CMIS en el entorno SAP: de alhelí a estrella fugaz

Los estudios actuales muestran que más del 40% de las empresas que cambian a S/4 optan por una estrategia de nube pública. Otro 20% prefiere la nube privada, mientras que algo menos del 10% opta por la variante tradicional en las instalaciones. Estas cifras ilustran una clara tendencia hacia las soluciones basadas en la nube, que está cobrando un impulso adicional gracias a la orientación estratégica de SAP.

Con el anunciado fin del soporte general para Business Suite 7 en 2027, muchas empresas se ven presionadas para reorganizar su entorno SAP. El cambio a S/4 no es solo una actualización técnica, sino una base esencial para la modernización de los procesos empresariales y la transformación digital. S/4 Hana se considera una tecnología clave para satisfacer los requisitos del futuro y ofrece a las empresas la oportunidad de simplificar su infraestructura de TI y aumentar su capacidad de innovación al mismo tiempo.

85 de las 100 mayores empresas del mundo ya utilizan S/4, y el papel pionero de estas empresas ilustra cómo se está utilizando SAP S/4 como parte integrante de una estrategia de TI orientada al futuro. El cambio se está produciendo cada vez más como parte de una estrategia que da prioridad a la nube, ya que cada vez más empresas reconocen la flexibilidad y escalabilidad de las soluciones de software como servicio (SaaS). La nube pública, en particular, ofrece la ventaja de que las empresas pueden adaptar con flexibilidad sus recursos informáticos y optimizar costes al mismo tiempo. Sin embargo, el trabajo distribuido globalmente y la nube privada también han impulsado la aceptación de las soluciones en la nube.

La tendencia hacia la nube también está impulsada por las cambiantes demandas de infraestructura informática y la creciente necesidad de agilidad y velocidad en la economía digital. Las empresas se ven obligadas a adaptar continuamente sus modelos de negocio y aprovechar las nuevas oportunidades del mercado. S/4 Hana en la nube ofrece la flexibilidad necesaria y permite implementar las innovaciones con mayor rapidez. La decisión de confiar en una solución basada en la nube se está convirtiendo cada vez más en una ventaja competitiva.

Al mismo tiempo, muchas empresas ven el cambio a S/4 como una oportunidad para optimizar sus procesos empresariales y hacerlos más eficientes. La moderna arquitectura de S/4 permite utilizar datos en tiempo real para tomar decisiones informadas y reaccionar más rápidamente a los cambios del mercado. Al integrar la IA y el aprendizaje automático, las empresas también pueden aprovechar mejor el potencial de automatización y análisis.

Sin embargo, el cambio a S/4 requiere una planificación cuidadosa y una estrategia clara. Las empresas deben analizar sus procesos actuales, identificar los posibles obstáculos y contar con los socios adecuados para que la transición sea un éxito. La elección entre nube pública, nube privada o local depende de los requisitos individuales, por ejemplo en términos de protección de datos, cumplimiento de normativas y necesidades específicas del sector.

En general, el cambio a S/4 marca el comienzo de una nueva era para muchas empresas. Es una oportunidad para reorganizar su propio panorama informático y fijar el rumbo hacia un futuro digital de éxito. Dada la creciente importancia de las soluciones en la nube y la dirección estratégica de SAP, es probable que la decisión de cambiar a S/4 se convierta en un paso decisivo en la transformación digital de muchas empresas.

CMIS: el nuevo estándar de la nube

La transformación a S/4 y el paso a la nube implican cambios considerables para las empresas. La transición de interfaces establecidas como ArchiveLink a estándares modernos como CMIS (Content Management Interoperability Services) es especialmente difícil. SAP se basa en CMIS para sus ofertas en la nube, lo que plantea nuevos retos a las empresas.
ArchiveLink y SAP Information Lifecycle Management (ILM) siguen siendo relevantes para las soluciones locales y de nube privada. Las empresas que operan su entorno SAP S/4 en la nube privada, es decir, que lo alojan de forma independiente a través de un hiperescalador, pueden seguir utilizando ArchiveLink. Sin embargo, la integración a través de CMIS junto con SAP Business Technology Platform (BTP) es cada vez más importante y será indispensable a largo plazo.

Con la introducción de S/4 Hana en la nube pública, donde SAP aloja el sistema de forma centralizada para todos los clientes, las reglas del juego cambian radicalmente. En este entorno, CMIS es la única interfaz disponible para los procesos basados en documentos, mientras que ArchiveLink ya no desempeña ningún papel. Esto plantea a las empresas el reto de adaptar sus estrategias de archivado existentes.

La norma CMIS ofrece numerosas ventajas en comparación con ArchiveLink. Es más moderno y permite la transferencia de metadatos adicionales para documentos archivados, lo que es especialmente relevante para su uso en otros sistemas. Sin embargo, esta parte del estándar CMIS no está soportada por la implementación SAP CMIS, lo que significa que CMIS es actualmente -y, según SAP, seguirá siéndolo- "tan limitado como ArchiveLink". Esto significa que las empresas tienen que desarrollar sus propias soluciones para utilizar toda la funcionalidad de CMIS. Esta laguna es un obstáculo que hay que superar para aprovechar las ventajas de la nueva interfaz. Sin embargo, ImageMaster ofrece una función que permite sincronizar los metadatos de SAP con ImageMaster. Esto funciona para los documentos almacenados a través de ArchiveLink y CMIS.

Para las empresas, el cambio a CMIS es un paso importante en el desarrollo de sus sistemas de gestión de documentos. Es crucial planificar estratégicamente este cambio y tomar las medidas adecuadas para garantizar una transición sin problemas. La elección de los socios y las tecnologías adecuadas desempeña un papel fundamental en este sentido.

Otro punto crítico en la migración es el cumplimiento de los requisitos de conformidad, como el periodo de conservación de diez años para las facturas de acuerdo con el Código de Comercio alemán (HGB) o el Código Fiscal. Las empresas deben asegurarse de que sus nuevos sistemas siguen cumpliendo estos requisitos legales para evitar riesgos jurídicos.

Queda por decir que el estándar CMIS desempeñará un papel importante en el futuro de los entornos SAP. Las organizaciones que pasen a S/4 y utilicen la nube como plataforma estratégica deben aprovechar las ventajas de CMIS, pero al mismo tiempo no subestimar los retos que conlleva. El futuro de la gestión de documentos en SAP está estrechamente vinculado a CMIS, y las empresas deben fijar ahora el rumbo correcto para dominar con éxito esta transformación.

Enfoques para usuarios de SAP

Para las empresas que ya utilizan un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM) en combinación con SAP, es fundamental comprobar si su solución dispone de una interfaz CMIS certificada por SAP. SAP ofrece una lista actualizada de soluciones certificadas en su sitio web. Sin embargo, está claro que en la actualidad hay muchas menos soluciones ECM certificadas para CMIS que para la interfaz ArchiveLink, anteriormente habitual. Esto plantea la cuestión de cuándo tiene sentido cambiar a CMIS. La migración a CMIS debe considerarse cuidadosamente y sólo tiene sentido cuando la interfaz puede utilizarse sin restricciones. Esto se puede conseguir realizando los ajustes necesarios en el propio SAP o utilizando soluciones de archivado de terceros que sean totalmente compatibles con la interfaz CMIS. Un ejemplo de este tipo de solución es ImageMaster, que, además de la certificación CMIS, cuenta desde hace años con la capacidad de sincronizar exhaustivamente los datos de índice.

ImageMaster en la nube pública

ImageMaster es una solución que no sólo cuenta con la certificación CMIS, sino que también garantiza que los datos SAP sigan siendo utilizables en otros sistemas, como los portales web de los clientes. Esta capacidad de transferir y utilizar datos de índices es crucial para garantizar la perfecta integración de los datos en una amplia gama de procesos empresariales.

En combinación con S/4 Hana, ImageMaster también ofrece la posibilidad de ahorrar costes de forma sostenible y optimizar la gestión de documentos. Si una empresa alivia constantemente su base de datos S/4 con una solución de archivo, ahorra en costes de licencia y mantenimiento. Y también se reducen las exigencias a la infraestructura en la nube. Así, un sistema SAP con 1.000 usuarios puede ahorrar varios millones de euros en doce años. La dilatada experiencia de T-Systems en la implantación de este tipo de soluciones ya ha ayudado a numerosos clientes a migrar con éxito sus sistemas a SAP S/4.

Conclusión

La introducción de CMIS en el entorno SAP abre muchas nuevas oportunidades, pero también plantea retos. Las empresas deben sopesar cuidadosamente si una migración tiene sentido y cuándo. Es importante asegurarse de que se siguen cumpliendo todos los requisitos legales y de conformidad.

Con una estrategia bien pensada y soluciones como ImageMaster, las empresas pueden aprovechar plenamente las ventajas de CMIS y, al mismo tiempo, conseguir ahorros a largo plazo. Con ImageMaster, T-Systems ofrece una solución preparada para el futuro y proporciona asistencia integral, desde la consultoría hasta la implantación, para guiar a las empresas de forma segura a través de la transición.

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