De la compra al pago: valor añadido en la contratación

En el Congreso Anual de la DSAG, que reunirá en octubre a usuarios de SAP de habla alemana, el cambio digital seguirá siendo el tema central. Bajo el lema "Negocios sin fronteras: la arquitectura del futuro" En la reunión se debatirán ideas de futuro para aplicar una estrategia de digitalización.

Entre ellas se incluyen preguntas sobre la plataforma adecuada, el escenario de nube apropiado o la solución ERP adecuada. Todas ellas son decisiones de largo alcance que las empresas no tomarán sin duda ad hoc.

Requisito previo para la digitalización

La digitalización significa la conexión de sistemas independientes para que los procesos puedan ejecutarse automáticamente sin interacción humana. El requisito previo para esta interconexión es la disponibilidad de datos legibles por máquinas.

El documento es, por tanto, una introducción ideal a la digitalización: La captura y el procesamiento electrónicos de recibos en compras, finanzas o atención al cliente facilita el acceso electrónico a información empresarial crucial sin interrupciones en los medios de comunicación.

Se automatizan los procesos posteriores, se aceleran los tiempos de procesamiento y se evitan errores. Para la mayoría de las empresas, el procesamiento de facturas es el ámbito clásico en el que se reconoce el potencial de optimización de los procesos documentales electrónicos y se aborda la digitalización.

Ya se ha utilizado con éxito en la división ContiTech de Continental, donde las facturas entrantes se procesan automáticamente mediante el software Tangro.

Sólo contraverificación

"Ya no hay que introducir los datos manualmente, sino cotejarlos brevemente. Al mismo tiempo, tenemos una visión general de todas las facturas. Sabemos dónde están los documentos para su aprobación y podemos hacer un seguimiento de todo el proceso", afirma Frank Sündermann, Jefe de Sistemas Empresariales de TI de ContiTech, explicando las ventajas de la digitalización.

La captura digital, el procesamiento posterior, la comprobación y el archivo de los recibos reducen considerablemente los costes de procesamiento de las facturas. También se consiguen ahorros de costes directos gracias a la mejora del descuento.

El Hospital Universitario de Múnich demuestra hasta qué punto puede llegar el valor añadido financiero: El centro médico ahorra una cantidad de seis cifras de euros al año, ya que la automatización de la verificación de facturas permite aprovechar descuentos que antes se perdían.

Pero aún más eficaces son los proyectos de digitalización que no acaban con el procesamiento de las facturas, sino que automatizan por completo todas las actividades de compra previas: la gestión de los aprovisionamientos, el procesamiento de las confirmaciones de pedido y el registro de los albaranes con la contabilización de las entradas de mercancías.

Compras coherentes

En la contratación, las necesidades de mercancías se registran electrónicamente directamente en el puesto de trabajo y, si se conoce, el centro de costes ya está almacenado aquí.

Todos los demás pasos se llevan a cabo electrónicamente: comprobación y autorización por parte del responsable técnico, así como imputación en el departamento de contabilidad. Todos los datos importantes se aclaran de antemano y el pedido puede crearse automáticamente.

Las siguientes confirmaciones de pedido y albaranes se procesan con mayor rapidez porque el contenido importante del documento -número de material, precio y cantidad en la confirmación de pedido o proveedor y número de pedido en el albarán- se reconoce automáticamente y se compara con los datos del pedido. De este modo, la contabilización de las entradas de mercancías se realiza en el menor tiempo posible.

Último paso: tramitación de facturas

El procesamiento de facturas como paso final se simplifica enormemente gracias a la automatización previa, porque la información necesaria ya está almacenada.

El sistema reconoce el contenido pertinente del documento o lo transfiere directamente y lo compara con el pedido. Además, ya están disponibles todos los datos necesarios sobre centros de coste e imputaciones.

Un funcionario sólo tiene que intervenir si es necesario hacer alguna aclaración. E incluso entonces, los procesos electrónicos aceleran el proceso y facilitan el trabajo: en este caso, procesos de flujo de trabajo que se inician directamente desde el documento, por ejemplo.

El destinatario puede completarlas rápidamente gracias a un manejo sencillo y cómodo. Y las tareas pueden procesarse no solo en el lugar de trabajo, sino también sobre la marcha, incluso por usuarios que no sean de SAP.

Si el sistema no detecta discrepancias, la factura se contabiliza directamente en segundo plano, si así se desea. Ya no es necesaria la intervención humana.

Lo mismo ocurre con las facturas electrónicas que se reciben en un formato estructurado, por ejemplo en formato ZUGFeRD o a través de un sistema de correo. A continuación, éstas también se transfieren al sistema ERP y se contabilizan directamente allí. Los sistemas se interrelacionan a la perfección, en línea con el paradigma de la digitalización.

Proyecto cliente Continental

300.000 facturas recibidas/año

Ventajas de la automatización con el software Tangro:

• Soluciones uniformes y estandarizadas
• Uso compartido de una infraestructura
• Fácil manejo
• Reducción del tiempo de procesamiento a tres minutos por documento
• Mejorar la transparencia