Cómo la alta calidad de los datos impulsa el procesamiento electrónico de facturas

No es de extrañar que la externalización siga siendo demandada en Alemania: según un estudio de Axxcon, casi la mitad de los responsables de la toma de decisiones participantes (47%) notaron una mejora en la calidad de las funciones de TI externalizadas. REINZ-Dichtungs-GmbH, especialista en tecnología de sellado, también ha confiado en la externalización para el registro y la validación de las facturas entrantes desde 2018. Desde entonces, la empresa recibe todas las facturas digitalmente y las verifica en su propia bandeja de entrada de SAP para su posterior aprobación o contabilización, en un plazo máximo de 48 horas.

Flujos de trabajo inteligentes para una mayor automatización

La filial de DANA Incorporated comenzó en 2012 con la digitalización y automatización de las facturas recibidas en SAP, de forma totalmente interna. Patrick Kreuzer, director financiero de REINZ, recuerda: "Tanto si se trata de facturas logísticas con referencia a pedidos de material de mantenimiento, reparación y producción, incluida la comprobación de la entrada de mercancías evaluada, como de la tramitación de pedidos con precios límite y estimados, nuestra gestión de facturas recibidas es compleja y su tramitación requería mucho tiempo. Con la introducción de una solución para el procesamiento automatizado y digital de las facturas recibidas en SAP desde 2012, hemos acelerado significativamente el proceso de entrada de facturas logísticas y la verificación de facturas y, al mismo tiempo, hemos aumentado la transparencia."

Se programaron asistentes inteligentes dentro de la solución para acompañar la tramitación. Aparece una advertencia en caso de discrepancias, por ejemplo si no se requiere factura porque se trata de un procedimiento de nota de crédito. Incluso aparece una indicación de si existe riesgo de perder el descuento por pronto pago. La comprobación del flujo de trabajo implementada desde 2018 para las facturas sin referencia a un pedido de compra también aceleró significativamente el proceso estándar, que antes era manual y requería mucho tiempo. Gracias a una matriz de liberación, la solución ahora determina automáticamente el siguiente liberador responsable. El tedioso proceso de comprobar si la factura contiene todas las firmas de liberación ya no es necesario. Hoy, los empleados pueden ver el estado de la liberación de facturas de forma transparente en el monitor del sistema.

"También hemos integrado la solución en nuestro proceso de entrada de mercancías", afirma Kreuzer. "Ahora, si una entrega no ha sido confirmada, podemos iniciar un flujo de trabajo para un recordatorio directamente a través de la solución AFI cuando la factura esté disponible. Esto ha supuesto un verdadero hito para nosotros, ya que los departamentos que antes tenían que ir detrás de las entradas de mercancías ahora están enormemente aliviados". Gracias a los mensajes del asistente, el sistema comprueba muchas cosas automáticamente. Ahora la solución es el comprobador de facturas, que dice de forma fiable si se trata de un procedimiento de abono, si la entrada de mercancías está presente o no, si hay diferencias de precio o cantidad o si puede no ser necesaria una entrada de mercancías. La tramitación global es más rápida y transparente, lo que sin duda es una de las razones por las que la solución es muy bien recibida por los usuarios.

Eficacia. Flexibilidad. Escalabilidad.

Cuando REINZ introdujo la solución SAP de AFI Solutions en 2012, el centro de Neu-Ulm recibía unas 40.000 facturas al año con aproximadamente 120.000 páginas, en aquel momento principalmente por correo postal. Desde entonces han pasado muchas cosas: el sistema se ha adaptado a las nuevas circunstancias y la solución se ha implantado en otros holdings de la sede de Neu-Ulm. El volumen de facturas aumentó constantemente, hasta tal punto que REINZ se planteó externalizar la laboriosa preparación de los datos de facturación. Kreuzer informa: "Que yo sepa, AFI Solutions es uno de los pocos fabricantes de Alemania que ofrece soluciones para los flujos de trabajo en el libro de facturas y lo combina con un servicio completo de digitalización de facturas. Estudiamos el servicio y nos dimos cuenta de que la externalización nos ahorraría muchos recursos y reduciría nuestras actividades estándar. Además, redujimos los costes del servidor informático y pudimos ahorrar en software OCR".

Servicio como un guante

Por supuesto, el proveedor de servicios externo también tiene en cuenta las particularidades de REINZ, como la validación de proveedores de Conto-pro-Diverse de unos 40 países. En este caso, los registros maestros del sistema no tienen sentido. En el caso de los proveedores de CPD, existen cuentas colectivas en las que hay que introducir y validar una y otra vez datos como la dirección, el vendedor o los datos bancarios en la verificación de facturas. REINZ ya no tiene que preocuparse de este esfuerzo, ahora el proveedor de servicios se encarga de ello. Marisa Hiller, directora del RedPaperCentre de Stuttgart: "Uno de los principales argumentos a favor de nuestros servicios en el RedPaperCentre es que los empleados de contabilidad o compras ya no tienen que cargar con el trabajo administrativo preparatorio, ni preocuparse de gestionar estas tareas en situaciones de enfermedad o vacaciones, por lo que pueden concentrarse en sus competencias principales. Además, trabajamos siempre con la última tecnología de reconocimiento óptico de caracteres. Nuestros empleados comprueban y validan los datos de los documentos leídos automáticamente, que se transmiten encriptados a través de nuestros servidores a REINZ, donde se importan al sistema SAP. De este modo, los empleados de REINZ pueden seguir trabajando cómodamente con los datos utilizando DirectInvoiceControl en su AFI Monitor. Por supuesto, las facturas se archivan de forma segura en casa del cliente y pueden recuperarse en cualquier momento en el original, incluidos los correos electrónicos y los anexos de facturas de los proveedores."

Debido a la buena experiencia con el servicio para la sede de Neu-Ulm, DANA también está considerando ahora utilizar AFI para llevar a cabo la verificación de facturas para otras sedes europeas y, en consecuencia, externalizar la validación de documentos de facturación a Stuttgart. Kreuzer concluye: "Actualmente, el RedPaperCenter de AFI Solutions procesa unas 200 facturas diarias para nuestra sede alemana. Debido a la excelente calidad de los datos, para la que es necesaria una definición detallada de los requisitos, y a la eficacia resultante de los procesos posteriores, el grupo se plantea ahora extender no sólo la solución de facturas, sino también el servicio de AFI Solutions a nuestras filiales europeas."