parte de la fase Explore mediante una comprobación del proceso y los registró en un backlog. Esto dio a Voss Automotive la oportunidad de decidir al final de la fase Explorar qué quick wins debían implantarse también como parte de la fase Realizar o en una fecha posterior si era necesario. Esto incluye, por ejemplo, PP/DS, que se despliega por adelantado durante el proyecto y se implanta en los centros con la puesta en marcha.

Se conservan los datos históricos

La migración de datos históricos es una tarea importante en la transformación a S/4 Hana. Consilio trabaja con su socio SNP y su software Crystal Bridge para la implementación y migración. En caso de problemas de calidad y/o incoherencia de los datos, este enfoque puede combinarse con la migración de datos maestros basada en objetos y el control automatizado de la calidad e integridad de los datos migrados y transformados. Voss Automotive utilizó la herramienta de transformación de SAP SmartShift para la conversión del código personalizado.

Gestión de proyectos a medida

Sin una gestión profesional del proyecto no hay éxito. Para el cambio, los expertos SAP de Consilio recomiendan a la empresa de Wipperfürth la metodología SAP Activate - tailored by Consilio. Esta versión modificada de la gestión de proyectos establecida se basa en tecnologías y procedimientos SAP probados, pero ha sido optimizada por los muchos años de experiencia en proyectos de Consilio y, por lo tanto, puede adaptarse perfectamente a la empresa respectiva y a sus procesos industriales. Siempre que tiene sentido, se adaptan las herramientas de gestión de proyectos ya utilizadas por el cliente. 

Estructurado en varias fases

El proyecto global se estructuró y ejecutó en varias fases: Preparar, Explorar, Realizar, Desplegar y Ejecutar. Dentro de estas fases, los distintos flujos (equipos de trabajo) cumplen las tareas que se les asignan y garantizan así que el proyecto coja velocidad. Cuando empresas con presencia internacional como Voss Automotive cambian a S/4 Hana, tienen dos métodos a su disposición: el enfoque clásico de despliegue (paso a paso) y el enfoque big-bang (en un solo paso). Ambos métodos tienen sus ventajas e inconvenientes. La empresa automovilística de Wipperfürth optó por la migración en un solo paso a S/4 Hana, es decir, la conversión de todo el sistema a un sistema estandarizado que incluye Finanzas y Controlling para todo el grupo. 

Una implantación en varias fases, y no de una sola vez en varios países, habría supuesto tener que conservar, mantener y dar servicio a varios sistemas ERP en paralelo durante muchos años, y ello en distintos países. Esto habría tenido un impacto muy negativo en la eficiencia y los costes. Por ello, la dirección de Voss decidió poner en marcha todas las filiales del mundo de una sola vez, siguiendo el ejemplo del sol, es decir, desde China hasta México. Esto fue posible con la ayuda de los consultores de Consilio, que proporcionaron consultores locales en los países clave para supervisar el cambio y apoyar a los usuarios in situ. 

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"El equipo, muy bueno y motivado, fue crucial para el éxito del proyecto".

Alexander Lüsebrink,
Gestor de proyectos informáticos,
Voss Automotive

¿No pasa nada?

El equipo central del proyecto que coordinó el cambio se encontraba en la sede central de Wipperfürth. Con un tiempo de inactividad de sólo cuatro días -incluido el fin de semana-, Voss volvió a estar en línea en todo el mundo y reanudó la producción al 100%. Dannewitz lo resume así: "Si, al final, el cliente, que es nuestro principal objetivo, ni siquiera se da cuenta de que ha ocurrido algo, eso es básicamente lo mejor que podemos conseguir". 

Voss Automotive cambió de un antiguo sistema SAP a SAP S/4 Hana a lo grande, y ningún cliente se dio cuenta. Se trata de un momento histórico para una empresa activa a nivel mundial y demuestra la perfección con la que nuestro socio Consilio gestionó el proyecto.

Voss Automotive

Voss Automotive desarrolla y produce soluciones de sistemas integrados en la construcción de vehículos y ofrece tecnología de líneas y conexiones para pilas de combustible, SCR, neumática y gestión térmica, entre otros. Bajo el paraguas de Voss Holding, con sede en Wipperfürth, el grupo emplea a unas 7500 personas en 23 empresas de 13 países. Desde su fundación en 1931, Voss ha sido sinónimo de innovación tecnológica y pionera en tecnología de conexión desde 1975, por ejemplo con el primer sistema de conexión para tuberías de plástico en los frenos de aire de vehículos comerciales. El Grupo Voss es propiedad de la Fundación Hans Hermann Voss, una organización sin ánimo de lucro que apoya proyectos regionales de educación, formación, trabajo con jóvenes y ancianos y áreas benéficas.

Conclusión

La colaboración entre Voss y Consilio ha dado lugar a una exitosa transformación de SAP, que se implementó como un proyecto cross-field. Se combinó un enfoque greenfield en finanzas con elementos brownfield en logística, lo que representa un enfoque innovador. El proyecto se caracterizó por una implantación global, que tuvo lugar en un big-bang go-live desde China hasta México, pasando por Europa. Con un tiempo de inactividad de sólo cuatro días y equipos in situ en varios países, el cambio se realizó sin contratiempos. El breve periodo de inactividad de sólo cuatro días y la rápida reanudación de las operaciones el primer día son éxitos notables que ponen de relieve la eficacia del proyecto.

En total, participaron en el proyecto unos 140 empleados, incluidos unos 50 consultores de Consilio, que aportaron su experiencia en las áreas de finanzas, control, logística, gestión de materiales y servicio al cliente. El proyecto de transformación de S/4 Hana duró un total de dos años. El éxito de la transición y la óptima colaboración entre los equipos de Voss y Consilio han dado lugar a que ya se estén planificando proyectos de seguimiento. La implantación de S/4 en Voss demuestra cómo se pueden llevar a cabo con éxito proyectos de transformación complejos mediante una colaboración de confianza a nivel ocular y estrategias claras.

voss.net

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