Factor crítico de una fusión: el departamento financiero moderno

El crecimiento es lo más importante en la economía de mercado. Para lograr este objetivo, algunas empresas se centran en ampliar sus competencias básicas, mientras que otras diversifican su oferta. Las que no pueden ampliar o modificar sus productos o servicios por sí mismas suelen comprarlos.

Esta estrategia es precisamente una de las razones por las que cada vez hay más adquisiciones y fusiones de empresas. Incluso durante la pandemia, el interés por las adquisiciones siguió siendo alto, como informan expertos de los ámbitos del asesoramiento jurídico, la banca o el capital riesgo. Muchos expertos comparten la opinión de que las fusiones pueden ser un factor decisivo para el éxito.

Rick Smith, director gerente de Forbes Burton, especialista en insolvencia y reestructuración de empresas, por ejemplo, cree incluso que las fusiones pueden ser una estrategia especialmente eficaz para sobrevivir a la crisis de Coro-na: "Las ventajas son evidentes. Se pueden asegurar los puestos de trabajo, la empresa continúa y es una forma estupenda de que los directivos se jubilen cuando quieran dedicarse a otras cosas."

Sin embargo, la adquisición de una empresa no es sólo la compra de conocimientos técnicos o cuotas de mercado. También se adquiere una estructura existente, procesos establecidos y un entorno informático desarrollado. Y ahí es precisamente donde radica el problema, porque hay que integrar tanto las estructuras como los flujos de trabajo. Se presta especial atención al departamento financiero. Es el eje central, porque es donde convergen todos los datos de la empresa.

Pero cada empresa organiza su contabilidad de forma un poco diferente: dispone de herramientas y procesos distintos para el cierre mensual, los balances o el ERP. Así que si quieres que una fusión sea un éxito, lo primero que debes hacer es consolidar los diferentes ecosistemas contables; todo lo demás es secundario a largo plazo. ¿Por qué? Porque los directivos siempre, pero especialmente después de una fusión, necesitan rápidamente una visión precisa de las cifras y los resultados consolidados para fijar el rumbo correcto. 

El quid de los procesos financieros

Muchas fusiones aparecen sin aliento en las noticias. Como si se tratara de algo natural, los representantes de las empresas informan de extraordinarios efectos de sinergia, excelentes oportunidades de mercado y tasas de crecimiento. Pero para llegar ahí no hace falta una pizca de suerte, sino sobre todo un concepto sólido de adquisición que idealmente tenga su punto de partida en la contabilidad.

La integración, la automatización y la digitalización son tareas que nadie puede eludir, porque la realidad demuestra que las fusiones suelen resentirse, en primer lugar, porque los sistemas y procesos de los departamentos financieros que se van a fusionar son demasiado diferentes. En segundo lugar, no hay que perder de vista a los empleados y sus necesidades. A menudo son los empleados y su actitud ante la adquisición los que influyen decisivamente en el éxito o el fracaso de la empresa.  

Tarea hercúlea: fusión y procesos manuales

Pero hay otro obstáculo: los procesos manuales. Incluso sin el reto de una fusión, son un problema que no hay que subestimar. No sólo son difíciles porque los conocimientos importantes están en la cabeza de cada empleado y los procesos manuales son más propensos al error. También consumen una cantidad increíble de tiempo, suelen ser frustrantes e impiden actuar con agilidad.

De forma comprimida, todos estos retos pueden encontrarse en departamentos financieros cuyas estructuras siguen basándose en procedimientos tradicionales: el uso de hojas de cálculo, la conciliación manual de datos y sus transferencias manuales a otros sistemas. Todo esto es diametralmente opuesto a la llamada contabilidad moderna, un proceso de cierre digital e integral que abre posibilidades completamente nuevas para el departamento financiero. Porque, ¿de qué se trata?

Especialmente las grandes empresas que tienen que procesar datos y cifras locales no normalizados en todo el mundo en un CSC (Centro de Servicios Compartidos) tienen problemas con los procesos manuales: son lentos, poco transparentes, inciertos, apenas flexibles y propensos a errores. Especialmente en el caso de una fusión, esto puede tener consecuencias fatales. Sin cifras actualizadas y válidas, es casi imposible navegar con sensatez en los dinámicos mercados actuales. Ergo: es mejor introducir un proceso contable moderno hoy que mañana.  

Integración y normalización con éxito en cinco pasos

Hay cinco factores básicos de éxito para una integración rápida y bien planificada de los procesos y sistemas financieros en una fusión o absorción: En primer lugar, un sistema unificado con procesos válidos de forma coherente. En segundo lugar, la mayor automatización posible de los procesos manuales. En tercer lugar, la creación de una transparencia coherente y la disponibilidad de cifras financieras que proporcionen a la dirección una base sólida para la toma de decisiones.

En cuarto lugar, la mejora continua del proceso estándar para los sistemas organizativos y financieros y las soluciones empresariales. El quinto aspecto se refiere a los empleados. Con el tiempo extra ganado, los profesionales de las finanzas pueden dedicar más atención a las evaluaciones y previsiones, lo que les convierte en importantes colaboradores de la dirección de la empresa. 

Para estos cinco pasos, es ventajoso que la empresa adquirente ya haya implantado una plataforma de automatización inteligente, porque entonces los procesos y sistemas ya están estandarizados y hay visibilidad y transparencia. Otro punto a favor: las plataformas de contabilidad se integran a la perfección en sistemas ERP como los de SAP u otros proveedores de ERP. Asumen tareas que tradicionalmente no realizan las soluciones ERP. Pero, ¿qué hay que tener en cuenta?

Solución de flexibilidad y control

No es ningún secreto que muchas soluciones de F y A requieren el apoyo de asesores técnicos o de TI. Y esto es precisamente lo que impide a la contabilidad ser ágil y reactiva. Pero hay otra manera: con las soluciones, por ejemplo de BlackLine, los procesos y sistemas pueden ser integrados por los equipos directamente en la plataforma de la nueva empresa. Se aplican los principios de las mejores prácticas, se limpian los datos y se reducen los pasos de trabajo ineficaces.

La automatización específica, por ejemplo mediante aprendizaje automático, ayuda en tareas como la conciliación de transacciones. Los umbrales para desviaciones y excepciones se establecen con unos pocos clics. Las plantillas de mejores prácticas aceleran la estandarización y crean transparencia para que los campos de los informes o los cuadros de mando puedan modificarse sobre la marcha sin necesidad de consultar a un asesor técnico.

Una plataforma unificada garantiza la productividad y la coherencia

Demasiados silos de datos, diferentes experiencias de usuario y flujos de trabajo fragmentados reducen el rendimiento contable. Las soluciones de contabilidad modernas y basadas en la nube garantizan que todos los datos y procesos financieros estén centralizados, unificados y accesibles desde cualquier lugar. Esta interacción armoniosa facilita los estados financieros, las conciliaciones y los asientos contables, y hace que el cierre financiero sea más inteligente.

Una interfaz de usuario unificada ofrece cuadros de mando que proporcionan una visión en tiempo real de los estados financieros. Así es fácil reaccionar ante discrepancias, tareas incompletas o partidas atrasadas. Las interfaces confusas e inconexas, los múltiples inicios de sesión o las hojas de cálculo son cosa del pasado.

Plataforma en red

En la contabilidad convergen datos de diversas aplicaciones, como ERP, libros auxiliares, impuestos, tesorería, gastos, nóminas y sistemas bancarios externos. Por lo tanto, es esencial una integración directa y agnóstica del ERP.

BlackLine, por ejemplo, puede trabajar sin problemas con más de 100 sistemas diferentes. Admite una gran variedad de conectores preconfigurados a SAP y a sistemas de otros proveedores para integrar datos totales y detallados, por ejemplo para contabilizar asientos en el libro mayor.

La automatización integral reduce la carga de trabajo

Muchas soluciones de cierre financiero no automatizan lo suficiente. Las tareas importantes de cierre de fin de mes sólo se realizan a final de mes, lo que provoca retrasos en la contabilidad. Esto hace que el mayor nivel posible de automatización sea aún más importante, porque sólo así se garantiza el necesario procesamiento continuo en tiempo real y se alivia la carga de las numerosas tareas de cierre de fin de mes. Una solución contable moderna, como la de BlackLine, no sólo ayuda a los contables, sino también a los controladores, que de este modo tienen una mejor visión general de las finanzas. 

Factor clave Contabilidad moderna

Las empresas que se adquieren suelen tener sistemas y procesos complejos con muchos elementos de riesgo y muy antiguos. Pero sobre la base de la Contabilidad Moderna, se crea la flexibilidad y la visión de conjunto necesarias. Esto ayuda a las empresas en principio, pero sobre todo cuando se trata de fusionar estructuras empresariales.

Cuando se cierra la brecha entre sistemas mediante un concepto de nivel superior y la tecnología correspondiente, denominada Contabilidad Moderna, las empresas pueden llevar sus flujos de trabajo y procesos al siguiente nivel. Los objetivos son claros: la Contabilidad Moderna ayuda a superar los retos de F-y-A, minimizar los riesgos y optimizar las capacidades de los equipos. Es sinónimo de modernización de la contabilidad y de otro paso importante en el proceso de optimización: la Contabilidad Continua. 

La contabilidad moderna se basa en cuatro principios fundamentales:

• La armonización de los datos,
  Tareas y procesos
• La automatización de
  Tareas contables
• Balance y análisis contable
  con reducción de riesgos
• Análisis de los datos y elaboración de informes

La Contabilidad Moderna reduce las actividades manuales basadas en Excel y crea visibilidad y transparencia. El equipo financiero se centra ahora solo en el trabajo de valor añadido y puede actuar como socio empresarial.

La disciplina suprema de la contabilidad continua

La contabilidad continua es una consecuencia directa de la contabilidad moderna.
enfoque. Resuelve los problemas de la contabilidad manual, arriesgada y, sobre todo, lenta, centrándose en un proceso continuo. El objetivo de la Contabilidad Continua es dejar de realizar asientos contables, conciliaciones de cuentas, análisis y controles al final del mes, del trimestre o del año. En su lugar, los asientos contables se realizan a lo largo de todo el periodo contable y con datos actualizados diariamente, de forma continua.

Las transacciones y cuentas se registran y concilian inmediatamente en el momento en que se producen. Esto supone grandes ventajas: Las discrepancias no se descubren al final de un periodo de información y pueden eliminarse sin presión de tiempo. En consecuencia, los especialistas de los departamentos financieros pueden realizar análisis sólidos y formular recomendaciones a la dirección, en tiempo real. 

La contabilidad continua es posible con la ayuda de potentes soluciones informáticas, por ejemplo para la conciliación de cuentas, el análisis de desviaciones o la conciliación de transacciones. Esto facilita el cierre de los libros, distribuye el trabajo de forma más eficiente a lo largo de todo el periodo y aumenta tanto la calidad como la transparencia.

Conclusión: ha llegado el momento

Ya sea en el caso de la adquisición de una empresa, de una fusión o en el curso de una modernización general del departamento financiero, se necesita urgentemente una buena gestión del cambio. Se necesita un responsable que no solo esté familiarizado con los procesos de un cambio en una organización, sino que también tenga una visión profunda de las posibilidades que existen hoy en día con los distintos sistemas.

El objetivo fundamental debe ser una transformación en la que los diferentes sistemas y procesos se transfieran de forma centralizada a una sola unidad. En el contexto de una fusión, la integración de los sistemas financieros es un factor de éxito aún más crítico de lo que ya es. Porque no hay que olvidar una cosa: si el equipo financiero de la empresa adquirida siente que a partir de ahora puede contar con el mejor apoyo posible y trabajar con las soluciones líderes, estará tanto más motivado para apoyar el cambio.

Por ello, los expertos aconsejan iniciar la planificación del cambio en el departamento financiero ya en la fase de diligencia debida. Quienes analizan y planifican con antelación los posibles riesgos, oportunidades y medidas se encuentran claramente en ventaja y pueden recoger más rápidamente los frutos de una fusión. Entonces, ¿por qué esperar a la introducción de la Contabilidad Moderna?