Buenas razones para la automatización P2P en entornos SAP

La era de la aceleración digital ha llegado y el papel de las finanzas corporativas en este cambio fundamental es cada vez más importante. En los últimos cinco años, el número de ejecutivos financieros responsables de las misiones digitales de sus empresas se ha más que triplicado. ¹

Sin embargo, digitalizarse por sí solo no es la panacea. El shock inicial de la COVID-19 obligó a muchas empresas a acelerar o incluso improvisar sus iniciativas digitales sin una visión o estrategia claras más allá de la supervivencia a corto plazo. Ahora que el mayor shock ha pasado, con algunos trastornos y cambios importantes bien gestionados, es el momento no sólo de replantearse la rentabilidad, la sostenibilidad y el ROI de las inversiones digitales existentes, sino de crear un plan financiero más sólido y estratégico.

Si los dos últimos años sirven de indicación, el futuro es impredecible, pero podemos prepararnos para él. Por tanto, corresponde a los directores financieros reconocer y asumir su nuevo papel, cada vez más amplio, dentro de la organización. Los directores financieros deben ir más allá del balance y cambiar su imagen para convertirse en arquitectos de la creación de valor, el cambio y la resistencia que las empresas necesitan para crecer a largo plazo.

Aquí es donde entran en juego las compras y las cuentas por pagar, que tradicionalmente han desempeñado a menudo un papel subordinado en las empresas. Sin embargo, todo el ciclo de compras a pagos (P2P) es un componente estratégico importante porque puede controlar cómo y cuándo se efectúan los pagos. Hoy en día, los equipos P2P tienen un impacto mucho mayor en la salud financiera general de una empresa. Esto se debe a que el aprovisionamiento y las cuentas a pagar tienen menos que ver con el procesamiento de datos y más con la estrategia y el análisis.

Aunque el P2P se ha convertido tan rápidamente en una función empresarial estratégica de valor añadido, en muchos departamentos de compras y cuentas por pagar sigue existiendo el tradicional procesamiento y gestión de facturas en papel. Según un estudio de Ardent Partners, la empresa media sigue recibiendo 56 % de sus facturas en formato manual, es decir, papel, PDF, correo electrónico o fax.² Desde el punto de vista de la gestión, el control del rendimiento también sigue haciéndose en gran medida manualmente. Esto pone de manifiesto la necesidad de modernizar los sistemas de gestión del rendimiento. Los métodos tradicionales de procesamiento P2P se asocian a costes más elevados, menor transparencia, tiempos de procesamiento más largos y otras muchas repercusiones negativas que se extienden por toda la organización. Si no se modifican, pueden acabar obstaculizando el progreso de la empresa y la obtención de una ventaja competitiva.

Prepare el terreno para la automatización P2P

Hoy en día, la mayoría de las empresas disponen de una herramienta electrónica para automatizar partes del proceso P2P y otros procesos empresariales, por ejemplo, un sistema ERP como SAP u otras aplicaciones empresariales. Aunque se trata de herramientas magníficas para agilizar el proceso de pago, hay muchos retos que no pueden resolver. Las empresas con ERP o aplicaciones empresariales ciertamente reducen el papel y las ineficiencias en sus procesos, pero muchos proveedores de ERP no están invirtiendo en las características que realmente optimizan el P2P (por ejemplo, extracción de datos basada en IA, aplicaciones móviles, gestión de catálogos, etc.). Una automatización P2P más profunda en un entorno SAP ayuda a llenar los vacíos de funcionalidad que no cubren las aplicaciones ERP o empresariales.

Tres de las formas más importantes en que una empresa puede reducir sus costes mediante la automatización P2P:

Además del mero ahorro de costes, la transparencia y la mejora de la gestión de la tesorería son objetivos clave de la automatización. Es deseable disponer de indicadores clave de rendimiento y cuadros de mando personalizables que vayan más allá del mero seguimiento del rendimiento y proporcionen acceso instantáneo a las facturas en curso. Este tipo de control y seguimiento mejorados permite a todas las partes interesadas completar las tareas diarias, supervisar las métricas clave, prever mejor el uso del efectivo y determinar el mejor enfoque para utilizar los descuentos por pronto pago.

Ventajas para todos los participantes en el proceso

La solución automatizada de cuentas a pagar de Esker ha sido certificada por SAP para su integración con la nube SAP S/4HANA® y está disponible en SAP Store. Este paso demuestra la capacidad de Esker para ofrecer soluciones que cumplen con los requisitos y estándares de calidad establecidos por SAP. La certificación también ofrece a las empresas la garantía de que las soluciones de Esker son compatibles con su software SAP S/4HANA® Cloud y con futuras actualizaciones.

Hoy en día, ya no basta con que una solución pueda integrarse con la tecnología SAP. Sobre todo, debe demostrar la potencia de dicha integración. Al complementar los sistemas ERP con las soluciones de automatización basadas en IA de Esker, las empresas pueden gestionar mejor incluso las condiciones empresariales difíciles.

^{1 Dominar el cambio: el nuevo mandato del Director Financiero. 7 de octubre de 2021. Mc Kinsey & Company}

^{2 State of ePayables 2017: The Convergence of Cash, Suppliers, and Intelligence, junio de 2017. Ardent Partners}