Compras sin interrupción de medios

A la hora de licitar y presentar ofertas para requisitos específicos, las soluciones eRfx (solicitud electrónica de x) permiten una comunicación sencilla y rápida entre compras y proveedores.

Esto las hace superiores a las herramientas de licitación convencionales, cuya complejidad a menudo abruma sin remedio a ambas partes. SAP Supplier Relationship Management (SRM) no es una excepción, y espera que los usuarios utilicen funciones de licitación con innumerables campos de entrada, a menudo superfluos.

No parece que se vislumbre una solución con la migración a S/4 Hana, ya que SAP sólo proporciona procesos de licitación rudimentarios con el nuevo módulo de abastecimiento y compras.

Otra opción sería la plataforma de colaboración SAP Ariba, que, sin embargo, es más adecuada para procesos de compra estandarizados que para organizaciones de compras con requisitos sectoriales y regionales específicos.

Y esto es lo que tienen la mayoría de las empresas e instituciones públicas de Alemania. Además, muchos usuarios tienen reservas a la hora de almacenar datos empresariales sensibles en una nube pública como Ariba.
Sin información innecesaria

Con las modernas herramientas eRfx (Electronic Request for x), los clientes de SAP pueden evitar este dilema. En este caso, "x" representa un marcador de posición para el precio o las ofertas concretas para la construcción, la entrega o los servicios solicitados.

Las herramientas eRfx simplifican considerablemente los procesos operativos de licitación para compradores y proveedores, ya que se limitan al necesario intercambio de información y ofrecen interfaces de usuario claras.

Los campos de texto flexibles e intuitivos con funciones de cuestionario permiten a los compradores formular rápida y fácilmente sus requisitos y enviarlos a los licitadores seleccionados.

Informados puntualmente por correo electrónico de las nuevas licitaciones, los proveedores pueden responder a las consultas y presentar sus ofertas con sólo unos clics.

Si se integran carpetas electrónicas en las herramientas eRfx, pueden descargarse allí documentos adicionales o planos de diseño, que los compradores utilizan para especificar sus requisitos.

Tras recibir todas las ofertas posibles, la herramienta eRfx las evalúa automáticamente y filtra la mejor. Si en la evaluación se incluyen otros criterios además del precio, como la fiabilidad o las certificaciones existentes de un proveedor, también se dispone de una matriz que permite realizar una selección selectiva hasta el nivel de artículo.

Como todos los pasos están automatizados, las herramientas eRfx ahorran a los usuarios mucho tiempo, dinero y papel, y también contribuyen a reducir las tasas de error. Al mismo tiempo, se garantiza un proceso de contratación uniforme y transparente, lo que minimiza los riesgos de corrupción.

Esto hace que las soluciones de eRfx sean idóneas para satisfacer la creciente demanda de potentes herramientas de licitación. Esto se nota tanto en las empresas como en las instituciones públicas de Alemania, sobre todo desde que desde octubre de 2018 están obligadas, en virtud de la nueva ley de contratación pública de la UE, a gestionar los procedimientos de licitación y adjudicación de contratos de construcción, suministro y servicios de cierta envergadura de forma completamente digital.

Posibilidad de sustitución gradual

Para los clientes actuales de SAP, 2bits ofrece una herramienta que puede utilizarse como complemento de SRM, ERP y S/4 o como software independiente. Como complemento de la solución de compras de SAP, cubre el vacío creado por las funciones de licitación de SRM, menos fáciles de usar.

Por otro lado, quienes utilicen eRfx "stand-alone" pueden utilizarlo como punto de partida para la sustitución de los procesos de aprovisionamiento de SAP. Este procedimiento se recomienda a todas las organizaciones de compras basadas en SAP que no deseen cambiar a S/4 Sourcing and Procurement porque el módulo de compras, funcionalmente reducido, no satisface sus necesidades.

La introducción de eRfx ofrece la oportunidad de cambiar a soluciones correspondientes de otros proveedores que pueden utilizarse para automatizar la gestión de compras y proveedores de principio a fin.

La encuesta de la DSAG sobre el estado de la digitalización en las empresas miembro dejó inequívocamente claro que en muchos casos son causas específicas -a saber, informativas, técnicas y funcionales- por parte de las soluciones SAP las que obstaculizan la transformación digital. Esto también se aplica a los procesos de adquisición.