Procesamiento centralizado de facturas con conexión multi-SAP

Fondo

Engel & Völkers, una de las empresas de servicios de intermediación inmobiliaria más conocidas en el segmento premium, procesa unas 1.200 facturas al mes procedentes de varios países y diferentes ubicaciones en un Centro de Servicios Compartidos (CSC) central en Hamburgo. Las facturas se registran en dos sistemas ERP: Mientras que las sedes más grandes utilizan SAP R3, SAP Business One se utiliza en las sedes más pequeñas. En el pasado, el registro manual de facturas en papel y por correo electrónico, así como el proceso de aprobación basado en documentos, resultaban lentos y poco transparentes. Engel & Völkers empezó a buscar una solución de automatización para las cuentas por pagar: la aplicación no sólo debía simplificar el flujo de trabajo de aprobación en todas las sedes, sino que también debía poder integrarse en ambos sistemas ERP.

Solución

Un criterio importante en la selección de una solución fue un flujo de trabajo diseñado individualmente para activar la emisión de facturas desde la aplicación para ambos sistemas SAP, en función de la sociedad y la afiliación ERP. La solución de cuentas a pagar basada en la nube de Esker cumplía los requisitos de Engel & Völkers y pudo ponerse en marcha tras tres meses de implementación.

Gracias a la capacidad multi-ERP de la aplicación Esker, los sistemas ERP, ambos de SAP pero con estructuras tecnológicas completamente diferentes, pueden gestionarse de forma centralizada bajo una misma interfaz. Las facturas entrantes de los proveedores se transfieren ahora automáticamente a la plataforma Esker para su procesamiento y aprobación. Allí se lleva a cabo la asignación a sociedades y ERP. Se lee la información esencial de la factura y, en la medida de lo posible, se le asignan automáticamente cuentas preliminares basadas en la lógica. Tras una verificación satisfactoria, la liberación tiene lugar a través de un flujo de trabajo asistido por correo electrónico, que es personalizable, tiene en cuenta varias etapas y se basa en el importe de la factura y la sociedad. Además, se garantiza el cumplimiento del principio de doble control, de modo que los aprobadores profesionales y financieros deben ser siempre personas distintas.

En cuanto las facturas han superado el proceso de aprobación, la aplicación Esker transfiere los datos al sistema SAP correspondiente, en función de la sociedad, donde se contabiliza automáticamente el registro de datos de la factura. El número de factura SAP R3 o SAP B1 correspondiente se devuelve a la aplicación Esker y se archiva con la transacción de factura y la factura en el módulo de archivo a prueba de auditorías durante once años.

Ventajas y aspectos destacados

La implantación de la aplicación Esker Accounts Payable aporta una serie de beneficios a Engel & Völkers, entre los que se incluyen:

• Aumento de la eficacia gracias a una reducción significativa de la introducción manual de datos y una mayor transparencia mediante la trazabilidad de las facturas y los estados de tramitación.
• Autorización rápida y trazable mediante flujos de trabajo externos a los sistemas SAP. La aprobación por correo electrónico puede iniciarse de forma centralizada basándose en un esquema de autorización almacenado; la aprobación tiene lugar de forma descentralizada en las respectivas ubicaciones.
• Fácil búsqueda de facturas: Las facturas no sólo se pueden encontrar en el archivo de Esker utilizando varios criterios de búsqueda, sino que también se crea un enlace al documento en el archivo de Esker en los sistemas SAP en cada factura contabilizada.
• Flujos de trabajo de publicación personalizables individualmente, coordinados con normas internas.

La solución de cuentas a pagar de Esker

La solución Esker Accounts Payable permite procesos sin papel y ofrece captura inteligente, capacidades sin contacto y un flujo de trabajo electrónico basado en inteligencia artificial.

La solución basada en la nube de Esker automatiza todas las fases del procesamiento de facturas de cuentas a pagar -desde la recepción del documento original hasta la creación de un asiento contable en el sistema SAP- simplificando los procesos manuales y ayudando al personal a trabajar de forma más eficiente.

Acerca de Engel & Völkers

Engel & Völkers es un proveedor de servicios líder a escala mundial en la intermediación de inmuebles residenciales y comerciales de alta calidad, así como de yates y aeronaves en el segmento premium. Con más de 800 oficinas, Engel & Völkers ofrece a sus clientes privados e institucionales una gama de servicios profesionalmente coordinada. El asesoramiento, la venta y el arrendamiento son las principales competencias de los más de 11.000 empleados de la red E&V. Engel & Völkers está actualmente presente en más de 30 países de cuatro continentes.

Acerca de Esker

Como pionero en la nube, Esker ofrece soluciones globales de automatización para todos los procesos de pedido a caja y de compra a pago en el entorno SAP. La probada Document Automation Suite de Esker para SAP aprovecha tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA), la automatización robótica de procesos (RPA) y las aplicaciones móviles para automatizar todos los procesos documentales:

• Procesamiento de trabajos
• Tramitación de facturas
• Pedidos
• Facturación electrónica internacional
• Cumplimiento, Recaudación
• Integración EDI

¿Quiere saber más? Asista a nuestra presentación de expertos "Procesamiento automatizado de facturas con conexión multi-SAP" junto con el Dr. Christian Bosse, Director de Finanzas y Controlling del Grupo, Engel & Völkers, y el Dr. Rafael Arto-Haumacher, Country Manager, Esker Alemania, el 18 de septiembre de 2019 en el Congreso Anual de la DSAG a las 18:45.

Visítenos del 17 al 19 de septiembre en Núremberg, en el Congreso Anual de la DSAG, stand E8.