Configurar, tarificar y presupuestar

Los empleados de ventas conocen el problema por su trabajo diario: crear presupuestos complejos, especialmente en el sector B2B, es un proceso que lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Pongamos el ejemplo del pedido de ordenadores portátiles y accesorios para una empresa. ¿Para qué se necesitan los ordenadores? ¿Qué equipo es imprescindible y cuál es un "nice to have"? ¿Debe incluirse software y para qué función y qué estación de trabajo? ¿Se necesitan servicios como ampliaciones de garantía o asistencia técnica?

La regla es sencilla: cuantas más variantes y/o más complejo sea un producto, mayor será el reto para las ventas; al fin y al cabo, hay que tener en cuenta amplias opciones de precio y configuración. Rápidamente se hace evidente que una oferta de este tipo es difícilmente viable a mano. Sin embargo, con demasiada frecuencia se sigue trabajando con confusas listas de precios basadas en Excel y hay que copiar los datos en la oferta: los costosos errores en la oferta y en el pedido posterior están casi a la orden del día.

Además, las ofertas, por complejas que sean, deben llegar al cliente lo antes posible. Sin embargo, no se trata sólo del precio, sino también de la eficacia: cuanto más exacta y precisa sea una oferta, más probabilidades habrá de que los clientes opten por ella y mayor será la tasa de cierre. En resumen: si llega demasiado tarde, si comete errores, su competidor le castigará.

Venta guiada

La solución son las llamadas aplicaciones CPQ. La abreviatura significa "Configure, Price and Quote" ("Configure, Cotice y Cotice") y describe así acertadamente el propósito de estos sistemas: permiten al personal de ventas crear presupuestos de forma rápida y segura para productos y servicios que están disponibles en muchas variantes.

Las funciones esenciales de los sistemas CPQ incluyen: Generación de ofertas basada en flujos de trabajo; selección y configuración de productos; fijación de precios de los productos, teniendo en cuenta también los descuentos específicos de los clientes; depósito de acuerdos específicos de los clientes; opciones para ofertas de up-selling y cross-selling; creación y negociación de ofertas; y funciones de colaboración, como para la publicación interna de ofertas.

Así pues, las soluciones de CPQ abordan retos acuciantes en las ventas, por lo que no es de extrañar que la empresa de estudios de mercado Gartner pronostique un futuro halagüeño para este segmento. En su "Cuadrante Mágico" sobre CPQ de octubre del año pasado, los analistas partían de la base de que el mercado crecería en torno a un 15% anual, con un volumen de 1.200 millones en 2018. La atención se centrará en la industria manufacturera, el sector servicios y el sector de las comunicaciones y los medios de comunicación.

Según Gartner, las principales razones para implantar un sistema CPQ son: crear presupuestos más rápidamente (73% de los encuestados); mejorar la productividad de la fuerza de ventas (63%); y sustituir un sistema/proceso obsoleto existente (58%).

Con SAP CPQ, SAP también ofrece la solución correspondiente. Se trata de una aplicación independiente que, naturalmente, está diseñada para su integración con la plataforma de experiencia del cliente y comercio electrónico basada en la nube C/4 Hana, así como con el sistema ERP S/4 Hana. De hecho, sin embargo, SAP CPQ también puede utilizarse en entornos no basados en SAP.

De plomo a efectivo

Las soluciones CPQ son la clave para agilizar significativamente el proceso "lead-to-cash", desde el contacto inicial con el cliente hasta la finalización y el cumplimiento del pedido. En el caso de SAP, todo el proceso puede gestionarse a través de una única plataforma basada en aplicaciones integradas de forma transparente: Por ejemplo, los contactos con los clientes y los clientes potenciales se gestionan y mantienen en C/4.

La suite CRM está formada por la Nube de Marketing, la Nube de Comercio para experiencias de compra personalizadas en todos los puntos de contacto, la Nube de Ventas para la atención al cliente en todo el recorrido del cliente, así como la Nube de Servicios SAP y la Nube de Datos de Clientes SAP. SAP CPQ forma parte de la familia de productos Sales Cloud, pero sigue siendo un producto independiente.

Los datos del cliente necesarios para la oferta se transfieren a SAP CPQ. Aquí se gestionan todos los pasos del proceso de creación de ofertas, desde la selección y configuración de productos, la integración de productos de venta ascendente y cruzada, la fijación de precios y la aprobación interna.

Eficacia de ventas impulsada por la IA

Uno de los puntos fuertes de SAP CPQ es la selección de productos basada en IA: con el apoyo de un catálogo completo, la búsqueda eficaz, las recomendaciones de productos guiadas y las comparaciones de productos, la definición de la configuración adecuada resulta sencilla. Además, la información sobre las configuraciones pedidas anteriormente por el cliente y el historial de precios garantizan la precisión de la oferta.

El proceso se simplifica aún más accediendo a las configuraciones existentes. Los productos pueden anidarse u organizarse jerárquicamente como parte de la anidación de productos. Un ejemplo podría ser la configuración de un rack de servidores, cuyo subconjunto es la configuración de cada servidor blade dentro del rack. Los paquetes de productos y servicios también pueden predefinirse e integrarse cómodamente en una amplia gama de ofertas.

La aprobación interna es especialmente importante para las ofertas de gran volumen. Para ello, SAP CPQ ofrece un proceso de aprobación basado en funciones. La oferta puede enviarse a departamentos superiores, que pueden rechazarla o aprobarla. La información sobre el margen y el margen de contribución proporciona seguridad adicional. Una función de recordatorio garantiza que este paso no retrase innecesariamente la presentación de la oferta.

Al integrar SAP CPQ con SAP CLM, la aplicación de gestión del ciclo de vida de los contratos, se puede acelerar aún más la creación de futuros contratos y minimizar los riesgos legales, financieros y normativos.

Una gran ventaja de la solución basada en la nube es que la selección y configuración de productos también puede realizarse in situ en las instalaciones del cliente. Es posible ver "en directo" cómo afecta la configuración respectiva al precio y al presupuesto. Al implicar personalmente al cliente en los pasos iniciales del proceso de presupuesto, el departamento de ventas puede protegerse de sorpresas desagradables, como la vaguedad del presupuesto final, y acelerar la decisión de compra del cliente.

El éxito de ventas sólo es posible si se ofrece el producto adecuado, al precio adecuado y en el momento adecuado. Las ofertas atractivas y específicas son también un aspecto importante de la satisfacción y la fidelidad de los clientes. Por supuesto, esto es a menudo un verdadero reto con productos complicados y multivariantes. Soluciones como SAP CPQ ayudan a optimizar el complejo proceso y a hacerlo fiable. Si además el sistema CPQ se integra perfectamente en el entorno CRM y ERP, todo el proceso "lead-to-cash" se acelera considerablemente.

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