Cómo la inteligencia artificial crea valor añadido en la gestión de viajes de negocios

Con Joule, el asistente de inteligencia artificial de SAP, ha comenzado una nueva era de aplicaciones cruzadas. Joule agrupa datos de todas las áreas de la empresa y optimiza los flujos de trabajo: en la gestión de viajes de negocios, pero también en otras áreas como la cadena de suministro, las compras o los recursos humanos. La integración recíproca de Joule y Microsoft Copilot anunciada por SAP en SAP Sapphire ampliará aún más el alcance de las aplicaciones y aumentará la productividad.

El potencial de la IA para los viajes de negocios

Para los directores financieros, los gestores de viajes y los responsables de RRHH, es especialmente importante que la inteligencia artificial se integre en la gestión de los viajes de negocios. En todo el mundo, el 51% de los directores financieros ya están invirtiendo en tecnología de IA1 para que los viajes de negocios sean más eficientes, una tendencia clara, ya que en 2023 la cifra era solo del 15%. Y los gestores de viajes también destacan la relevancia de la IA en la última Encuesta Global de Viajes de Negocios: al 70 por ciento2 de los gestores de viajes alemanes les gustaría contar con el apoyo de la IA.

Esto se debe a que los viajes de negocios implican mucho trabajo administrativo. Hay que reservar los viajes y presentar los gastos. Los equipos financieros tienen que comprobar su exactitud, corregirlos si es necesario y liquidarlos lo antes posible. Aquí hay muchas oportunidades para la inteligencia artificial, que no sólo simplifica los procesos para los empleados, sino que también puede generar valor añadido.
La solución SAP Concur de gestión de viajes de negocios y gastos de viaje ya está mejorando los procesos gracias a la integración de IA y aliviando tanto a los viajeros como a los equipos del back office. La gestión integrada de viajes de negocios y las interfaces inteligentes permiten a los usuarios llevar a cabo su proceso de reserva y facturación en un solo lugar. Al mismo tiempo, las empresas pueden vigilar en todo momento los gastos de los empleados y gestionar así los presupuestos de viajes con conocimiento de causa.

La tecnología de IA se utiliza en las soluciones SAP Concur desde hace más de diez años. Joule marcará pronto el siguiente paso en la hoja de ruta de la IA y da una idea de adónde nos llevará el viaje: En el futuro, las reservas de viajes y los informes de gastos casi se ocuparán de sí mismos. Las tareas administrativas se completarán con la ayuda de la IA, dando a todos los implicados más tiempo para actividades de valor añadido.

Evite el caos de costes y recibos

Ya se trate de un billete de tren o de gastos de alojamiento: si los empleados quieren que se les reembolsen los gastos de un viaje de negocios, deben aportar pruebas en forma de factura o recibo. Para evitar montañas de papel, las empresas pueden ofrecer a sus empleados soluciones digitales con algoritmos inteligentes de IA para registrar los gastos de viaje. Por ejemplo, pueden hacer una foto de su recibo en una cafetería o durante su pausa para comer y utilizarla para iniciar la captura de datos por parte de la inteligencia artificial integrada.

ExpenseIt de SAP Concur analiza recibos fotografiados o PDF con ayuda de IA y extrae la información relevante. Esto incluye información sobre el recibo (nombre y dirección del emisor de la factura, detalles del gasto y fecha de la factura o del recibo) y también el tipo de gasto (categorización del recibo). Esta captura de datos automatizada aumenta la fiabilidad de los datos, ya que la IA elimina errores humanos como erratas o recibos antiguos y presentados incorrectamente. También reduce los costes administrativos de los gestores financieros y de viajes, así como el tiempo de trabajo necesario para registrar manualmente los gastos. ExpenseIt está en continuo desarrollo y la IA generativa mejora la precisión de la lectura en distintos idiomas y de la información relevante para los impuestos.

La IA Generativa optimiza la gestión de los viajes de negocios incluso antes del inicio del viaje mediante la estimación automatizada de costes: el solicitante especifica los datos y parámetros clave y el sistema utiliza GenAI para solicitar precios realistas para los segmentos individuales. Así, los solicitantes ya no tienen que investigar y calcular el importe por sí mismos. La evaluación también ayuda a las empresas a vigilar el presupuesto disponible y optimizar así su uso. Todo ello en beneficio de la experiencia de viaje y la rentabilidad.

Estructuración de gastos y detección del fraude

Además de la captura de datos, la integridad de los mismos es crucial: unos datos de salida inconscientes o incluso deliberadamente incorrectos suelen acarrear costes elevados. Los recibos comprobados manualmente rara vez están libres de errores y la comprobación en sí suele llevar mucho tiempo. Con la ayuda de la inteligencia artificial, el contenido y el contexto de los recibos pueden compararse con el informe de gastos de viaje y las directrices individuales de la empresa en una fracción de tiempo. De este modo se garantiza que los recibos y los datos contables coincidan.

Concur Detect by Oversight también analiza facturas específicamente en busca de datos incorrectos e identifica patrones de fraude. Esto es difícil de hacer manualmente, ya que patrones tales como facturas presentadas regularmente por debajo del umbral de auditoría o viajes frecuentes de fin de semana son difíciles de encontrar. El análisis automatizado permite a las empresas centrarse en los casos reales y recurrentes de fraude.
A continuación, los algoritmos de IA asignan automáticamente los datos extraídos, analizados y validados a las categorías de gasto adecuadas. Esto facilita a los equipos financieros la derivación y aplicación de medidas de ahorro basadas en las tendencias de los datos.

Optimizar los procesos fiscales globales

Los procesos internos de gastos de viaje pueden optimizarse en términos de susceptibilidad a errores y coherencia. Para las empresas con actividad internacional es especialmente difícil cumplir la normativa global sobre el IVA. Por ello, SAP Concur ha introducido, junto con Blue dot, Concur Tax Assurance by Blue dot. Una plataforma dinámica que utiliza conocimientos fiscales actualizados para analizar transacciones con el fin de cumplir la normativa fiscal de diferentes países y regiones.

Concur Benefits Assurance de Blue dot es también la herramienta para optimizar el cumplimiento fiscal. Benefits Assurance es una tecnología innovadora que detecta los beneficios ocultos de los empleados sujetos al impuesto sobre nóminas en los extractos de nómina. En combinación, las soluciones son capaces de superar los retos fiscales y de cumplimiento transfronterizos y hacer que la gestión de gastos sea más eficiente.

Alivio mediante inteligencia artificial fiable

A medida que el mundo que nos rodea se vuelve cada vez más complejo, la inteligencia artificial ofrece muchas oportunidades para reducir la complejidad. Los algoritmos pueden ayudar a procesar grandes cantidades de datos de forma eficiente y eficaz. Los conjuntos complejos de normas, como las directrices fiscales internacionales, pueden comprobarse de forma fiable y rápida para cada cuestión individual con una interacción humana mínima. Gracias a la capacidad de aprendizaje que aporta esta tecnología, la necesidad de intervención humana en casos grises es cada vez menor con el tiempo.

Próximo nivel con Joule

La inteligencia artificial optimiza la gestión de los viajes de negocios y permite a las empresas desplegar sus recursos de forma más predecible y estratégica. Gracias a las asociaciones de SAP con los modelos lingüísticos a gran escala (LLM) más fiables, SAP Concur puede aprovechar su historial de IA en la reserva y facturación de viajes para optimizar aún más esta área para las empresas. El copiloto de IA propio de SAP, Joule, junto con Microsoft Copilot, dará pronto a los usuarios finales de SAP un nuevo impulso a la productividad.

Joule se convierte en la interfaz de usuario de las aplicaciones SAP, abriendo nuevas oportunidades para los viajes de negocios. Los empleados pueden averiguar si están actuando de acuerdo con las directrices con una simple consulta, ya que Joule se alimenta con datos de SAP Concur y datos individuales de la empresa. Con la integración de Microsoft Copilot y la conexión con aplicaciones como Microsoft Teams o Outlook, Joule también puede introducir citas directamente en el calendario de Outlook al reservar un viaje.

Joule da así el siguiente paso importante hacia unos viajes de negocios aún más eficientes. La inteligencia artificial debe considerarse siempre una herramienta para facilitar los procesos y la vida de las personas. La IA seguirá evolucionando en el futuro gracias a un desarrollo y una formación constantes para casos de uso especiales.

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