Los cinco mayores obstáculos para la eficacia de los RRHH

El dinamismo cada vez mayor del mundo empresarial enfrenta hoy en día a los departamentos de RRHH a una gran variedad de retos, palabra clave mundo laboral 4.0 o ll. Para dominar estas tareas, es esencial digitalizar y armonizar los procesos de RRHH en toda la empresa para que puedan gestionarse de forma eficiente, flexible y transparente, y definir los indicadores clave de rendimiento (KPI) de RRHH de forma estandarizada. Sin embargo, estudios como el HR Software Monitor 2017 muestran que la digitalización de los procesos de RRHH aún está en pañales en muchos lugares. Como resultado, los departamentos de RRHH están tan ocupados con actividades manuales y tareas administrativas que consumen tanto tiempo que apenas queda espacio para el trabajo estratégico de RRHH.

Los cinco mayores obstáculos para la eficacia de los RRHH

Los cinco puntos siguientes consumen una cantidad de tiempo innecesaria y constituyen los mayores obstáculos para una mayor eficacia en los procesos de recursos humanos:

1. Gestión descentralizada de los datos maestros de RR.HH: A lo largo de los años, muchas empresas han desarrollado un panorama heterogéneo de RR.HH. con muchas aplicaciones diferentes -software SAP y no SAP, aplicaciones on-premise y en la nube- que no están vinculadas o lo están de forma insuficiente.Por lo tanto, todos los datos de personal deben crearse, gestionarse y, si es necesario, borrarse por separado en las soluciones de RR.HH. individuales. Esta entrada múltiple no sólo alberga el riesgo de errores de introducción, sino que sobre todo conduce a un stock de datos sesgado.
2. Interrupciones en los medios debidas a los silos de datos: en un panorama heterogéneo de RRHH, surgen silos de datos que provocan interrupciones en los medios y hacen necesarios pasos de trabajo manual intensivo. Procesos como los informes de ausencia, las solicitudes de vacaciones y viajes o los informes de gastos suelen seguir procesándose en papel. Esto afecta inevitablemente a la calidad de los datos y a su auditabilidad.
3. Consolidar manualmente los KPI de RR.HH: Las empresas que no gestionan los datos de RR.HH. de forma centralizada y almacenan la información, por ejemplo de las entrevistas de evaluación, como documentos en papel, tienen que fusionar, consolidar y preparar los datos de RR.HH. manualmente, lo que afecta a la calidad de los KPI de RR.HH. y de los análisis e informes. La dirección recibe entonces informes de RRHH basados en información obsoleta y con un desfase temporal.
4. Registrar y corregir a mano los tiempos del personal: Una gestión eficaz del tiempo es un requisito previo para una contabilidad de nóminas fiable. Sin embargo, las horas de entrada y salida suelen introducirse o corregirse manualmente, y los procesos de aprobación, como el de las horas extraordinarias, se complican innecesariamente si no se gestionan digitalmente.
5. Gran esfuerzo de búsqueda y déficit de información: ¿Quién es mi persona de contacto en el departamento de RRHH? ¿Dónde están almacenados qué formularios de RRHH? Responder a estas y otras preguntas similares requiere mucho tiempo si la información y los documentos pertinentes no se almacenan de forma centralizada, sino en distintos sistemas de archivo o incluso en un archivador.

La digitalización necesita datos centrales sobre el personal

Estas pérdidas de tiempo, así como los retrasos en los informes de RRHH, pueden eliminarse si se digitalizan y automatizan los procesos de RRHH. El requisito previo para ello es la gestión estandarizada y centralizada de los datos de toda la plantilla de todas las sedes de la empresa, naturalmente cumpliendo estrictamente los requisitos legales de cada país. El punto de partida para la consolidación de los datos de personal es un análisis que muestre qué sedes utilizan qué datos de RRHH y en qué procesos y sistemas de RRHH. Este análisis se utiliza para crear un maestro de datos de personal que sea válido en toda la empresa y se introduzca en el sistema central de datos maestros de RRHH.

En este contexto, también deben definirse las condiciones para crear, modificar y eliminar datos de personal en el futuro, un aspecto que también es de gran importancia en relación con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR de la UE). Una moderna plataforma en la nube como la suite HCM de SAP SuccessFactors, cuya intuitiva interfaz SAPUI5 permite a los usuarios realizar sus tareas en función de sus funciones, tanto en el escritorio como en movimiento a través de smartphone o tablet, es un sistema central adecuado para gestionar los datos maestros de RRHH.

Informes globales uniformes de RRHH

Si la nómina o la gestión de tiempos se van a llevar a cabo en soluciones locales, los datos correspondientes deben transferirse correctamente desde la nube de RRHH a estas aplicaciones, independientemente de si se trata de software SAP o no. A la inversa, debe garantizarse que los datos de nóminas y gestión de tiempos se transfieran al software en la nube y estén disponibles allí para su análisis.

La gestión centralizada y normalizada de los datos de personal, incluida la información sobre las competencias, capacidades e intereses profesionales de cada empleado, también crea la base para reconocer las necesidades y tendencias en el desarrollo del personal en una fase temprana y planificar con antelación. Al mismo tiempo, estos datos constituyen la base para la definición uniforme de indicadores clave de rendimiento (KPI), como los equivalentes a tiempo completo o la fluctuación en todas las sedes, lo que permite elaborar informes globales de RR.HH. rápidos, armonizados y de alta calidad.

Las aplicaciones en la nube digitalizan los procesos de RRHH

Un elemento importante para el éxito de la aplicación de una estrategia digital de RRHH son las aplicaciones intuitivas basadas en la nube que permiten realizar tareas específicas de RRHH de forma sencilla, eficiente y transparente a través del autoservicio. En el caso de los empleados, estas tareas incluyen la solicitud de vacaciones, las bajas por enfermedad, el registro y la modificación de las horas de trabajo, la gestión de los datos personales o la gestión de los viajes, desde la solicitud y la aprobación hasta el registro de los datos del viaje y los gastos y la facturación. Desde el punto de vista de la gestión, esto incluye aprobar o rechazar solicitudes de viajes y vacaciones o asignar un sustituto de vacaciones, así como consultar el calendario del equipo y las cuentas de tiempo de los empleados.

Las empresas pueden utilizar aplicaciones móviles SAPUI5, por ejemplo del portal de RRHH de T.Ccon basado en SAP Cloud Platform, que se integran perfectamente en el entorno SAP existente y complementan y amplían las funciones estándar de SAP HCM. Estas apps permiten la gestión digital de dichos procesos sin discontinuidad de medios: toda la información acaba directamente en el departamento de RRHH o en el jefe de línea o viceversa con los empleados, lo que garantiza un alto nivel de transparencia en lo que respecta a autorizaciones y flujos de trabajo. Otra ventaja del portal de RRHH es su flexibilidad, ya que se puede desarrollar rápidamente una nueva aplicación para cualquier nuevo requisito de RRHH, como los que se derivan actualmente de la Ley alemana de Transparencia Salarial (EntgTranspG).

Un aspecto clave de la digitalización de RRHH es revisar y optimizar los procesos existentes en línea con la estrategia empresarial y los objetivos de RRHH, así como desarrollar e introducir nuevos procesos de RRHH que aumenten notablemente la contribución a la creación de valor. Sin embargo, las diversas tareas que conlleva un proyecto de este tipo requieren un profundo conocimiento especializado y, por tanto, el apoyo de un socio consultor experimentado.

Cuenta con la experiencia necesaria, trabaja con la organización de RRHH para desarrollar una estrategia de digitalización y la hoja de ruta individual para su implementación y también ofrece apoyo con la selección de software, la consolidación de los datos de RRHH y la definición de KPI estandarizados globalmente. Un socio de este tipo debería proporcionar todos los servicios desde una única fuente: desde la selección de las soluciones (en las instalaciones, en la nube) y aplicaciones adecuadas hasta el diseño de los procesos, la implementación y el soporte de las aplicaciones y los procesos una vez que se hayan puesto en marcha. También es importante apoyar los cambios que surgen porque la digitalización rompe los procesos y responsabilidades establecidos con métodos de gestión del cambio probados. Entonces el camino está despejado: el departamento de RRHH pasa de ser un "administrador administrativo" a un "creador activo" de un trabajo de RRHH orientado al futuro y con valor añadido.