Comercio exterior en la nube

Para la escisión, Kulzer optó por una solución híbrida: ERP on premise como solución IAAS en un centro de datos externo, GTS en la nube.

El control global de las exportaciones y la gestión aduanera eficaz en el comercio exterior son tareas complejas que plantean retos considerables. Se trata de un ámbito extremadamente crítico, tanto desde el punto de vista profesional como técnico.

Para Kulzer, pronto quedó claro que el funcionamiento interno no era una opción. Así que los consultores SAP de Heidelberg pusieron en juego su solución completa cbs SAP GTS Cloud.

Con éxito: todos los procesos de despacho de aduanas y comercio exterior pudieron gestionarse con la solución en la nube.

Traslado de todos los sistemas informáticos

Con la adquisición de Kulzer por el grupo Mitsui Chemicals, fue necesario separar la división dental del grupo Heraeus.

Llevar a cabo tal disociación de manera compatible con el negocio y dentro del plazo establecido es extremadamente exigente.

cbs Corporate Business Solutions ayudó a Kulzer a gestionar la complejidad del proyecto para el entorno del sistema SAP y a estructurar y empaquetar la gran cantidad de tareas (evaluación, sustitución, desmantelamiento, migración de 60 interfaces, secuenciación de proyectos, actualización, cambio de ejercicio fiscal) en el marco de una gestión de proyectos bien pensada.

Por último, la lista de proyectos incluía nada menos que la construcción de un nuevo centro de datos (traslado) y el redimensionamiento del entorno de procesos, incluidos SAP ERP y GTS, así como los sistemas de terceros conectados.

cbs aportó su experiencia en numerosos proyectos de despliegue mundial y reestructuraciones.

"Al analizar los posibles modelos operativos y las vías de migración de la solución GTS, enseguida quedó claro que una solución de mercado medio que no fuera SAP no sería capaz de asignar de forma fiable nuestros complejos procesos aduaneros y de comercio exterior."

explica Bernd Müller, jefe de proyecto y responsable de SAP en Kulzer.

La empresa, activa en todo el mundo, se enfrentaba a la tarea de mapear sus procesos empresariales de manera uniforme en todo el mundo. Una empresa como Kulzer, activa en mercados internacionales, necesita una infraestructura informática moderna y armonizada, así como un sistema de gestión de mercancías integrado en todos los procesos.

Sólo se planteó una solución SAP. Kulzer decidió implantar una solución híbrida: ERP on premise, GTS en la nube.

Un reto especial fue la separación de la unidad corporativa GTS de la empresa matriz global. Para ello se utilizó el software especial cbs Enterprise Transformer y un procedimiento estandarizado.

La separación del sistema GTS de la TI del grupo comprendía unos 120.000.000 de registros de datos maestros y de transacciones, como productos, socios, documentos, incluidos documentos de referencia ERP, licencias de exportación, SPL y registros de auditoría (listas de partes sancionadas/listas de boicot).

No hay que olvidar: la interfaz con el sistema de despacho de aduanas Atlas.

Cuando la empresa aún formaba parte de la antigua matriz, Kulzer ya trabajaba con un sistema SAP GTS. Esta plataforma había demostrado su eficacia. Así que tenía sentido seguir confiando en la solución de comercio exterior.

Sin embargo, el control global de las exportaciones y la gestión eficaz de las aduanas son tareas complejas que plantean enormes retos profesionales y técnicos. Para la empresa con actividad global, las tareas en comercio exterior son sencillamente mucho más difíciles de gestionar que el simple uso de la suite ERP clásica de SAP en sus campos de procesos principales.

El funcionamiento conforme a la ley de un sistema de aduanas y comercio exterior requiere muchas capacidades, y el departamento de TI de Kulzer no quería adquirir conocimientos internos adicionales para ello. La prioridad era centrarse en los procesos informáticos básicos.

Por lo tanto, SAP GTS Cloud de cbs se presentó como una solución global adecuada. Así pues, los responsables del proyecto emprendieron una migración basada en herramientas de los datos empresariales y de procesos de Kulzer desde la infraestructura SAP existente.

Los requisitos de la dirección de la empresa estaban claramente definidos: La implantación debía realizarse sin interrupciones y sin interrumpir los procesos de comercio exterior y exportación en curso. Además, para los responsables era importante reducir el tamaño y adecuar el sistema para ahorrar costes.

Debían cumplirse los requisitos legales en materia de conformidad. Además, la documentación existente sobre el sistema y los procesos relacionados con el tema debía utilizarse a lo largo de todo el proyecto y optimizarse en caso necesario.

Además, debían realizarse otras optimizaciones como quick wins adicionales. El objetivo del concepto de consultoría integral era ir más allá de un enfoque estándar y establecer un modelo operativo completo, teniendo en cuenta los procesos, la seguridad de los datos y el soporte, con el fin de lograr lo óptimo para Kulzer. La solución se desmarcaba así de la externalización estándar del mercado, que a menudo sólo cubre el alojamiento y el hosting.

En el transcurso de la planificación del proyecto, las dependencias del centro de datos, como la puesta en marcha de otros proyectos y la próxima creación de la organización informática interna, sometieron al equipo a una presión de tiempo adicional.

Además, estaba prevista una actualización de AES/Atlas para el sistema de tramitación aduanera. Por tanto, la planificación de todo el programa resultó muy compleja: no sólo había que llevar a cabo la implantación del SAP GTS en un plazo muy breve, sino que la conexión sin problemas del convertidor Seeburger también requería la máxima atención.

Al fin y al cabo, esto garantiza todas las declaraciones de exportación de Atlas para la aduana. Al mismo tiempo, se planificó la separación del sistema ERP SAP completo de Kulzer del entorno SAP de la empresa matriz.

Sólo mediante el enfoque estructurado, el planteamiento integrado y una orientación coherente hacia los procesos y las fases fue posible completar estas exigentes tareas en el tiempo previsto.

El equipo del proyecto complementó la metodología existente de Kulzer con su propia metodología M-cbs, de eficacia probada, y así logró el éxito.

Decisión estratégica con previsión

Con cbs SAT GTS Cloud, Kulzer recibió una moderna gestión de servicios de TI y un soporte de gestión de aplicaciones certificado por SAP. Se dio respuesta a todas las preguntas abiertas de los responsables en relación con un funcionamiento conforme a la ley del sistema de aduanas y comercio exterior.

Además, se aportaron soluciones viables y al mismo tiempo rentables para la infraestructura, el funcionamiento, la supervisión y la gestión de licencias. El equipo pudo completar con éxito la disociación dentro del plazo y el presupuesto previstos, en tan solo tres meses.

cbs transfirió la solución al centro de datos con certificación ISO de Materna, empresa matriz de cbs, mientras que SAP ERP sigue funcionando in situ como solución IAAS en un centro de datos externo.

cbs SAP GTS Cloud es actualmente la única solución completa con licencia disponible en el mercado para el control global de las exportaciones y la gestión eficaz de las aduanas y, por lo tanto, también está clasificada por SAP como Partner Managed Cloud (PMC).

Thomas Gessler, CIO de Kulzer:

"Fue una decisión estratégica con visión de futuro externalizar por completo nuestra solución de comercio exterior y ponerla en manos competentes. El esfuerzo de gestionar internamente un sistema tan complejo en la medida necesaria habría sido sencillamente demasiado grande para nosotros como empresa internacional de tamaño medio."

Desde entonces, SAP GTS Cloud gestiona de forma fiable todos los procesos de comercio exterior, mientras que cbs se encarga del mantenimiento completo del sistema. Con la solución de nube privada, Kulzer se beneficia de varias maneras: por un lado, de unos niveles de servicio claramente definidos y de un funcionamiento completo a prueba de fallos de su solución global de comercio exterior.

Por otro lado, la profunda experiencia aduanera y el amplio conocimiento de los procesos de cbs. La empresa matriz de cbs, Materna GmbH, participa de forma significativa en el desarrollo del sistema electrónico alemán de despacho de aduanas Atlas.

En este sentido, la conexión del convertidor Seeburger en uso a la nueva arquitectura SAP también se realizó sin problemas. Kulzer creó así una base sólida para el funcionamiento de la solución GTS basada en la nube.

La solución se demuestra en la práctica

Gracias a SAP GTS Cloud, Kulzer puede volver a concentrarse plenamente en su actividad principal. El esfuerzo que la empresa tiene que invertir en el funcionamiento del sistema GTS es nulo.

Las listas de SPL de los socios comerciales se actualizan casi en tiempo real y el equipo de gestión de aplicaciones de cbs se encarga de la supervisión diaria del sistema y los procesos comerciales de forma fiable.

Teniendo en cuenta el cuidado que la empresa debe prestar a la disponibilidad del sistema y al cumplimiento de los requisitos legales, la solución encontrada, en combinación con un sofisticado concepto de asistencia, resulta ideal.

La externalización basada en la solución SAP GTS es mucho más que la simple externalización o alojamiento de una infraestructura informática. Más bien, los especialistas dentales lo obtienen todo de una sola mano: conocimientos líderes en comercio exterior, consultoría de procesos y SAP de eficacia probada, así como un proveedor de soluciones que cumple las normas más estrictas en materia de seguridad y protección de datos.

Esta combinación también convence a Bernd Müller, jefe de proyecto y responsable de SAP en Kulzer:

"Hace meses que no sé nada del sistema GTS. Está en marcha".