Con S/4HANA Cloud, el futuro del aire limpio está en la nube para American Air Filter (AAF)

La Dra. Angelika Schwartz, Directora de TI de AAF Europe/Dinair, y Frank Kreß, Vicepresidente de Finanzas/Controlling/IT de AAF Europe, en conversación con Jan Kretschmer, SAP, Centre of Expertise for Cloud ERP.

La misión de AAF desde su fundación en 1921 ha sido proporcionar aire fresco a sus clientes. Hoy, esta misión es más importante que nunca. La gente necesita aire limpio para vivir, con un comportamiento de consumo que evoluciona rápidamente, por ejemplo, a través del aumento de la climatización de los espacios de vida y de trabajo, o de condiciones ambientales como el virus corona y las partículas.

¿Cuál era la situación inicial en AAF Europa?

Kreß: En Europa, trabajamos con cinco fábricas y varias empresas de ventas y servicios en doce países distintos, con características y sistemas informáticos diferentes. En consecuencia, había margen para mejorar la coherencia de los procesos, la transparencia y la capacidad de control. Para mejorar esto, necesitábamos una armonización de los procesos y un cambio en la organización hacia una "empresa inteligente". El objetivo era centrarnos más en el cliente, por ejemplo mediante información válida sobre las entregas, aumentar la automatización de los procesos rutinarios, por ejemplo mediante aprendizaje automático, obtener una visión consolidada de los procesos de nuestras unidades en tiempo real y acelerar la agilidad corporativa general, por ejemplo para abrir nuevos canales de venta. En definitiva, para atraer y retener a más clientes con costes optimizados.

¿Qué tuvo que cambiar? ¿Qué requisitos debía cumplir para usted el nuevo enfoque?

Kreß: Pronto quedó claro que se trataba de algo más que un proyecto informático. Se trata de un cambio cultural de procesos y perspectivas. No nos bastaba con integrar los procesos y las unidades en un sistema ERP común. Para nosotros también era importante llegar a un estándar común en términos de procesos. La experiencia ha demostrado que el enfoque tradicional de utilizar plantillas de empresa puede llevar a la complejidad en lugar de a la normalización. Por eso queríamos una norma basada en las mejores prácticas. Y lo que es más importante: una norma que evolucionara automáticamente.

Schwartz: Esto implica tres requisitos. En primer lugar, el sistema debe estar preconfigurado por el fabricante con procesos estándar de banda ancha. En segundo lugar, este estándar debe ser mantenido continuamente por el fabricante, con actualizaciones automáticas. En tercer lugar, necesitamos un concepto viable para adaptar este estándar. Desde extensiones pequeñas pero importantes, como campos individuales AAF, por ejemplo en el albarán de entrega, para poder anotar en qué habitación debe montarse el filtro, hasta extensiones más complejas, como el uso específico de nuestros escáneres manuales en los almacenes.

KreßLa solución debía poder utilizarse con poco esfuerzo informático y una cuota mensual de uso. Por tanto, buscábamos una solución de software como servicio escalable y basada en la nube. Dado que el proyecto iba a realizarse principalmente con los departamentos especializados, la nueva solución tenía que apoyar conceptualmente este enfoque.

Se ha decidido por SAP S/4HANA Cloud. Cuáles han sido los argumentos decisivos para ello?

Kreß: S/4HANA Cloud es la mejor opción para nosotros. Es una solución preconfigurada que se basa en cientos de plantillas de procesos, las mejores prácticas. Estas abarcan todos los procesos empresariales, desde el cierre de fin de mes en las respectivas normas contables hasta el seguimiento de lotes en la cadena logística. Las mejores prácticas también están adaptadas a cada país, por ejemplo, los informes fiscales.

También utilizamos las mejores prácticas para la integración integral de los procesos. Esto abarca desde la conexión de los sistemas de taller hasta la conexión de nuestros bancos propios con los escáneres manuales antes mencionados. Las interfaces están descritas con precisión y son estables gracias a SAP, de modo que es posible actualizar todos los sistemas en cualquier momento.

Importante: Estas mejores prácticas están diseñadas sobre la base de innumerables proyectos de SAP y descritas de forma llamativa, con diagramas de flujo de procesos, etc. De este modo, los usuarios pueden comprobar directamente las normas y elaborar la configuración AAF en los talleres de adaptación a las normas.

Schwartz: S/4HANA Cloud es una verdadera solución en la nube. Los usuarios acceden a la solución a través de una conexión segura a Internet, como en la banca en línea. La suscripción incluye licencias, bases de datos HANA y el funcionamiento completo del centro de datos gestionado aquí en SAP en Alemania, así como el desarrollo ulterior de las mejores prácticas y localizaciones, que recibimos automáticamente varias veces al año a través de actualizaciones, y personas de contacto dedicadas que nos prestan apoyo operativo. Con el equipo de TI, podemos concentrarnos en ofrecer asistencia de valor añadido a los departamentos y en aplicar innovaciones.

¿Qué resultados ve?

KreßCada vez estamos más cerca del objetivo de la "empresa inteligente". El coste total de propiedad se reduce, por ejemplo, gracias a la aceleración de la implantación y a que el esfuerzo de TI en el funcionamiento es significativamente menor. Obtenemos una mayor transparencia y agilidad, una escalabilidad sencilla... y también una experiencia de usuario mucho mejor, ya que S/4HANA Cloud se utiliza fácilmente a través de navegador y dispositivo móvil.

Para otras empresas que estén planeando un proyecto similar: ¿qué factores de éxito o escollos considera usted?

Kreß: Es un proyecto de la estrategia corporativa y de los departamentos, un proceso de cambio. No es un proyecto informático. Un patrocinador, como el director general o el propietario, debe desempeñar un papel decisivo de arriba abajo. Tiene que dar forma a los objetivos e implicar al personal, moderar el cambio, definir los guardarraíles, establecer prioridades y, si es necesario, decidir sobre cuestiones delicadas en el comité de dirección. Esto no es algo que ocurra por casualidad.

SchwartzAnalizamos desde el principio qué unidades son similares o deberían llegar a serlo: ¿Qué miembros del personal de los departamentos representan estos grupos "de abajo arriba", cómo mezclamos a escépticos y partidarios en el proceso? Así formamos el equipo central interno. Colaboramos estrechamente con las organizaciones de servicios de SAP, así como con Allgeier, socio de SAP. Esta combinación nos funciona de maravilla.

COVID-19 ha puesto a muchas empresas en una fase difícil. Puede S/4HANA Cloud proporcionar alivio y apoyo en estos tiempos?

KreßDefinitivamente El virus Corona demuestra lo importantes que son la nube y la empresa inteligente. Con una solución en la nube, no importa si los empleados están en la oficina, en casa del cliente o en el despacho de casa. Y en una empresa inteligente, podemos gestionar mejor las fluctuaciones inesperadas de la demanda o los cambios en los canales de distribución, ya que todo el inventario, la capacidad de producción, los contratos, etc. son visibles en todas las unidades con solo pulsar un botón. Podemos tomar decisiones más fáciles y válidas para suministrar aire limpio a nuestros clientes.

La información general sobre S/4HANA se facilita, por ejemplo, en el Podcast de expertos SAP. Escuche el primer episodio aquí:

[adrotate banner="197″]