Formación en la empresa 2.0: tabletas y herramienta de planificación digital

Robots, gafas de realidad virtual, impresoras 3D: los aprendices encuentran un entorno muy moderno y emocionante en el proveedor de la industria automovilística Hirschvogel Umformtechnik.

Sólo en el centro de formación de Denklingen se dispone para ello de los más modernos tornos y fresadoras CNC, simulación y tecnología CAD en una superficie de unos 3.000 metros cuadrados.

La formación en tecnología de control y regulación, tabletas y e-learning también forman parte del programa. Peter Geier, responsable de formación, explica por qué las últimas tecnologías y la digitalización en la formación son tan importantes para la empresa:

"Cuando nuestros aprendices actuales se incorporen al proceso de trabajo dentro de unos años, muchos de ellos aquí, en nuestras fábricas, no sólo deberán comprender ellos mismos estas nuevas tecnologías, sino también convertirse en pioneros, en multiplicadores, transmitiendo sus conocimientos en sus equipos de trabajo."

La exigencia de estar al día en formación no sólo se limita a los contenidos, sino que también se aplica a los procesos: Gran parte de la gestión de la formación es ahora digital. Peter Geier informa de cómo se llegó a esta situación:

"Con 160 aprendices en formación en el centro y en otras dos fábricas, organizar exactamente quién trabaja en cada máquina y cuándo es todo un reto. Antes utilizábamos principalmente tablas de Excel.

Pero ajustar los datos en la planificación y en los calendarios de Outlook después de cada cambio y volver a enviar la información por correo nos parecía cada vez más laborioso y propenso a errores."

Además, no había constancia de qué cualificaciones se impartían en los respectivos centros de trabajo. El objetivo era organizar todo esto mejor y de forma más clara mediante un software adecuado. Todas las cualificaciones y puestos de formación debían mostrarse y recuperarse de un vistazo, así como las calificaciones y evaluaciones obtenidas y los libros de calificaciones.

Debía ser posible una asignación de las máquinas orientada a la capacidad para evitar la saturación y los tiempos de espera y aprovechar al máximo el parque de máquinas. Los demás criterios de selección eran:

Interfaz con SAP HCM (Human Capital Management) existente, integración de cursos internos como formación de presentación, evaluaciones e informes, los datos de planificación deben estar disponibles para su exportación y posterior distribución en formatos como archivos PDF, MS Outlook o Excel.

Aunque la mayoría de los programas examinados entonces podían satisfacer estos requisitos de forma más o menos completa, dos puntos inclinaron la balanza a favor de la decisión: La flexibilidad y la integración en el sistema SAP HCM existente y, por tanto, la eliminación de costosas interfaces.

La decisión se tomó a favor de Lighthouse, que ofrece un software tan intuitivo y totalmente integrado en HCM con su software estándar Bluelight.

"Además del software, hemos encontrado en Lighthouse un socio colaborador abierto a nuevos desarrollos. Desde que utilizamos la solución, ya hemos podido optimizar varias funciones y seguir desarrollándolas juntos, y estos resultados vuelven a beneficiar a otros usuarios."

dice Peter Geier.

Nueve perfiles profesionales

Antes de poder personalizar e implantar la solución para Hirschvogel en estrecha colaboración con el equipo interno de SAP, la empresa aún tenía que hacer algunos "deberes":

Hirschvogel ofrece un total de nueve profesiones de aprendizaje, incluidas las seis profesiones principales del centro de formación: Mecánico industrial, fabricante de herramientas, maquinista, técnico en mecatrónica, técnico en electrónica para ingeniería industrial y diseñador técnico de productos.

En las fábricas también se forman probadores de materiales, informáticos y administrativos industriales. Para cada uno de estos aprendizajes, primero fue necesario describir de nuevo con más claridad la descripción del puesto respectivo.

Las descripciones incluyen tanto las especificaciones de contenido y las competencias de los planes marco de la IHK como requisitos adicionales específicos de la empresa. A continuación se desglosan detalladamente los pasos necesarios para adquirir cada una de las competencias.

Junto con los datos sobre cuándo están disponibles las máquinas y los puestos de trabajo, pueden crearse planes de rendimiento optimizados en tiempo y capacidad muy precisos.

Bluelight se probó inicialmente en 2015 en un proyecto piloto para los seis perfiles profesionales básicos, en paralelo al sistema productivo. Tras aproximadamente un año de pruebas satisfactorias, el nuevo sistema se transfirió al sistema productivo.

Las funciones y los derechos se habían definido de antemano, y también se había formado a los formadores. Análogamente, los tres perfiles laborales adicionales se integraron al año siguiente.

Cursos, planes y calificaciones de un vistazo

Ahora es fácil seguirlo todo, incluso con 160 aprendices y varios lugares de trabajo: ¿Cuándo y dónde tiene lugar el curso básico de metal para el primer año de aprendizaje?

Un clic en el plan muestra no sólo el lugar y los horarios, sino también los formadores responsables. Los cursos de formación interna y los días de escuela profesional también se almacenan en el sistema. Los horarios se transfieren automáticamente a los calendarios personales de Outlook de los alumnos.

Las calificaciones y evaluaciones son introducidas por los formadores. Los resultados de los debates habituales en Hirschvogel también se reflejan en el sistema, gracias a una programación adicional.

De este modo, los formadores a tiempo completo pueden ver de un vistazo en qué punto de su formación se encuentra cada joven. También se pueden crear evaluaciones e informes según se desee.

Peter Geier subraya la contribución del nuevo software al aseguramiento de la calidad. Como las distintas fases de planificación de Bluelight se basan unas en otras, el sistema "educa" a los usuarios implicados, por así decirlo.

Sólo cuando el formador y el alumno hayan confirmado por escrito la adquisición de una cualificación podrá planificarse la siguiente fase:

"Mi punto fuerte como responsable de formación es que con el sistema también tenemos ahora una estructura muy clara, una norma que se aplica a todos. Eso nos ayuda a evitar errores e imprecisiones".

Describe la cooperación con Lighthouse como fructífera y productiva. Paralelamente a los planes de implantación en otras sedes de la empresa, Hirschvogel también piensa en el futuro.

En la lista de deseos destaca el ajuste automático de los horarios en caso de cambios a corto plazo en la ocupación de las máquinas y la asistencia de los aprendices, una tarea nada fácil para un software estándar.

A finales de año se implantará en la empresa una nueva funcionalidad que debería gustar especialmente a los becarios: Recibirán sus planes de formación individuales directamente en sus smartphones.