Complejidad y oportunidades en los modelos de licencia SAP

SAP adoptó un enfoque diferente con la introducción de las soluciones en la nube: en este caso se utilizó el modelo FUE (Full User Equivalents). En lugar de conceder licencias directamente a individuos o funciones, se utilizó un modelo de uso consolidado basado en funciones. Cada rol de usuario (por ejemplo, empleado, usuario avanzado, usuario de autoservicio) se ponderaba con un factor FUE específico. La suma de estos factores daba como resultado el valor FUE total, a partir del cual se calculaba la cuota de suscripción.

Este planteamiento era flexible y escalable, pero requería una comprensión precisa de las funciones y escenarios de los usuarios dentro de la organización. Al mismo tiempo, la atención se desplazó de la propiedad y la instalación al uso continuado y la innovación en el modelo de suscripción.

Con el creciente paso a la nube, SAP también ha revisado varias veces su política de licencias en los últimos años y meses. En particular, los nuevos modelos para clientes existentes (Rise with SAP) y nuevos clientes (Grow with SAP) han abierto numerosas oportunidades para las empresas, pero también nuevos retos. Si quiere aprovechar plenamente el potencial de los modelos, debe comprender los distintos modelos de licencia y sus métricas, y gestionar activamente los riesgos.

La informática ayuda a las empresas a hacer transparentes estos complejos modelos de licencia y a utilizarlos de forma óptima.

Dos mundos: Levantarse vs. Crecer

SAP sigue actualmente dos caminos estratégicos en el negocio de la nube: Grow with SAP y Rise with SAP. Ambas se dirigen a grupos de clientes y situaciones de partida diferentes, pero persiguen el mismo objetivo: la transformación en un ERP en la nube estandarizado y preparado para el futuro.

Grow with SAP está dirigido a empresas que son nuevas en el mundo SAP o que desean alinear sus procesos de negocio lo más estrechamente posible con el estándar SAP. La base es S/4 Hana Public Cloud, que se basa en las mejores prácticas predefinidas, una rápida implementación y actualizaciones automatizadas. El modelo está claramente estructurado, las licencias se basan en roles y está diseñado para la escalabilidad y la eficiencia.

Rise with SAP, por otro lado, está diseñado para empresas que están migrando desde instalaciones SAP existentes y necesitan transferir procesos complejos o personalizados a la nube. Aquí se utiliza S/4 Hana Private Cloud Edition, que ofrece más flexibilidad técnica y contractual y a menudo se realiza en modelos híbridos. De este modo, SAP está posicionando claramente Rise como una vía de transformación para hacer que incluso los escenarios complejos sean aptos para la nube, mientras que Grow representa la arquitectura objetivo a largo plazo. Hoy en día ya está claro que la nube pública es el objetivo final estratégico, mientras que Rise con SAP es el paso intermedio necesario allí donde la lógica estándar de la nube pública no es (todavía) suficiente.

Business Suite - repensada

Originalmente, SAP Business Suite representaba el clásico ERP local centrado en SAP ERP 6.0 y módulos complementarios como CRM o SCM. En la actualidad, SAP la define como una cartera de soluciones modulares basadas en la nube que integra áreas empresariales centrales como finanzas, cadena de suministro, RRHH, aprovisionamiento y experiencia del cliente.

La Nube SAP S/4 Hana está siempre en el centro, complementada por soluciones como SuccessFactors, Ariba, Concur y la SAP Business Technology Platform (BTP) como base tecnológica. 

En lugar de un sistema ERP monolítico, SAP persigue así un ecosistema en la nube abierto, ampliable y soportado por IA con la reimaginada Business Suite, orientada a la estandarización, la escalabilidad y la innovación continua. Con la introducción actual de los nuevos paquetes de SAP Business Suite, la cartera de licencias de SAP Public Cloud se ha desarrollado aún más y se ha alineado más estrechamente con las necesidades de áreas especializadas como Finanzas, Cadena de Suministro y RRHH. La actual métrica de licencia equivalente a usuario completo se ha sustituido por un modelo más sencillo "por usuario y mes". Los clientes adquieren ahora paquetes básicos claramente definidos con complementos ampliables modularmente, adaptados a sus escenarios de uso típicos.

El modelo de licencia anidada

Una característica clave de la nueva estructura de licencias es el llamado modelo "anidado". Las licencias de mayor valor incluyen automáticamente las funciones de los niveles inferiores. Por ejemplo, un paquete "Finance Premium" no sólo incluye funciones básicas como Cash Management o Multibank Connectivity, sino también herramientas ampliadas como Subscription Billing o SAP Ariba Central Invoice Management. En el área de "Cadena de suministro", funciones como ATP Ad-vanced, integración PLM o soluciones de sostenibilidad se ofrecen de forma escalonada en función del nivel de paquete seleccionado.

Requisito: nuevos tipos de licencia

En la actualidad, SAP define grupos de usuarios claramente delimitados: por ejemplo, los usuarios operativos, que realizan tareas operativas como pedidos y procesos de servicio, o los usuarios de autoservicio, con derechos limitados para funciones como el registro de tiempos o las solicitudes de compra. Los usuarios desarrolladores tienen acceso completo a funciones de desarrollo y personalización, mientras que los usuarios combinados combinan funciones financieras y de la cadena de suministro. Al mismo tiempo, SAP ha introducido nuevas cantidades mínimas de usuarios. Mientras que en el anterior modelo FUE de la nube pública bastaban 15 equivalentes de usuario completo, el nuevo modelo de licencia requiere ahora al menos 25 usuarios cuando se utilizan paquetes básicos combinados. Para las organizaciones más pequeñas, en particular, esto puede dar lugar a excedentes de licencias y, por tanto, a mayores barreras de entrada.

Oportunidad: modelos de licencia modulares

La estructura modular de licencias de SAP ofrece a las empresas más flexibilidad: las licencias pueden adaptarse según las necesidades, pueden integrarse innovaciones como la IA o herramientas de sostenibilidad y los costes operativos son más fáciles de planificar. Sin embargo, esta apertura también conlleva riesgos. Las funciones de usuario del mundo local no siempre pueden transferirse directamente. A menudo se produce un exceso de licencias cuando los módulos se activan pero apenas se utilizan. El gran número de paquetes posibles dificulta mantener una visión de conjunto y los cambios en las métricas de SAP pueden dar lugar a costes adicionales inesperados.

Es esencial comparar en una fase temprana los requisitos y el modelo de licencia. La transparencia respecto a las licencias existentes, la optimización periódica de las funciones de los usuarios y las opciones de ampliación contractual ayudan a controlar los costes. El apoyo de socios con experiencia también puede ayudar a desarrollar la estrategia de licencias adecuada.

Conclusión

El nuevo modelo de licencia de SAP ofrece una base estructurada, pero también desafiante, para la transformación digital de las empresas. Aquellos que se familiaricen con los modelos de licencia, los roles de usuario y los paquetes en una fase temprana pueden darse cuenta no solo de los beneficios tecnológicos, sino también económicos del mundo SAP Cloud ERP. Combinando modularidad, transparencia e innovación, SAP Business Suite se convierte en una poderosa herramienta, siempre que las empresas sepan dominar la complejidad.

informatica.at