¿Adiós, SAP HCM?

En el nuevo mundo abigarrado, el consultor SAP HCM clásico está muriendo; las arquitecturas HCM más diversas nos acompañarán en los próximos años y requerirán los conocimientos más diversos.

Quien no pueda seguir el ritmo aquí, se queda rápidamente fuera. A pesar de los interrogantes abiertos, la arquitectura HCM full-cloud convence por su encanto, y sobre todo los clientes con instalaciones HCM antiguas se preparan para el cambio.

Lo único que frena el espíritu pionero de las empresas suizas es la controvertida cuestión de las licencias. Y a veces, por razones de costes, se opta por un escenario híbrido en el que SAP SuccessFactors funciona como una suite de gestión del talento pura que se comunica con una red troncal de HCM.

Pero el futuro está claramente en la nube y los escenarios de nube completa impregnarán el mercado.

HCM en la nube, factores de éxito y nómina en la nube

La característica clave de la arquitectura de nube completa es la gestión de datos maestros en SuccessFactors, en el módulo Employee Central (EC).

La CE sustituye por completo a la administración de personal y la gestión organizativa. El golpe mortal para PA20 y PA30, nuestros fieles compañeros de los últimos 20 años.

Lo emocionante es que SAP ha conseguido situar la CE al mismo nivel que la gestión de datos maestros en SAP HCM en un tiempo récord. Campos locales para más de 17 países, una solución que permite alimentar un sistema de nóminas adjunto con todos los datos relevantes para el salario.

El primer obstáculo en el proyecto de la nube completa ya es obvio: ¿dónde hacer el corte entre la CE y los sistemas de nóminas?

Algunos clientes utilizan EC sólo para los datos maestros globales y todos los datos locales se mantienen en los sistemas de nómina, que a su vez pueden funcionar in situ o en la nube.

Otros clientes optan por la "verdadera" estrategia de nube completa y mantienen todos los datos en EC, de modo que los sistemas de nóminas sólo se utilizan para la producción mensual de nóminas.

Mientras EC no incluya su propio motor de nóminas, este tema dará lugar a discusiones en todos los proyectos de nube completa y también provocará voces críticas que se pregunten qué sentido tiene la nube completa si todavía hay que acoplarle una nómina SAP "clásica".

Consideramos que se trata de una fase de transición, parte del proceso de transformación, y si la nómina también procede de la nube, los argumentos críticos también pueden refutarse.

En el mundo de la nube completa pura, todos los datos relevantes para la nómina se guardan en EC y se transfieren desde allí a un sistema de nómina externo. Y aquí también hay varias opciones de arquitectura.

Además de la solución de nómina en la nube alojada en SAP (basada en ERP 6.0), se pueden conectar los sistemas SAP locales del cliente.

También hay proveedores de BPO en el mercado que pueden configurar la integración de los datos de nómina en sus sistemas. Puede tratarse de sistemas de nóminas basados en SAP, pero también de sistemas no basados en SAP. Los que pueden elegir tienen mucho donde elegir, y los procesos de toma de decisiones suelen ser largos.

Transpórtame, Boomi

La cuestión sigue siendo cómo se introducen los datos de la CE en los respectivos sistemas de nóminas. SuccessFactors ofrece diversas API que pueden utilizarse para escenarios de integración.

Además de las nuevas interfaces oData, la integración estándar de la nómina se basaba en la SFAPI basada en SOAP. No todos los datos pueden tratarse a través de ambos tipos de interfaz, aunque SAP ha ampliado constantemente las interfaces oData de modo que en el futuro se pueda dar por supuesta la cobertura completa mediante API oData.

El middleware Boomi está disponible actualmente para la transferencia de datos de liquidación de EC a un sistema de nóminas SAP. SAP suministra para ello contenido iFlow predefinido, que realiza las conversiones de datos necesarias.

En esta constelación, Boomi actúa como maestro de replicación. Esto significa que la replicación de los datos es desencadenada por Boomi. El primer paso es llamar a la API de SuccessFactors, que entrega los datos modificados de los empleados.

Se realiza una selección de los datos modificados desde la última replicación para que nunca se transfiera una carga completa. Tras la conversión de datos dentro de Boomi, se llama a un servicio web en SAP y se le transfieren los datos preparados en forma de archivo XML.

La asignación de valores de campo específicos del cliente puede configurarse completamente en SAP; una gran parte es posible mediante la personalización de tablas.

Si esto no es suficiente, el cliente dispone de otras opciones a través de sus propias implementaciones BAdI. El procesamiento tiene lugar de forma secuencial y es visible en todo momento en el registro de la aplicación.

Cualquier mensaje de error durante el procesamiento es reportado por SAP a EC a través de un proceso Boomi separado y es visible allí en el Monitor de Replicación de Datos.

En ella, el administrador de RRHH tiene la opción de corregir los datos incorrectos y marcar de nuevo a la persona para su replicación. Los cambios de datos procesados con éxito también se comunican a la CE.

Los programas y servicios necesarios en SAP se suministran como complemento. Los parches para este complemento siguen la estrategia de parches de la solución en la nube.

Desde hace algún tiempo, el cliente puede elegir entre garantizar la integración con el complemento o utilizar la integración integrada en las últimas versiones de HCM.

¿Mezcla de paquetes de trucos?

Desgraciadamente, no todos los datos relevantes para la nómina pueden actualizarse en EC - a día de hoy. Esto afecta a infotipos específicos de clientes o de determinados países.

Para que el usuario final no note esta carencia y evitar la necesidad de actualizar directamente los datos en el sistema de nóminas, SAP ha creado la tecnología mash-up.

El mantenimiento de datos se realiza a través de una aplicación Webdynpro Abap del sistema SAP, que se integra directamente en EC como iFrame. En este caso se utiliza la aplicación de mantenimiento de datos maestros de RR.HH. basada en web que se suministra por primera vez con HR Renewal.

El inicio de sesión en el sistema SAP se realiza mediante SSO basado en SAML2. Para ello, cada usuario de RRHH autorizado a actualizar los mash-ups debe tener un usuario en el sistema SAP. Sin embargo, el usuario no es consciente del proceso real de inicio de sesión.

Por fin se han aclarado todas las dudas y podemos empezar con la facturación. El proceso de liquidación tiene lugar directamente en el sistema de nóminas SAP, y el viejo RPCalc envía sus saludos. Pero también aquí la innovación está a la orden del día.

Hasta entonces, a menudo era necesario acceder a la GUI de SAP a través de una VPN. Hoy, con el nuevo Centro de Control de Nóminas, todo el procesamiento de las nóminas puede realizarse completamente a través de Internet.

Desde el punto de vista de la infraestructura ya existente, la integración de las mash-ups en EC y la conexión de Boomi a un sistema SAP on-premise suponen ciertos cambios.

Mientras que en muchos casos bastaba con hacer accesible el sistema SAP HCM sólo internamente o a través de VPN, esto ya no es suficiente en el mundo de la nube. El acceso desde la CE se produce en tiempo real, ya sea por parte del usuario o de Boomi.

Por lo tanto, las interfaces de archivos se omiten y SAP ni siquiera las ofrece en el estándar. El acceso tiene lugar en línea a través de HTTPS directamente en el sistema SAP. Por consiguiente, los sistemas deben ser accesibles desde Internet.

Un SAP web dispatcher u otro proxy inverso existente en la DMZ garantiza la seguridad necesaria. El inicio de sesión basado en certificados para los servicios web o las listas blancas de IP pueden aumentar adicionalmente la seguridad.

Escollos, cosas que hacer y cosas que no hacer

A diferencia de la anterior estrategia de parches de SAP (paquetes de mejoras anuales y parches mensuales para RRHH), la estrategia en la nube está cambiando. Las correcciones de errores y las nuevas funciones se lanzan ahora trimestralmente y se "imponen" de inmediato a todos los clientes.

El cliente de la nube no puede elegir si quiere o no la nueva versión. Por un lado, esto tiene ventajas, pero también implica ciertos riesgos. No solo se parchea la versión de SAP SuccessFactors, sino también el contenido de Boomi y el complemento de SAP.

Si desea beneficiarse de las nuevas funciones o tiene problemas con un error de replicación, es indispensable parchear Boomi y SAP (por parte del cliente). Mientras la integración en SAP se ejecute a través de un complemento independiente, esto no supone mayor problema.

Sin embargo, si el cliente utiliza la integración suministrada a través de paquetes de RRHH, los componentes de RRHH tienen que parchearse cada trimestre, lo que implica costes de implantación y pruebas.

Otro aspecto de la integración son los usuarios necesarios en SAP. Como ya se ha mencionado, todos los usuarios de mash-up deben tener un usuario SAP. La mayoría de las veces, el número de estos usuarios es manejable y, por lo tanto, no supone ningún estrés.

Si, por el contrario, la nómina generada en SAP debe ponerse a disposición de los empleados a través de EC, de repente todos los empleados necesitan un usuario SAP (escenario de autoservicio), y como muy tarde en este punto el mantenimiento del doble usuario se convierte en algo más que una molestia.

Mientras tanto, SAP ofrece un informe de generación que crea usuarios SAP basados en los números de personal replicados. Los usuarios se nombran según el ID de usuario de la CE (que corresponde aproximadamente al número de personal), lo que puede violar las convenciones de nomenclatura existentes.

Del mismo modo, la integración en una administración central de usuarios sólo es posible hasta cierto punto. SAP recomienda que la administración de usuarios tanto para SuccessFactors como para SAP se gestione a través de su solución de gestión de identidades.

En la práctica, sin embargo, esto no es absolutamente necesario, siempre y cuando se pueda vivir con las limitaciones del informe de usuario o prescindir de la generación automática de usuarios.

A la hora de implantar EC, debe tenerse siempre en cuenta el modelo de datos SAP subyacente. Las claves, por ejemplo, grupos de empleados o similares, deben diseñarse de manera uniforme en EC y SAP siempre que sea posible, de modo que la posterior asignación del contenido de los campos sólo sea necesaria mínimamente.

Esto también garantiza que no se superen las longitudes máximas de campo dentro de SAP. Los ajustes de los campos relevantes para el cálculo de la nómina dentro de EC también suelen dar lugar a un ajuste en el sistema SAP Payroll.

Esto debe tenerse en cuenta tanto en el proyecto como en las operaciones en curso, para que ambas áreas se mantengan siempre sincronizadas.

Si EC y un SAP Payroll se instalan al mismo tiempo, el mundo es comparativamente sencillo. Sin embargo, si un nuevo sistema EC debe acoplarse a un sistema SAP Payroll existente a través de Boomi o un sistema EC existente debe acoplarse a un nuevo SAP Payroll, esto requiere un análisis exhaustivo de todas las configuraciones.

Hay que adaptar las configuraciones incompatibles y, a menudo, no se pueden evitar las denominadas divisiones de datos. Una división de datos significa que un registro de datos, tanto en SAP como en EC, debe dividirse en dos registros en una fecha clave para que sólo se repliquen los datos de una fecha determinada. En la actualidad, no existen herramientas para estas divisiones ni en SAP ni en EC.

También hay que tener en cuenta que en esta variante de arquitectura hay que configurar de hecho "redundantemente" dos sistemas: SAP Payroll y EC. Estas configuraciones doblemente gestionadas también aumentan el esfuerzo en comparación con una instalación pura de SAP HCM on-premise.

¿El futuro? Una mirada a la bola de cristal

En 2015 está prevista la sustitución de Boomi por Hana Cloud Integration (HCI). Lo que ya se ha hecho realidad en el escenario híbrido se pondrá ahora a disposición de los clientes de la nube completa.

Dado que HCI no forma parte de la licencia CE en la oferta actual (a diferencia de Boomi), es probable que los clientes actuales no cambien. HCI podría ser interesante para los nuevos clientes porque el sistema SAP ya no tiene que ser accesible desde Internet para la replicación, sino que la transferencia de datos la inicia un agente (programa en un servidor en casa del cliente) y, por tanto, el tráfico sólo tiene lugar de salida.

Sin embargo, la apertura de determinadas URL al exterior sigue siendo necesaria para el uso de los mash-ups.

El desarrollo de la integración del add-on frente al estándar HR debe seguir siendo supervisado. Como ya se ha mencionado, la integración directa en el estándar HR puede suponer un mayor esfuerzo para el cliente debido a la modificación de los ciclos de parcheo.

Será interesante ver las nuevas interfaces basadas en Fiori, que se desplegarán en otoño. SuccessFactors también se está alineando con el paradigma de UX de SAP y en el futuro aparecerá aún más como una solución de un solo molde, incluso si todavía hay muchas tecnologías y sistemas diferentes trabajando detrás de ella.

Y la pregunta clave para la que esperamos ansiosamente la respuesta de SAP es, por supuesto, el futuro de SAP Payroll. ¿Se integrará totalmente en EC en algún momento o incluso formará parte de S/4? Sigue siendo apasionante y todos los ojos y oídos se dirigen hacia Walldorf...