CAI y bots RPA para SAP

La importancia de los asistentes virtuales inteligentes en el contexto empresarial es cada vez mayor. Los expertos los consideran un elemento clave para trabajar en el futuro, ya que ofrecen un gran potencial para generar ventajas competitivas. Gartner asume que ya en 2021, alrededor del 25% de los trabajadores digitales utilizarán un asistente virtual a diario. En 2019, solo lo hacía el 2%.

Automatizar tareas sencillas

Es cierto que aún no existen asistentes centrales comparables a Alexa o Siri en el entorno corporativo. Sin embargo, aquí también se puede conseguir una función de asistencia combinando dos tipos de bots: los especializados en Inteligencia Artificial Conversacional (CAI) y los de Automatización Robótica de Procesos (RPA). Ambos tipos de bots ya se utilizan en el entorno empresarial para automatizar tareas y solicitudes sencillas y que se repiten con frecuencia, pero difieren en su función.

Así, la CAI se utiliza para comunicarse con el usuario en lenguaje natural y ofrece una interfaz de usuario simplificada para el acceso centralizado a una amplia variedad de aplicaciones. Además de los bots FAQ con funciones puras de pregunta y respuesta, los bots CAI también se utilizan como bots de información. En las organizaciones de compras, por ejemplo, pueden utilizarse para consultar el estado de tramitación de un pedido.

En cambio, los robots RPA se centran en la ejecución autónoma de tareas. El trabajo que antes realizaban manualmente los humanos se automatiza parcial o totalmente. Algunos ejemplos son la carga de datos maestros en SAP Ariba, la creación de documentos a partir de aplicaciones externas como Excel o Outlook y la sustitución de interfaces con sistemas externos.

El uso de bots inteligentes ofrece numerosas ventajas empresariales, ante todo importantes ganancias de tiempo gracias a una mayor velocidad de procesamiento. Además, los bots pueden utilizarse las 24 horas del día y aumentan la calidad de los datos y los procesos, ya que no cometen errores ni olvidan tareas o pasos. En caso necesario, pueden escalarse y copiarse con flexibilidad. Además, los empleados pueden concentrarse en actividades de mayor valor añadido, lo que, por un lado, aumenta su motivación y, por otro, reporta a la empresa un beneficio económico directo.

Potencial para los procesos de compra

En las compras basadas en SAP, ya se utilizan bots más sencillos en el área de compras operativas para procesos que se repiten con frecuencia, como la búsqueda de proveedores o los procesos de aprobación. Sin embargo, si los bots RPA y CAI se vinculan entre sí en un Enterprise Assistant, su potencial puede extenderse a los procesos centrales de compra completos, como se muestra en el ejemplo del proceso de abastecimiento.

Bot de procesamiento de RP (RPA): Este bot procesa y comprueba las solicitudes de compra entrantes en cuanto a grupo de materiales, contabilidad y fuente de suministro. Si no se encuentra una fuente de suministro adecuada, el bot crea automáticamente una oferta y la envía a los proveedores seleccionados.

Bot de negociación (CAI): Se trata de un chatbot que guía al proveedor a través del proceso de creación de una oferta. El componente de negociación se consigue implementando diferentes estrategias de negociación.

Bot de adjudicación (RPA): Este bot compara las ofertas recibidas, adjudica el contrato según las reglas definidas y crea un documento de seguimiento.

Combinados en un EA, estos tres bots pueden ejecutar el proceso de contratación de forma completamente autónoma. En cada caso, un paso del proceso es asumido por un bot, al que sigue otro bot una vez completado. Dado que los límites entre los bots son fluidos, se crea una automatización continua. Además, se utilizan varios algoritmos de aprendizaje automático (ML) como "combustible" para los bots.

Si el robot de tratamiento de RP tiene que determinar un grupo de materiales en pedidos de texto libre, por ejemplo, llama a un algoritmo adecuado. Este algoritmo sugiere un grupo de materiales adecuado basándose en los textos de las solicitudes de compra históricas. Dado que el algoritmo ML aprende con cada nueva solicitud de pedido, puede ayudar al PR Processing Bot de forma cada vez más eficaz a lo largo del tiempo.

Apsolut participa en el desarrollo de Asistentes Empresariales (EA) específicamente para compras basadas en SAP y puede recurrir a una amplia biblioteca de casos de uso para bots RPA y CAI. Aunque los casos de uso existentes se pueden implementar con todas las tecnologías comunes, se recomienda a los clientes que también confíen en los productos correspondientes SAP CAI y SAP RPA debido a la integración nativa de SAP.

Con estas dos técnicas, Apsolut ya ha implementado soluciones para casos de uso estándar típicos, como la carga de datos maestros. Los clientes existentes de SAP disponen de módulos de solución prefabricados más pequeños para este fin, que pueden integrarse directamente en el entorno de compras de SAP. Sin embargo, si las organizaciones de compras quieren conseguir una mayor eficiencia y utilizar los bots para simplificar procesos básicos complejos, las soluciones deben desarrollarse en forma de Enterprise Assistants personalizados. Esto requiere proyectos de implantación estructurados que vayan acompañados y respaldados por un enfoque de consultoría integral.

Inicio del proyecto con análisis de procesos

Dado que los proyectos de implantación de RPA, CAI y AI/ML no tienen tanto que ver con la tecnología como con procesos de compra bien definidos, el primer paso es un análisis de los procesos. El objetivo es identificar el potencial de optimización de los procesos y los puntos de partida adecuados para el uso de bots. Los requisitos para un bot se pueden registrar bien en una historia de usuario y así se pueden crear backlogs. Al mismo tiempo, se examinan las alternativas: Un bot no debe implantarse sólo por implantarse.

Para escalar rápidamente, tiene sentido crear los bots en un enfoque ágil, por ejemplo Scrum. La experiencia ha demostrado que los bots pueden desarrollarse con bastante rapidez, por lo que también son objetos de desarrollo ideales en un sprint. En el caso de los bots CAI, también hay que procurar que cada uno tenga una personalidad uniforme, es decir, que muestren idénticos patrones de habla, comportamiento y reacción en la comunicación. De este modo, se refuerza la impresión de que se trata de una función de asistencia completa.

Después se pasa a la fase de diseño y desarrollo. Para conseguir una verdadera función de asistencia, hay que combinar una determinada masa crítica de robots, que estén coordinados entre sí y se entrelacen a la perfección. En función de los requisitos, pueden utilizarse los módulos de solución prefabricados de la biblioteca de casos de uso, pero normalmente hay que personalizarlos. En otros casos, hay que desarrollar nuevos bots.

Con los bots RPA y CAI, las tareas rutinarias recurrentes en el entorno de compras de SAP pueden automatizarse de forma rápida y sencilla, sin cambiar las aplicaciones existentes. Combinados en innovadores Enterprise Assistants, los bots forman un importante bloque de construcción para la digitalización de las compras, palabra clave: Compras 4.0, que se considera una palanca central para el futuro éxito empresarial.