¿Conversión de contrato o de producto?

En la mayoría de los casos, no es la falta de procesos o de vínculos en tiempo real, tan necesarios, lo que lleva a una empresa a cambiar a S/4. Suele ser la presión por cambiar a la nueva tecnología en el plazo definido por SAP. Suele ser la presión para cambiar a la nueva tecnología dentro de los plazos definidos por SAP. En la mayoría de los casos, ya existen bases de datos Hana en las empresas, que a menudo siguen tomando el sol sin utilizarse o sólo se utilizan de forma marginal. Con S/4, sus propios procesos también funcionarán de forma eficiente y podrá volver a su actividad diaria. Aquí, sin embargo, queremos centrarnos más en los efectos sobre los costes de licencia. 

Para pasar al mundo S/4, SAP ofrece el enfoque brownfield, conversión de productos, o el nuevo enfoque contractual, conversión de contratos. Ambas variantes tienen sus ventajas e inconvenientes. Depende de muchos puntos qué camino se tome idealmente. 

Ventajas e inconvenientes

Con la conversión del producto, las licencias antiguas pueden dejarse en gran medida como están. Durante la conversión deben adquirirse dos componentes adicionales de SAP: Hana Runtime Edition for Applications & SAP BW - New/Subsequent y S/4 Enterprise Management for ERP Customers, por un importe global de 9.000 euros. Ahora tiene la opción de seguir utilizando sus antiguas licencias como de costumbre y tocar sólo de forma limitada los procesos habituales - sin embargo, la fecha límite aquí es 2027, momento en el que la empresa debe haber cambiado completamente a la línea de productos S/4, de lo contrario surgirán costes adicionales debido a nuevos costes de mantenimiento. 

La desventaja de la conversión de productos es la falta de optimización de licencias. El material existente permanece en la estantería. También se mantienen los contratos antiguos, sólo que se añade uno nuevo. Con la conversión de contratos, entra en vigor el nuevo planteamiento de contratos. La empresa tiene la opción de devolver completamente a SAP todos los valores de licencia existentes y compensarlos como crédito con el nuevo contrato de S/4. Esto significa que ahora pueden realizarse nuevas compras. Una vez concluido el contrato, sólo se aplica el nuevo contrato, lo que aporta transparencia real a la gestión de licencias. A priori, esto suena tentador, pero aquí también hay que tener en cuenta los detalles: SAP debe aceptar la conversión del contrato y, por lo general, sólo lo hace si el nuevo contrato es al menos un diez por ciento superior al antiguo.

Dado que muchos productos se miden de forma diferente en S/4 que en el antiguo mundo ERP, a menudo hay que comparar manzanas con naranjas. Puede que se reduzcan los costes de las licencias de usuario, pero se añade una nueva métrica. Se añade el tema del acceso digital, que la mayoría de las empresas sigue tratando de forma madrastra.

Sin embargo, también existe una ventaja en la conversión de contratos: con un análisis preciso del usuario, se puede encontrar y aprovechar el potencial de optimización en el bloque de licencias más grande. La tabla de correspondencias de SAP para ello es muy aproximada. Un análisis de este tipo determina qué usuario hace qué y qué licencia de S/4 será realmente necesaria en el futuro. Esto puede abrir un enorme potencial de optimización. Un análisis de estanterías con retorno también ahorra dinero en el futuro.

Queda así el planteamiento de SAP de un diez por ciento más de volumen de negocio y la conversión relativamente estricta de lo antiguo a lo nuevo. Si la empresa consigue planificar el futuro con la mayor antelación posible para no incurrir en más costes en los años siguientes, puede darse aquí una situación en la que todos salgan ganando. Con un análisis exacto y pleno conocimiento del futuro panorama de licencias de S/4, puede ser posible lograr la neutralidad de costes a pesar de un pago único adicional que se produce en ambas conversiones. Si se realiza exactamente este análisis, ¡también funcionará con S/4!